Je hebt 2 manieren om in AdminPulse een nieuwe relatie aan te maken. Deze opties zijn beschikbaar via het scherm 'Nieuwe relatie' in het menu Relatiedossiers. Kies de methode die het beste past bij de beschikbare informatie.
Nieuwe relatie toevoegen vanuit externe systemen
AdminPulse kan eenvoudig gegevens ophalen uit:
- KvK
- Company.info
Wat je hier precies kan gebruiken, hangt af van de integraties die je hebt ingesteld. Voor meer informatie over deze integraties, raadpleeg ons Partner overzicht.
Stappen voor het toevoegen van een relatie vanuit externe systemen
- Kies in welke bron je de relatie wilt opzoeken
- Voer een deel of de volledige naam van de onderneming in of gebruik het KvK-nummer
- Selecteer de juiste relatie uit de voorgestelde resultaten
- Vul de velden 'Status' en 'Eigen bedrijf' in (zie uitleg hieronder)
- Sla op
Nieuwe relatie handmatig toevoegen
Als de relatie (nog) niet voorkomt in de KvK of een andere database, of wanneer het om een particulier gaat, kun je de relatie ook handmatig toevoegen.
Stappen voor het handmatig aanmaken van een relatie
- Ga naar Relatiedossiers > Nieuwe relatie.
- In het vak ‘Handmatig toevoegen’ vul je de gegevens van de relatie in.
Verplichte velden bij het handmatig aanmaken van relaties
Bij het handmatig aanmaken van een nieuwe relatie zijn er enkele verplichte velden, afhankelijk van het type relatie dat je aanmaakt:
- Persoon: Achternaam, Voornaam, Taal, Begindatum*
- Eenmanszaak: Achternaam, Voornaam, Handelsnaam, Taal, Btw-identificatienummer, Begindatum*
-
Bedrijf: Naam, Taal, Btw-identificatienummer, Begindatum*
💡 Als het btw-nummer nog niet beschikbaar is, kun je tijdelijk ‘Btw-identificatienummer in aanvraag’ invullen. Je kunt dit later aanpassen in het relatiedossier zodra het nummer bekend is.
*Begindatum is alleen verplicht voor relaties met status ‘Klant’.
Niet-verplichte velden bij het handmatig aanmaken van relaties
Optionele velden zoals ‘Labels’, ‘Rechtsvorm’, ‘RSIN nr', 'KVK nr.', 'BTW / Omzetbelasting nr' en ‘Relatiegroep’ zijn niet verplicht bij het aanmaken van de relatie. Je kunt deze op een later moment aanpassen in het relatiedossier.
Velden die altijd moeten worden ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe relatie
Ongeacht de methode die je kiest om een relatie aan te maken, zijn er enkele velden die je altijd moet invullen:
Relatie type
Kies het passende relatie type:
- Bedrijf – Voor rechtspersonen zoals een BV of NV
- Eenmanszaak – Voor individuele ondernemers
- Persoon – Voor relaties zonder juridische rechtsvorm, zoals privépersonen
Je kan het relatie-type later nog aanpassen indien nodig.
Status
Geef aan wat de relatie voor jouw organisatie betekent:
- Klant – Kies deze optie om werk- en kostregistraties te koppelen en facturatie-instellingen toe te voegen.
- Prospect – Voor potentiële klanten waarbij je werk- en kostregistraties wilt koppelen, maar nog niet factureert.
- Eigen bedrijf – Gebruik deze optie om niet-factureerbare tijd binnen je eigen organisatie te registreren.
- Andere – Gebruik deze optie als je enkel de contactgegevens van de relatie wilt opslaan.
Land
Selecteer het land waarin de relatie gevestigd is door dit in de keuzelijst te selecteren.
Eigen bedrijf
Als je meerdere bedrijven in AdminPulse hebt, selecteer dan het eigen bedrijf waaraan je de relatie wilt koppelen.