De Taaklijst (Taken > Taaklijst) is binnen AdminPulse het centrale beheerpunt voor al je taken en to-do’s. Je kunt taken individueel of in bulk aanpassen. Zo werk je efficiënter en houd je makkelijker overzicht.
Via globale acties kun je bijvoorbeeld toegewezen gebruikers of deadlines aanpassen voor meerdere taken tegelijk. Daardoor is de Taaklijst een belangrijk onderdeel van georganiseerd takenbeheer.
Werken met filters in de Taaklijst
Met filters kun je snel de gewenste to-do’s, hoofd- of deeltaken weergeven. Zo behoud je overzicht en richt je je alleen op relevante items.
Enkele filteropties die je in de Taaklijst kunt gebruiken:
- Relatie: Filter op specifieke relaties.
- Toegewezen gebruiker: Toon alleen de taken die aan een bepaalde gebruiker zijn toegewezen.
- Status: Bijvoorbeeld 'Te doen' of 'In uitvoering'.
- Deadline: Selecteer een specifieke periode, zoals taken met een deadline deze maand, dit kwartaal of op een specifieke datum.
- Taken, deeltaken en planningsschema’s: Filter op een specifieke taak en verfijn je selectie verder met het planningsschema.
- Filter de taken waar de geselecteerde gebruiker aan kan starten: Laat alleen taken zien die de geselecteerde gebruiker direct kan uitvoeren.
Extra filteropties
Klik op 'Meer filters' voor aanvullende filteropties. Wil je alle taken weergeven nadat je een filter hebt toegepast? Klik dan op 'Filters terugzetten'.
Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare filters via 'Meer filters'.
- Behandelingsniveau: Filter taken op basis van het behandelingsniveau dat op de relatie is ingesteld, zoals Standaard, Geel / Beperkt of Rood / Geblokkeerd.
- BTW tijdvak: Filter taken voor relaties afhankelijk van hun BTW-indieningstermijnen, zoals maandelijks of per kwartaal.
- Eigen bedrijf: Filter taken per eigen bedrijf als je er meerdere beheert.
- Einde boekjaar: Filter taken voor relaties met een boekjaar dat eindigt op een bepaalde datum.
- Gemaakt door: Toon taken op basis van wie ze heeft aangemaakt.
- Inactieve relaties: voeg deze filter toe wanneer je ook taken van inactieve relaties wilt terugvinden. Standaard tonen de taakschermen alleen taken van actieve relaties. Met Inactieve inbegrepen toon je taken van actieve en inactieve relaties samen. Met Enkel inactieve toon je alleen taken van inactieve relaties.
- Labels - relatie (met): Filter taken voor relaties met een specifiek label dat is toegewezen.
- Labels - relatie (zonder): Filter taken voor relaties zonder een specifiek label dat is toegewezen.
- Labels - taak (met): Filter taken met een specifiek label dat is toegewezen.
- Labels - taak (zonder): Filter taken zonder een specifiek label dat is toegewezen.
- Medewerker: Filter taken voor relaties op basis van de toegewezen Medewerker in het relatiedossier.
- Medewerker (vervanger): Filter taken voor relaties waarbij een specifieke gebruiker als Medewerker (vervanger) is ingesteld.
- Medewerker facturatie: Filter taken op basis van de gebruiker die verantwoordelijk is voor facturatie in de relatie.
- Medewerker senior: Filter taken voor relaties gekoppeld aan een specifieke senior medewerker.
- Medewerker vennoot: Filter taken voor relaties gekoppeld aan een specifieke vennoot in het dossier.
- Medewerker verantwoordelijke: Filter taken voor relaties waar een specifieke Medewerker verantwoordelijk is aangeduid.
- Ontbrekende volmachten: Met het filter Ontbrekende volmachten kun je de takenlijst beperken tot taken waarbij een vereiste volmacht ontbreekt of al verlopen is. Kies Met ontbrekende volmachten om alleen die taken te tonen, of Zonder ontbrekende volmachten om ze uit te sluiten.
- Opdrachtsjabloon: Filter taken op basis van verschillende opdrachtsjablonen, als je opdrachtsjablonen gebruikt.
- Rechtsvormen: Filter taken voor relaties op basis van hun juridische structuur, zoals NV, BV of eenmanszaak.
- Relatie toegewezen aan: Filter taken voor relaties waarbij de relatie is toegewezen aan een specifieke gebruiker.
- Relatiegroepen: Filter taken voor relaties uit een specifieke groep.
- Relatietype: Filter taken voor een bepaald relatietype: bedrijf, eenmanszaak of persoon.
- Schema jaarrekening: Filter taken voor relaties op basis van een specifiek schema van jaarrekeningindiening.
- Sociaal secretariaat: Filter taken voor relaties gekoppeld aan een bepaald sociaal secretariaat.
- Sociaal verzekeringsfonds: Filter taken voor relaties gekoppeld aan een specifiek sociaal verzekeringsfonds.
- Software andere: Filter taken voor relaties waarbij een specifieke andere software is gekoppeld in het relatiedossier.
- Software boekhouding: Filter taken voor relaties op basis van toegewezen boekhoudsoftware.
- Software facturen ontvangen: Filter taken op basis van de software die in de relatie is ingesteld voor het ontvangen van facturen, zoals Yuki of Exact Online.
- Software facturen verzenden: Filter taken op basis van de software die in de relatie is ingesteld voor het verzenden van facturen, zoals Exact Online of Yuki.
- Teams: Filter taken voor relaties gelinkt aan specifieke teams.
