In de sectie Brieven vind en beheer je contractuele documenten en brieven die bij een relatie horen. Je kunt hier nieuwe brieven opstellen op basis van een briefsjabloon of bestaande documenten uploaden.
Een document verschijnt in deze sectie zodra het aan de relatie is gekoppeld en een van de ondersteunde documenttypen heeft. Het maakt daarbij niet uit of je het document hebt geüpload of gegenereerd.
Documenttypen in de sectie Brieven
De volgende documenttypen worden in de sectie Brieven getoond:
- Opdrachtbevestiging
- Volmachtbrief
- Gegenereerd document
- IB - Vragenlijst
- Incassomachtiging
- Inventaris
- Provisie nota
- Opzegbevestiging
- Samenstelverklaring
- Offerte
- Contract - Huurovereenkomst
👉 Je kunt een Incassomachtiging alleen uploaden. Voor dit documenttype bestaan geen briefsjablonen. Je kunt het daarom niet aanmaken via Brief opstellen.
Het documentenoverzicht gebruiken
Kolommen en statussen
De documenten staan in een overzicht met de kolommen Datum, Type, Naam, Start datum, Einddatum en Status. Je kunt de datum, startdatum en einddatum rechtstreeks aanpassen door in het overzicht op de waarde te klikken.
De status geeft aan of een handtekening nodig is en in welke fase de ondertekening zich bevindt. Mogelijke statussen zijn Geen handtekening, Handtekening nodig, Ingetrokken, Vervallen, In afwachting, Mislukt, Geweigerd en Getekend.
👉 De status Vervallen betekent dat een verzoek tot handtekening is verlopen. Deze status zegt niets over de Einddatum van het document.
Inactieve documenten tonen
Documenten waarvan de einddatum is verstreken, worden standaard niet getoond. Met de schakelaar Toon inactieve kun je deze documenten toch weergeven. De schakelaar verschijnt alleen wanneer er minstens één document met een verstreken einddatum aanwezig is.
Een brief opstellen op basis van een sjabloon
Via Brief opstellen maak je een nieuwe brief aan op basis van een briefsjabloon. Maak het benodigde sjabloon eerst aan via Instellingen > Briefsjablonen.
- Klik op Brief opstellen.
- Selecteer een Sjabloon. Je ziet alleen sjablonen die beschikbaar zijn voor het relatietype, de taal en het eigen kantoor van de relatie.
- Controleer de Datum. AdminPulse vult standaard de datum van vandaag in.
- Vul de Start datum in. Bij een sjabloon voor een opdrachtbevestiging heet dit veld Begindatum opdracht. AdminPulse vult de startdatum van de lopende opdracht in. Heeft de relatie geen lopende opdracht? Dan vult AdminPulse de datum van vandaag in. Bij andere sjablonen blijft dit veld leeg.
- Vul eventuele gegevens in die AdminPulse niet automatisch kon aanvullen.
- Kies vervolgens Voorbeeld, Downloaden, Download PDF, Enkel via e-mail versturen of Opslaan.
💡 Zie je een bepaald sjabloon niet? Controleer dan of het sjabloon beschikbaar is voor het relatietype, de taal en het eigen kantoor van de relatie.
Als het gekozen sjabloon nog geen QR-code bevat, kun je tijdens het opstellen de schakelaar Voeg QR code toe gebruiken. AdminPulse kan deze QR-code later gebruiken om een geüploade, getekende versie aan de oorspronkelijke brief te koppelen.
Een bestaand document uploaden
Via Document uploaden voeg je een bestaand document toe aan de relatie.
- Klik op Document uploaden.
- Selecteer het juiste Type. Dit veld is verplicht en bepaalt hoe AdminPulse het document verder behandelt.
- Controleer de schakelaar Is getekend. Deze staat standaard aan. Zet de schakelaar uit als het document nog niet is getekend.
- Voeg bij Bestand een PDF- of Word-bestand van maximaal 50 MB toe.
- Klik op Opslaan.
