💡 Lees als introductie Overzicht: Taakbord – Structuur en inhoud om meer te weten te komen over de algemene opbouw van het Taakbord en de basisfunctionaliteiten.
Filters en zoeken naar taken op het Taakbord
Filterknoppen in het Taakbord
Bovenaan het Taakbord zie je een overzicht van je taken in verhouding tot hun deadlines. Zo krijg je direct inzicht in:
- Totaal: het aantal zichtbare taken op het Taakbord.
- Waar ik aan kan beginnen: taken die klaar zijn om te starten.
- Geblokkeerd: het aantal taken dat momenteel geblokkeerd is.
- Voorbij de deadline: taken waarvan de deadline is overschreden.
- Deadline binnen een week, twee weken of drie weken: taken met een deadline binnen die termijn.
Klik op een getal om alleen die categorie te tonen. Zo kun je snel focussen en direct actie ondernemen:
- Geblokkeerde taken: bekijk of je collega’s kunt helpen door een taak te ontgrendelen.
- Taken voorbij de deadline: stel prioriteiten bij of informeer de klant over een vertraging.
- Waar ik aan kan beginnen: werk aan taken die direct uitvoerbaar zijn.
- Deadline binnen een week: focus op urgente items.
Beschikbare filteropties in het Taakbord
Met filters vind je snel een taak of deeltaak in het Taakbord. Combineer meerdere filters, bijvoorbeeld een relatie, gebruiker en deadline, om tot een specifiek resultaat te komen.
Standaard filteropties in het Taakbord
- Relatie: filter op een specifieke relatie of klant.
- Taak toegewezen aan: toon alleen taken die aan een bepaalde gebruiker zijn toegewezen.
- Taaksjablonen: filter op het sjabloon waarop de taak is gebaseerd.
- Deeltaak selecteren: zoek naar een specifieke deeltaak binnen een taaksjabloon.
- Status: filter op de status van taken, zoals Te doen, In uitvoering, Klaar of Niet klaar.
-
Status deeltaak: filter op de status van deeltaken.
- To do: toont hoofdtaken en deeltaken wanneer minimaal één deeltaak ‘To do’ is.
- In uitvoering: toont hoofdtaken en deeltaken wanneer minimaal één deeltaak ‘In uitvoering’ is.
- Klaar: toont hoofdtaken en deeltaken wanneer minimaal één deeltaak ‘Klaar’ is.
- Niet klaar: toont hoofdtaken en deeltaken wanneer minimaal één deeltaak ‘To do’ of ‘In uitvoering’ is.
- Planningsschema: filter taken die gekoppeld zijn aan een specifiek planningsschema.
- Datuminterval: filter op een periode via Van – Tot.
Standaard zijn ook twee schuifknoppen beschikbaar:
- Filter (en toon) enkel deeltaken van de geselecteerde gebruiker: beperk de lijst tot de deeltaken van een specifieke gebruiker.
- Filter de taken waar de geselecteerde gebruiker aan kan beginnen: toon alleen taken die die gebruiker direct kan uitvoeren.
Extra filters onder ‘Meer filters’ in het Taakbord
Klik op Meer filters om extra criteria te gebruiken en je zoekopdracht verder te verfijnen. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Alles selecteren: selecteer of deselecteer alle filters in één keer.
- Behandelingsniveau: Filter op het gekozen behandelingsniveau (Standaard, Geel / Beperkt of Rood / Geblokkeerd).
- BTW tijdvak: filter relaties op hun btw-aangiftefrequentie, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal.
- Eigen bedrijven: toon alleen taken per eigen bedrijf, indien van toepassing.
- Einde boekjaar: filter relaties op hun boekjaarafsluiting.
- Gemaakt door: toon taken die door een specifieke gebruiker zijn aangemaakt.
- Gemengde belastingplichtige: filter op klanten die wel of niet als gemengde belastingplichtige zijn aangeduid.
- Gemengde belastingplichtige aftrekmethode: kies tussen Zonder aftrekmethode, Algemeen verhoudingsgetal of Werkelijk gebruik.
- Labels - relatie (met): toon alleen relaties met een specifiek label.
- Labels - relatie (zonder): toon relaties zonder een bepaald label.
- Labels - taak (met): filter taken die een specifiek label hebben.
- Labels - taak (zonder): filter taken zonder een bepaald label.
- Medewerker: filter taken op de toegewezen medewerker.
- Medewerker (vervanger): toon taken waarvoor een specifieke medewerker als vervanger is ingesteld.
- Medewerker facturatie: filter op de verantwoordelijke medewerker voor facturatie.
- Medewerker senior: toon taken op basis van de toegewezen senior.
- Medewerker vennoot: filter op de verantwoordelijke vennoot.
- Medewerker verantwoordelijke: filter op de medewerker die als verantwoordelijke voor de relatie is ingesteld.
