In de sectie 'Brieven' beheer je de brieven die bij een relatie horen. Je kunt hier nieuwe brieven opstellen op basis van een briefsjabloon, of bestaande brieven toevoegen aan de relatie.
De brieven worden weergegeven in een overzicht met de kolommen 'Datum', 'Type', 'Naam', 'Start datum', 'Einddatum' en 'Status'. De datum, startdatum en einddatum kun je rechtstreeks in het overzicht aanpassen door op de waarde te klikken.
Brieven waarvan de einddatum is verstreken, worden niet automatisch in het overzicht getoond. Met de schakelaar 'Toon inactieve' kun je deze brieven toch weergeven. De schakelaar verschijnt alleen wanneer er minstens één brief met een verstreken einddatum aanwezig is.
Via de knop 'Brief opstellen' maak je een nieuwe brief aan op basis van een briefsjabloon. Hiervoor moet je eerst een briefsjabloon aanmaken via Instellingen > Briefsjablonen.
Via de knop 'Document uploaden' voeg je een bestaande brief toe aan de relatie. Je kunt hiervoor een Word- of PDF-bestand uploaden. De opgeladen brief verschijnt daarna zowel in de sectie 'Brieven' van het relatiedossier als in het centrale scherm 'Documenten'.
💡 Laad je een gescande versie op van een brief die eerder in AdminPulse is aangemaakt en bevat die brief een QR-code? Dan kan AdminPulse de brief herkennen en koppelen aan de oorspronkelijke brief. In dat geval verschijnt de opgeladen brief niet altijd als een nieuwe, aparte regel. Meer informatie vind je in het artikel QR-code bij documentherkenning.
Door op de naam van een brief te klikken, open je een weergave. Vanuit die weergave kun je de brief onder andere downloaden, bewerken of vervangen.
Per brief kun je ook het menu 'Meer acties' aan het einde van de rij gebruiken. Via dit menu kun je de brief onder andere downloaden of via e-mail versturen, een aanvraag tot handtekening versturen of intrekken, de brief als getekend markeren, vervangen, bewerken of verwijderen. Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van het bestandstype en de status van de brief.
Wil je voor meerdere brieven tegelijk een actie uitvoeren? Vink dan de gewenste brieven aan en gebruik het menu 'Globale acties' rechtsboven. Daar kun je in één keer een aanvraag tot handtekening versturen ('Verstuur aanvraag tot handtekening') of de geselecteerde brieven verwijderen ('Documenten verwijderen').
⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Juridisch