In AdminPulse kun je drie soorten taken gebruiken: to-do’s, hoofdtaken en deeltaken. Deze handleiding legt uit hoe je elk type gebruikt en in welke situaties ze geschikt zijn.
- To-do’s: Alleen voor korte, eenmalige actiepunten die ad hoc uitgevoerd moeten worden. To-do’s zijn niet bedoeld voor terugkerende taken. Voorbeelden: aanpassing van een adres, iemand terugbellen.
-
Taken met deeltaken: Voor grotere werkzaamheden met een bepaalde vastgelegde structuur die bij meerdere relaties kan voorkomen. Hier adviseren we om een Taaksjabloon aan te maken. Zo gebruik je altijd dezelfde werkstructuur of workflow.
- Recurrente werkzaamheden: Als de taken op regelmatige basis uitgevoerd moeten worden, stel je het beste een Taakplanning in op een Taaksjabloon. Voorbeelden: btw-aangifte, jaarafsluiting.
- Eenmalig of zonder vaste planning: Heeft de taak een standaardstructuur, maar geen terugkerend karakter (of is eenmalig)? Dan kun je via het Taakbord een eenmalige taak toevoegen. In tegenstelling tot een to-do kun je bij een taak meerdere deeltaken toevoegen.
Soorten deeltaken
Een deeltaak kan een van de onderstaande typen zijn. Elk type heeft een specifieke functie en eigenschappen:
- Echte taak
- Taak met standaard tijdsduur
- E-mail - Automatisch
- Voorwaarde
Echte taak
Een echte taak is het basistype van een deeltaak. Dit type is vooral bedoeld voor het registreren van de daadwerkelijk gespendeerde tijd aan een activiteit. Deze deeltaken kunnen de status 'In uitvoering' hebben.
Je herkent dit type aan het timer-icoon .
Taak met standaard tijdsduur
Gebruik het type 'Taak met standaard tijdsduur' wanneer tijdsregistratie nodig is, maar de exacte tijd niet belangrijk is. Dit is vaak het geval bij kleinere taken die toch factureerbaar zijn, zoals documenten ordenen of een korte mail versturen. Net als bij een echte taak kan dit type de status ‘In uitvoering’ hebben.
Dit type is herkenbaar aan het zandloper-icoon
👉 Let op: de standaard ingestelde tijdsduur wordt alleen toegepast als je via het Taakbord werkt.
Het type 'E-mail' deeltaak is bedoeld voor het versturen van een e-mail naar de klant.
Je herkent deze deeltaken aan het e-mail-icoon
Hoe stel je een 'E-mail' deeltaak in?
- Stel het type van deeltaak in op E-mail binnen een Taaksjabloon.
- In de kolom 'E-mailsjabloon' koppel je het gewenste sjabloon. Als er een nieuw sjabloon nodig is, maak dit dan eerst aan. Zie: E-mailsjablonen.
Hoe verstuur je een e-mail met een 'E-mail' deeltaak?
- Sleep de deeltaak naar ‘In uitvoering’ op het Taakbord. Er verschijnt een venster waarin je de e-mail kan versturen.
- De inhoud van de e-mail wordt automatisch ingevuld op basis van het gekoppelde e-mailsjabloon, maar je kunt deze nog steeds aanpassen.
- Na verzending verandert de status van de deeltaak naar 'Klaar'. Annuleer je de verzending? Dan keert de taak terug naar ‘Te doen’.
Raadpleeg de verzonden e-mails of verstuur ze opnieuw via het detailvenster van de deeltaak. Het detailvenster wordt geopend door op de deeltaak te klikken.
E-mail - Automatisch
Met het type 'E-mail - Automatisch' laat je een e-mail automatisch door AdminPulse verzenden. Dit is ideaal voor standaardmails, zoals het opvragen van documenten. De e-mail wordt automatisch verzonden op de deadline-datum van de deeltaak.
Je herkent deze deeltaken aan het e-mail-icoon met kalender
Verzendmoment: De e-mails worden 's ochtends verstuurd: om 7 uur tijdens de wintertijd en om 8 uur tijdens de zomertijd.
👉 Opmerking: Maak je de deeltaak vandaag aan, dan wordt er alsnog een automatische e-mail verstuurd voor een deeltaak met een deadline tot 7 dagen in het verleden.
Voorwaarde
Een Voorwaarde is geen taak in de traditionele zin, maar een controlemoment of besluitpunt binnen het werkproces. Het geeft aan dat een bepaalde situatie bereikt moet zijn.
Bijvoorbeeld: "Zijn de documenten van de klant ontvangen?" – zolang het antwoord ‘nee’ is, blijft de voorwaarde-deeltaak openstaan. Zodra je bevestigt dat de situatie bereikt is, wordt de taak als voltooid beschouwd.
- Status: Je kunt dit type niet op 'in uitvoering' zetten. De enige mogelijke statussen zijn 'Te doen' of 'Klaar'.
- Tijdsregistratie: Niet mogelijk. Omdat het geen uitvoerende taak is, kun je hierop geen tijd registreren.
- Volgorde: Een voorwaarde blokkeert niet automatisch de volgende deeltaken. Het is bedoeld als signaalpunt in het proces – je gebruikt het om te controleren of iets al is gebeurd, maar technisch gezien kun je verder werken.
- Voorwaarden kunnen automatisch afgevinkt worden, bijvoorbeeld wanneer documenten ontvangen, gescand of ondertekend zijn.
- Je herkent dit type aan de vraagteken-icoon
Samenvatting van taak- en deeltaaktypen
- To-do's: Gebruik je voor eenmalige en ad hoc acties.
- Taken met deeltaken: Gebruik je voor acties met een vaste workflow, met of zonder recurrente planning.
- Deeltaken: Kies voor een van de vijf typen afhankelijk van wat nodig is.
| Type | Gebruik voor | Kenmerk | Icoon |
|---|---|---|---|
| To-do’s | Korte, eenmalige actiepunten | Geen terugkerende structuur | N.v.t. |
| Taken met deeltaken | Complexe taken of vaste workflows | Meerdere deeltaken mogelijk | N.v.t. |
| Echte taak | Activiteiten met geregistreerde tijd | Tijdregistratie belangrijk | |
| Taak met standaard tijdsduur | Factureerbare, kleinere taken | Tijd vastgelegd, niet echt gemeten | |
| Handmatige e-mails naar een klant | Versturen via sjabloon | ||
| E-mail - Automatisch | Automatische mails naar een klant | Wordt verzonden op de deadline | |
| Voorwaarde | Controlepunten in de workflow | Alleen ‘Te doen’ of ‘Klaar’, zonder tijdsregistratie |
Door de juiste taak- en deeltaaktypen te gebruiken, kun je je workflow in AdminPulse overzichtelijk en efficiënt organiseren.