FAQ - Hoe controleer en verstuur ik de btw-saldomail naar klanten?

In dit artikel lees je hoe je de btw-saldomail naar klanten controleert, aanpast en verstuurt vanuit een btw-taak in AdminPulse.

👉 Moet je het btw-taaksjabloon nog instellen of bijwerken? Lees dan eerst het artikel Taaksjabloon - btw-aangifte opvolgen en automatiseren met berekende velden en btw-mails.

E-mailsjablonen instellen

De btw-saldomail wordt verstuurd via een e-maildeeltaak in het btw-taaksjabloon. Die deeltaak bepaalt welk e-mailsjabloon wordt gebruikt.

Het e-mailsjabloon voor de btw-saldomail controleren

Controleer eerst in je btw-taaksjabloon welk e-mailsjabloon gekoppeld is aan de e-maildeeltaak voor de btw-saldomail. Afhankelijk van je sjabloon kan deze deeltaak bijvoorbeeld Saldo en kopie naar klant of BTW saldo naar klant (berekende velden) gebruiken.

1. Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
2. Open het btw-taaksjabloon dat je gebruikt.
3. Zoek de e-maildeeltaak waarmee je de btw-saldomail naar de klant verstuurt.
4. Controleer welk e-mailsjabloon aan deze deeltaak gekoppeld is.
5. Open het e-mailsjabloon.

💡 Door vanuit het btw-taaksjabloon te vertrekken, weet je zeker dat je het e-mailsjabloon aanpast dat daadwerkelijk wordt gebruikt bij het versturen van de btw-saldomail.

Voorwaardelijke invulvelden gebruiken

De btw-saldomail gebruikt voorwaardelijke invulvelden om alleen de tekst te tonen die relevant is voor de klant. Zo kan dezelfde e-mail bijvoorbeeld een andere tekst tonen voor een bedrag dat moet worden betaald, een terugbetaling of een overdracht naar de volgende periode.

Wat doen IF-velden?

Een voorwaardelijk tekstblok begint met {IF_xx} en eindigt met het bijbehorende {ENDIF_xx}. De tekst tussen deze twee velden verschijnt alleen als het gekoppelde taakveld niet leeg is.

Welke IF-velden gebruikt jouw sjabloon?

De exacte naam van de IF-velden hangt af van het btw-taaksjabloon dat je gebruikt. Als de namen niet overeenkomen, wordt de voorwaardelijke tekst niet correct getoond.

Controleer de veldnamen in je taaksjabloon door in het venster van het e-mailsjabloon op de knop {invulvelden} te klikken.

In het nieuwere sjabloon met berekende velden worden bijvoorbeeld velden gebruikt zoals:

• {IF_Saldo te betalen} en {ENDIF_Saldo te betalen}
• {IF_Saldo terug te storten} en {ENDIF_Saldo terug te storten}
• {IF_Saldo over te dragen} en {ENDIF_Saldo over te dragen}

In oudere of aangepaste sjablonen kunnen de veldnamen anders zijn, bijvoorbeeld:

• {IF_Te betalen} en {ENDIF_Te betalen}
• {IF_Terugbetaling} en {ENDIF_Terugbetaling}
• {IF_Overdracht} en {ENDIF_Overdracht}

QR-code voor betalingen toevoegen of controleren

Je kunt een QR-code toevoegen aan het e-mailsjabloon, zodat klanten hun betaling makkelijker kunnen uitvoeren. De QR-code gebruikt onder andere de naam en het rekeningnummer van de dienst Btw-ontvangsten, het bedrag en de gestructureerde mededeling van de relatie.

In een e-mailsjabloon kan de QR-code er bijvoorbeeld zo uitzien:

{PaymentQR:Dienst Btw-ontvangsten;BE41679200364210;GEBABEBB;{Saldo};{relation.vatStructuredMessage}}

Deze code bevat:

• de naam van de dienst Btw-ontvangsten;
• het IBAN- en BIC-rekeningnummer van de dienst;
• het bedrag uit het gebruikte bedragveld, bijvoorbeeld {Saldo} of {BTW Saldo};
• de gestructureerde mededeling uit {relation.vatStructuredMessage}.

👉 Controleer altijd of het bedragveld in de QR-code overeenkomt met het veld dat in jouw btw-taaksjabloon wordt gebruikt.

