Met taakplanningen laat je AdminPulse terugkerende taken automatisch aanmaken op basis van een taaksjabloon. De taken bevatten ook de deeltaken die in het taaksjabloon zijn ingesteld.
Via Relatiedossiers > Taakplanningen krijg je een overzicht van alle bestaande taakplanningen. Je kunt de taakplanningen filteren, aanpassen en exporteren.
Filters bovenaan het scherm Taakplanningen
Met de filters bovenaan het scherm Taakplanningen bepaal je voor welke relaties je de taakplanningen wilt weergeven.
De standaardfilters zijn:
- Zoeken: zoek een specifieke relatie en geef alleen de bijbehorende rij of rijen weer.
- Relatietype: filter op Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon.
- Relatiestatus: filter op Klant, Prospect, Eigen bedrijf of Andere.
Aanvullende filters toevoegen
Klik op Meer filters om te bepalen welke aanvullende filters je wilt gebruiken. Selecteer één of meerdere filters. De geselecteerde filters verschijnen vervolgens als extra filtervelden boven de tabel.
Gebruik het veld Zoek filters om snel een filter te vinden. Met Reset filters wis je in één keer de ingestelde filters bovenaan het scherm.
Je kunt onder andere de volgende filters toevoegen:
- BTW tijdvak: filter op het tijdvak van de btw-aangifte.
- Eigen bedrijf: filter op het eigen bedrijf waartoe de relatie behoort.
- Labels (met) en Labels (zonder): toon relaties die bepaalde labels wel of niet hebben.
- Link type en Link type (omgekeerd): filter op het type koppeling tussen relaties, in de gewone of omgekeerde richting.
- Medewerker, Medewerker (vervanger), Medewerker facturatie, Medewerker senior, Medewerker vennoot en Medewerker verantwoordelijke: filter op de medewerker die voor de relatie in het bijbehorende medewerkersprofiel is ingesteld.
- Opdrachtsjabloon: filter op het opdrachtsjabloon dat voor de relatie wordt gebruikt.
- Rechtsvormen: filter op de rechtsvorm van de relatie. Je kunt ook relaties zonder rechtsvorm weergeven.
- Relatiegroepen: filter op de relatiegroep waartoe de relatie behoort.
- Relatiekiezer: selecteer één of meerdere specifieke relaties waarop je wilt filteren.
👉 Welke aanvullende filters beschikbaar zijn, hangt af van de instellingen en functies die je kantoor gebruikt. Zo verschijnt Eigen bedrijf alleen wanneer je kantoor meerdere eigen bedrijven beheert. Opdrachtsjabloon verschijnt alleen wanneer je kantoor met opdrachten werkt.
Overzichtstabel van het scherm Taakplanningen
De overzichtstabel toont welke taakplanningen per relatie zijn ingesteld en welk planningsschema wordt gebruikt. Werkt je kantoor met opdrachten? Dan wordt voor iedere combinatie van een relatie en een opdracht een afzonderlijke rij weergegeven.
De tabel bevat onder andere de volgende kolommen:
- Relatie: de naam van de relatie.
- Opdracht: de opdracht waarvoor de rij geldt, zoals Standaard opdracht of Advies. Deze kolom is van toepassing wanneer je kantoor met opdrachten werkt.
- Einde eerste boekjaar: de einddatum van het eerste boekjaar.
- Einde boekjaar: de einddatum van het boekjaar.
- Volgende algemene vergadering van aandeelhouders: de datum van de volgende algemene vergadering van aandeelhouders.
- Taaksjablonen: voor ieder bestaand taaksjabloon, zoals BTW-aangifte, IB - Persoon of Jaarrekening & AVA, is een aparte kolom beschikbaar. In deze kolom zie je welk planningsschema voor de taak is ingesteld, bijvoorbeeld Maandelijks, Kwartaal of Jaarlijks.
Klik op het trechter-icoon in een kolom om de gegevens in die kolom te filteren. Je kunt bijvoorbeeld filteren op een bepaald planningsschema of op relaties waarvoor nog geen schema is ingesteld. Wanneer een kolomfilter actief is, wordt het trechter-icoon rood.
Voor de taak BTW-aangifte kun je bijvoorbeeld alleen de relaties weergeven waarvoor geen taak is ingepland of waarvoor de taak jaarlijks of per kwartaal is ingepland.
Klik op de kolomnaam Einde boekjaar of Volgende algemene vergadering van aandeelhouders om de datums in oplopende of aflopende volgorde te sorteren.
💡 Klik op de naam van een planningsschema om snelkoppelingen naar het Taakbord en het Taakoverzicht weer te geven.
Extra opties in het scherm Taakplanningen
Kolommen aanpassen
Klik op Kolommen aanpassen om te bepalen welke kolommen in de overzichtstabel worden weergegeven. Zo kun je overbodige informatie verbergen en bijvoorbeeld alleen de kolom voor het taaksjabloon BTW-aangifte tonen.
Taakplanningen of volmachten exporteren naar Excel
Klik op Taakplanningen exporteren of Volmachten exporteren om de gefilterde gegevens naar een Excel-bestand te exporteren. Je kunt het bestand vervolgens opslaan of gebruiken voor verdere analyses en rapportages buiten AdminPulse.
Globale acties in het scherm Taakplanningen
Met globale acties kun je voor meerdere rijen tegelijk een taakplanning instellen of verwijderen, of een eenmalige taak toevoegen.
Selecteer één of meerdere rijen met het bijbehorende selectievakje. Zodra je ten minste één rij selecteert, wordt de knop Globale acties beschikbaar.
Globale actie: Taakplanning instellen / verwijderen
Met Taakplanning instellen / verwijderen voeg je een taakplanning toe voor de geselecteerde rijen of verwijder je bestaande taakplanningen.
💡 Heb je per ongeluk één of meerdere taakplanningen verwijderd? Je kunt deze niet zelf herstellen in AdminPulse. Neem contact met ons op via een supportticket. We helpen je graag verder.
Globale actie: Eenmalige taak toevoegen
Met Eenmalige taak toevoegen maak je voor iedere geselecteerde rij eenmalig een taak aan op basis van een taaksjabloon. Er wordt geen terugkerende taakplanning ingesteld.
👉 Werkt je kantoor met opdrachten? Dan toont het overzicht Taakplanningen een afzonderlijke rij per opdracht van een relatie. Selecteer je meerdere opdrachten van dezelfde relatie, dan wordt de eenmalige taak voor iedere geselecteerde opdracht aangemaakt.
Je bepaalt daarbij:
- de deadline van de taak;
- de gebruiker aan wie de taak wordt toegewezen, of je behoudt de gebruiker die in het taaksjabloon is ingesteld;
- het referentiejaar.
Vink Voeg de taak niet toe als deze al bestaat voor desbetreffende relatie aan om relaties over te slaan waarvoor de taak al bestaat.