- Opdrachtsjabloon: toon alleen taken die gekoppeld zijn aan een specifiek opdrachtsjabloon.
- Rechtsvormen: filter relaties op hun rechtsvorm, zoals BV of VOF.
- Ref. jaar: filter op het referentiejaar waaraan de taak is gekoppeld.
- Relatie toegewezen aan: toon taken van relaties waarbij de geselecteerde gebruiker een rol heeft, bijvoorbeeld als medewerker, vennoot, facturatieverantwoordelijke of vervanger.
- Relatiegroepen: filter op vooraf gedefinieerde groepen van relaties.
- Relatietype: toon alleen taken van relaties van een bepaald type, zoals Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon.
- Schema jaarrekening: filter relaties op het type jaarrekeningschema dat ze gebruiken, zoals Micro, Verkort of Volledig.
- Sociaal secretariaat: filter op het sociaal secretariaat van de relatie.
- Sociaal verzekeringsfonds: filter op het sociaal verzekeringsfonds van de relatie.
- Software andere: toon relaties die een specifieke andere software gebruiken.
- Software boekhouding: filter op de gebruikte boekhoudsoftware.
- Software facturen ontvangen: toon relaties op basis van de software waarmee ze facturen ontvangen.
- Software facturen verzenden: toon relaties op basis van de software waarmee ze facturen verzenden.
- Status: filter op de status van de relatie, namelijk Klant, Prospect, Eigen Bedrijf of Andere.
-
Taken uit het verleden tonen: toon taken die zijn afgerond en waarvan de deadline is verstreken. Je kunt deze filter aan- of uitzetten met een schuifknop.
💡 Met deze filter kun je snel afgeronde taken terugvinden met een deadline in het verleden die anders niet meer zichtbaar zijn. - Teams: filter taken op basis van het team waaraan de relatie is gekoppeld.
- Zelfboeker: filter relaties naargelang ze als zelfboeker zijn aangeduid. Je kunt kiezen tussen Ja - Zelfboeker en Nee - Zelfboeker.
Zoekopdrachten bewaren en filters terugzetten
Een zoekopdracht bewaren
Gebruik je vaak dezelfde filters in het Taakbord? Klik op Bewaar zoekopdracht om je huidige instellingen op te slaan. Zo kun je je favoriete combinaties eenvoudig opnieuw gebruiken zonder alles opnieuw te moeten instellen.
Een opgeslagen zoekopdracht openen
Je bewaarde zoekopdrachten vind je terug via de filterbalk. Zo kun je snel schakelen tussen verschillende filterinstellingen, afhankelijk van je behoeften.
Filters herstellen naar het basisoverzicht
Wil je alle actieve filters verwijderen en terugkeren naar het volledige overzicht van taken? Klik dan op Filters terugzetten. Alle filters worden gewist, waarna je weer het standaardoverzicht van al je relaties ziet.
Werken met taken en deeltaken op het Taakbord
Globale acties op het Taakbord
Het Taakbord is bedoeld om taken en deeltaken individueel op te volgen en te beheren tijdens je dagelijkse werk. Daarom zijn er op dit moment geen globale acties beschikbaar op dit scherm.
Wil je meerdere taken tegelijk aanpassen? Gebruik dan, waar mogelijk, het Taak overzicht of de Taaklijst. Vanuit het Taakbord wijzig, verwijder, blokkeer of deel je taken en deeltaken voorlopig per taak of per deeltaak, zoals hieronder beschreven.
Taak toevoegen
Taken kunnen op twee manieren worden toegevoegd op het Taakbord:
- Automatisch: via de taakplanning.
- Handmatig: via de knop + Toevoegen links bovenaan in het Taakbord.
Volg deze stappen om handmatig een taak toe te voegen:
- Klik op de knop + Toevoegen links bovenaan in het Taakbord.
- Kies of je een bestaand taaksjabloon wilt gebruiken of een nieuwe eenmalige taak wilt aanmaken door Taaksjabloon selecteren uit te schakelen.
- Vul de parameters in, zoals:
- Relatie
- Deadline
- Toegewezen aan
- Prijslijst item
- Labels
- Opmerking
- Klik op OK om de taak toe te voegen aan het Taakbord.
Deeltaak toevoegen
Wil je een taak opdelen in kleinere deeltaken of moet er een extra actie worden ondernomen? Volg deze stappen:
- Open de hoofdtaak door te klikken op de driehoek aan de linkerkant van de taak.
- Klik op de + knop onder de kolom Te doen.
- Vul de details van de deeltaak in. Als je geen specifieke deadline instelt, neemt de deeltaak automatisch de deadline over van de hoofdtaak.
- Klik op Opslaan om de deeltaak toe te voegen.
Taak of deeltaak wijzigen
Taken en deeltaken kunnen eenvoudig worden aangepast. Volg deze richtlijnen:
Hoofdtaak wijzigen
- Klik op de titel van een taak om deze te openen en alle details te bekijken of te bewerken.