💡 Heb je het verkeerde documenttype gekozen? Klik dan op de naam van het document, pas het veld Type aan en klik op Opslaan. Kun je het veld niet aanpassen? Dan kan het documenttype van dit document niet meer worden gewijzigd.
Datums van een geüpload document
Bij het uploaden vult AdminPulse de datum van vandaag in. Start datum en Einddatum blijven leeg. Je kunt deze datums achteraf rechtstreeks in het overzicht invullen.
Een document koppelen via een QR-code
Upload je een PDF-versie van een brief die eerder in AdminPulse is aangemaakt en bevat die brief een QR-code? Dan probeert AdminPulse de geüploade versie te koppelen aan een bestaand document van dezelfde relatie en hetzelfde documenttype.
- Bij een geldige match koppelt AdminPulse de geüploade versie aan de oorspronkelijke brief. In het overzicht zie je daarna alleen de geüploade versie. Stond Is getekend aan? Dan krijgt het document de status Getekend.
- Als AdminPulse geen match vindt, voegt het de upload als een apart document toe. De oorspronkelijke brief blijft dan ook in het overzicht staan.
👉 Een Word-bestand kan niet via een QR-code aan een bestaande brief worden gekoppeld. Selecteer bij het uploaden altijd hetzelfde documenttype als bij de oorspronkelijke brief.
Meer informatie vind je in het artikel QR-code bij documentherkenning.
Documenten bekijken en beheren
Acties voor één document
Klik op de naam van een document om het te bekijken. Vanuit deze weergave kun je het document onder andere downloaden, bewerken of vervangen.
Via Meer acties aan het einde van de rij kun je, afhankelijk van het bestandstype en de status, onder andere de volgende acties uitvoeren:
- Het document als PDF-, Excel- of Word-bestand downloaden.
- Het document via e-mail versturen.
- Een aanvraag tot handtekening versturen of intrekken.
- Het document als getekend markeren.
- Het document vervangen, bewerken of verwijderen.
💡 Om documenten digitaal te laten ondertekenen, moet je een ondertekenprovider instellen.
Acties voor meerdere documenten
Wil je voor meerdere documenten tegelijk een actie uitvoeren? Vink dan de gewenste documenten aan en gebruik Globale acties rechtsboven. Hiermee kun je in één keer een aanvraag tot handtekening versturen of de geselecteerde documenten verwijderen.
👉 Zit er in je selectie een document dat al is getekend of waarvoor een verzoek tot handtekening openstaat? Dan verstuurt AdminPulse voor die selectie geen nieuwe aanvraag tot handtekening.
Invloed op de volledigheid van het relatiedossier
Alleen documenten van het type Opdrachtbevestiging en Volmachtbrief hebben invloed op de volledigheid van het relatiedossier. AdminPulse beoordeelt beide documenttypen afzonderlijk.
Bij meerdere opdrachtbevestigingen of volmachtbrieven bepaalt de brief met de meest recente Start datum de volledigheidsstatus. Is de startdatum leeg? Dan gebruikt AdminPulse de Datum.
Het overzicht zelf wordt op Datum gesorteerd. De brief die bovenaan staat, is daardoor niet altijd de brief die de volledigheidsstatus bepaalt.
Voor de brief die de volledigheidsstatus bepaalt, gelden de volgende regels:
- Is er geen brief van het betreffende type? Dan is dit onderdeel niet in orde.
- Is de brief niet getekend of nog in afwachting? Dan is dit onderdeel gedeeltelijk in orde.
- Is de einddatum verstreken? Dan is dit onderdeel niet in orde.
- Valt de einddatum binnen 30 dagen? Dan is dit onderdeel gedeeltelijk in orde.
- In de andere gevallen is dit onderdeel in orde.
👉 Bij een Opdrachtbevestiging maakt AdminPulse bovendien een melding wanneer de brief is vervallen of binnenkort vervalt. Bij een Volmachtbrief gebeurt dat niet.
👉 Staat een onderdeel op Niet van toepassing? Dan gelden deze regels niet. Je kunt dit instellen bij de volledigheidsonderdelen in het relatiedossier via Als niet van toepassing markeren.
⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Juridisch