- Zelfboeker: Filter relaties naargelang ze als zelfboeker zijn aangeduid. Je kunt kiezen tussen Ja - Zelfboeker en Nee - Zelfboeker.
Zoekopdrachten opslaan en filters herstellen
Een zoekopdracht opslaan
Gebruik je vaak dezelfde filters in het Taaklijst-scherm? Klik dan op 'Bewaar zoekopdracht' om je huidige instellingen op te slaan. Zo kun je de volgende keer snel opnieuw je favoriete filtercombinatie gebruiken, zonder alles opnieuw te hoeven instellen.
Een opgeslagen zoekopdracht openen
Je opgeslagen zoekopdrachten vind je altijd terug via de filterbalk. Van daaruit kun je eenvoudig schakelen tussen verschillende filterinstellingen, afhankelijk van wat je op dat moment nodig hebt.
Filters herstellen naar de standaardweergave
Wil je alle actieve filters verwijderen en teruggaan naar het volledige overzicht van je taken? Klik dan op 'Filters terugzetten'. Hiermee worden alle filters gewist en zie je opnieuw de standaardweergave van je taken.
Kolommen aanpassen in het Taaklijst-scherm
Je bepaalt zelf welke informatie je wilt tonen in het Taaklijst-scherm. Met de knop 'Kolommen aanpassen' kun je kolommen in- of uitschakelen, zodat het overzicht aansluit bij wat voor jou het meest relevant is.
👉 De lijst met kolommen is beperkt. Dit is niet de volledige lijst van alle velden die in een taak beschikbaar zijn. Alleen de velden die zinvol zijn voor een overzicht worden hier aangeboden.
Beschikbare kolommen in het Taaklijst-scherm
Je kunt de volgende kolommen in- of uitschakelen:
- Toegewezen aan
- Relatie
- Klantcode
- Opdracht
- Status
- Uitvoeringsdatum
- Geplande duur
- Deadline
- Gemaakt op
- Gemaakt door
- Gewijzigd op
- Gewijzigd door
- Datum klaar
- Registraties
- Ref. jaar
Globale acties in de Taaklijst
Globale acties in de Taaklijst laten je meerdere (deel)taken of to-do’s tegelijk aanpassen. Dit bespaart tijd bij repetitieve wijzigingen.
Selecteer een of meerdere rijen door het selectievakje aan het begin van de regel aan te vinken. Klik vervolgens op 'Globale acties' en kies de gewenste actie uit de lijst.
Hieronder vind je een overzicht van de globale acties en hoe je ze toepast:
Globale actie: Toegewezen gebruiker wijzigen
- Filter de lijst om de to-do’s of (deel)taken te selecteren waarvan je de gebruiker wilt wijzigen.
- Selecteer één of meerdere rijen of klik op het selectievakje bovenaan om alles in één keer te selecteren.
- Klik op 'Globale acties' en kies 'Toegewezen gebruiker wijzigen'.
- Kies de nieuwe gebruiker of het gewenste profiel en klik op 'OK'.
Globale actie: Deadlines wijzigen
- Filter de to-do’s of deeltaken die een nieuwe deadline nodig hebben.
- Selecteer één of meerdere rijen of klik op het selectievakje bovenaan om alles in één keer te selecteren.
- Klik op 'Globale acties' en kies 'Deadline wijzigen'.
- Geef een nieuwe datum in en klik op 'OK'.
Globale actie: E-mail verzenden
Met deze actie kun je snel een e-mail verzenden over geselecteerde taken. Selecteer niet meerdere taken van dezelfde klant als je dubbele e-mails wilt voorkomen.
- Filter de to-do’s of (deel)taken waarvoor je een e-mail wilt versturen.
- Selecteer één of meerdere rijen of klik op het selectievakje bovenaan om alles in één keer te selecteren.
- Klik op 'Globale acties' en kies 'E-mail verzenden'.
- Selecteer een sjabloon of stuur een vrije e-mail.
Globale acties: Labels toevoegen of verwijderen
Labels toevoegen
- Selecteer de to-do’s of (deel)taken die je wilt labelen.
- Klik op 'Globale acties' en kies 'Labels aan taak toevoegen'.
- Typ of kies de gewenste label(s) en klik op 'OK'.
Labels verwijderen
- Selecteer de to-do’s of (deel)taken waarvan je labels wilt verwijderen.
- Klik op 'Globale acties' en kies 'Labels van taak verwijderen'.
- Typ of kies de label(s) en klik op 'OK'.
Globale actie: Taak verwijderen
- Selecteer de to-do’s of (deel)taken die je wilt verwijderen.
- Klik op 'Globale acties' en kies 'Taak verwijderen'.
- Bevestig dat je deze wilt verwijderen.
Unieke acties in de Taaklijst
Bovenaan het Taaklijst-scherm vind je de knop '+ Nieuwe to-do maken'. Hiermee kun je eenvoudig een nieuwe to-do aanmaken.
Aan het einde van elke rij in de lijst zie je enkele actieknoppen. Daarmee kun je de volgende handelingen uitvoeren:
- Tijd registreren op een to-do of (deel)taak.
- Taken en deeltaken openen in het Taakbord.
- Details van een (deel)taak of to-do openen.
- E-mail verzenden.
- Een (deel)taak of to-do delen.
- Een (deel)taak of to-do verwijderen.
💡 Goed om te lezen
- Niet zeker of je een to-do, taak of deeltaak moet gebruiken? Lees dit artikel: Wat is het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s?
- Overzicht: To-do’s toevoegen, gebruiken en beheren