💡 Lees meer over het juiste rekeningnummer en de QR-code in het artikel FAQ - Waar pas ik het nieuwe rekeningnummer voor btw-betalingen aan?.

Optionele toevoegingen voor de btw-saldomail

Je kunt de btw-saldomail uitbreiden met extra instellingen.

• Btw-ontvangstbewijs automatisch meesturen: voeg het btw-ontvangstbewijs standaard als bijlage toe aan het e-mailsjabloon als je dit document altijd meestuurt naar de klant.
• Labels toevoegen: voeg labels toe aan e-mailsjablonen of taaksjablonen als je documenten en taken intern beter wilt organiseren.

Werkwijze gedurende de btw-periode

Wanneer je het btw-saldo naar de klant wilt communiceren, gebruik je de e-maildeeltaak in de btw-taak.

De gegevens controleren voordat je de btw-saldomail verstuurt

Controleer de gegevens in de btw-taak voordat je de btw-saldomail verstuurt. Dat is vooral belangrijk bij oudere sjablonen, waarbij je bepaalde gegevens mogelijk nog handmatig invult.

1. Ga naar Taken > Taak overzicht.
2. Open of filter de btw-taken die je wilt controleren.
3. Klik op Velden tonen om de relevante taakvelden zichtbaar te maken.
4. Controleer het saldo en de situatie: te betalen, terug te storten of over te dragen.
5. Controleer het bedrag van de Btw-provisierekening, als je dit veld gebruikt.
6. Pas de gegevens aan als dat nodig is.

Btw-saldomail voor één klant controleren en versturen

Test de btw-saldomail bij voorkeur eerst voor één klant, zeker als je het e-mailsjabloon hebt aangepast of de flow voor het eerst gebruikt.

1. Ga in het Taakbord naar de btw-aangiftetaak van één klant via Taken > Taakbord.
2. Open de e-maildeeltaak, bijvoorbeeld Saldo en kopie naar klant.
3. Controleer of de velden correct zijn ingevuld in de gegenereerde e-mail.
4. Controleer of de juiste tekst, het juiste bedrag en de juiste bijlagen aanwezig zijn.
5. Bevestig alleen als de e-mail correct is en verstuurd mag worden.

Btw-saldomails in bulk versturen

Als de gegevens correct zijn, kun je de btw-saldomail voor meerdere klanten tegelijk versturen via het Taak overzicht-scherm.

1. Ga naar Taken > Taak overzicht.
2. Selecteer of filter de btw-taken waarvoor je de e-mail wilt versturen.
3. Vink de relaties aan waarvoor je de e-mail wilt versturen.
4. Kies bij Globale acties voor Status deeltaak wijzigen.
5. Selecteer de e-maildeeltaak, bijvoorbeeld Saldo en kopie naar klant.
6. Zet de deeltaak op Klaar.
7. Vink E-mail verzenden aan.
8. Bevestig de actie.

AdminPulse vult de e-mails in op basis van de gegevens in de geselecteerde btw-taken en verstuurt de e-mails naar de geselecteerde klanten.

Problemen oplossen

Verschijnt de btw-saldomail niet zoals verwacht? Controleer dan eerst deze punten.

• De verkeerde tekst verschijnt: controleer of de juiste situatie is aangevinkt of berekend in de taak.
• Een voorwaardelijk tekstblok verschijnt niet: controleer of de IF-velden exact dezelfde naam gebruiken als de bijbehorende taakvelden.
• De e-mail toont een verkeerd bedrag: controleer het saldo, het gebruikte bedragveld en de berekende velden in de taak.
• De QR-code bevat een verkeerd bedrag: controleer welk bedragveld in de QR-code wordt gebruikt.
• Het btw-ontvangstbewijs ontbreekt: controleer of het document gekoppeld is en of het als bijlage in het e-mailsjabloon is ingesteld.
• De e-mail wordt niet verstuurd bij een bulkactie: controleer of je E-mail verzenden hebt aangevinkt.

💡 Goed om te lezen

• Taaksjabloon - btw-aangifte opvolgen en automatiseren met berekende velden en btw-mails
• FAQ - Waar pas ik het nieuwe rekeningnummer voor btw-betalingen aan?