- Pas de gewenste details aan en klik op Opslaan.
- Wijs een taak toe aan een andere gebruiker zonder het dialoogvenster te openen. Klik daarvoor op Toegewezen aan of op de naam van de huidige toegewezen gebruiker. Op die manier kun je ook de deadline en status aanpassen.
Deeltaak wijzigen
- Klik op de titel van de deeltaak om de details te openen.
- Wijzig de gewenste gegevens en klik op Opslaan.
- Versleep de deeltaak naar een andere statuskolom om de voortgang bij te werken.
💡 Tips:
- De status van een hoofdtaak wordt automatisch bijgewerkt naar 'Klaar' wanneer alle gekoppelde deeltaken naar 'Klaar' worden verplaatst.
- Alle deeltaken worden automatisch op 'Klaar' gezet als je de hoofdtaak op die status zet.
- Het wijzigen van de deadline van een hoofdtaak past automatisch de deadlines van de gekoppelde deeltaken aan. Omgekeerd geldt dit niet.
Taken verwijderen
👉 Wees voorzichtig bij het verwijderen van taken, want deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Bij het verwijderen van een hoofdtaak worden ook alle gekoppelde deeltaken verwijderd.
Hoofdtaak verwijderen
Volg deze stappen om een hoofdtaak te verwijderen:
- Beweeg met je muis over de rechterbovenhoek van de taak.
- Klik op de drie puntjes en kies Verwijderen.
Deeltaak verwijderen
Volg dezelfde stappen als bij een hoofdtaak, maar op het niveau van de deeltaak.
Blokkeren en vrijgeven van deeltaken
Gebruik de blokkeeroptie wanneer een deeltaak tijdelijk niet uitgevoerd kan worden:
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de deeltaak en kies Blokkeren.
- De deeltaak krijgt een lila accent en een verbodsteken om aan te geven dat de deeltaak geblokkeerd is.
- Voeg eventueel een opmerking toe om de reden van de blokkering te verduidelijken.
Om een geblokkeerde deeltaak vrij te geven, kies je voor Vrijgeven in hetzelfde menu of sleep je de deeltaak naar een andere statuskolom.
Deeltaken markeren als niet van toepassing
Met de optie Als niet van toepassing markeren kun je een deeltaak aanduiden die niet meer relevant is in de huidige context. Dit is handig in de volgende situaties:
- Een voorwaardelijke taak blijkt overbodig door een verandering in het proces.
- Een externe beslissing maakt een bepaalde actie of taak irrelevant.
- Een taak is toegevoegd als voorbereiding, maar wordt niet meer uitgevoerd.
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de deeltaak en kies Als niet van toepassing markeren.
- De titel van de deeltaak wordt doorgestreept en automatisch verplaatst naar de kolom 'Klaar'.
Wil je de deeltaak weer relevant maken? Kies dan Als van toepassing markeren in hetzelfde menu of sleep de deeltaak naar een andere statuskolom.
Deeltaken markeren als niet uitgevoerd
De keuze Als niet uitgevoerd markeren wordt gebruikt om een deeltaak af te sluiten die niet werd uitgevoerd. Dit is nuttig in situaties zoals:
- Een taak werd niet gestart door externe factoren, zoals onverwachte prioriteitswijzigingen.
- Een taak met lage prioriteit is bewust overgeslagen om belangrijker werk op tijd af te krijgen.
- Een taak was ingepland, maar bleek na overleg of evaluatie niet langer nodig.
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de deeltaak en kies Als niet uitgevoerd markeren.
- De titel van de deeltaak wordt doorgestreept en automatisch verplaatst naar de kolom 'Klaar'.
Wil je de deeltaak alsnog uitvoeren? Kies dan Als uit te voeren markeren in hetzelfde menu of sleep de deeltaak naar een andere statuskolom.
Taken of deeltaken delen
Met de optie Delen kun je een taak of deeltaak intern delen met een collega. Deze functie is handig in de volgende situaties:
- Je wilt een collega informeren over een specifieke taak die relevant is voor het werk van die collega.
- Een collega moet een taak opvolgen of afronden.
- Je wilt samenwerking ondersteunen door extra details of context rond een taak te delen.
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de (deel)taak en selecteer Delen.
- In het dialoogvenster dat opent, gebruik je het veld Gebruikers om een collega te selecteren die je wilt informeren.
- Voeg in het veld Opmerking aanvullende informatie of instructies toe om extra context te geven.
- Klik op Delen om de taak te delen. De geselecteerde collega ontvangt een melding met de gedeelde informatie.
Tijd en kost registreren op het Taakbord
Je kunt direct tijd of kosten registreren op een (deel)taak vanuit het Taakbord. Raadpleeg de details over tijdregistratie voor meer informatie.