In het 'E-mails'-scherm (Documenten > E-mails) krijg je een overzicht van alle e-mails die in AdminPulse bewaard worden. Met de filters bovenaan het scherm kan je eenvoudig e-mails terugvinden, bijvoorbeeld door te zoeken op afzender met de "Van"-filter. Bovendien kan je vanuit dit scherm snel e-mails beantwoorden, doorsturen of verdere acties ondernemen.
Filters in het ‘E-mails’-scherm
Gebruik de volgende filters om je resultaten te verfijnen en enkel relevante e-mails weer te geven:
- Zoek relatie: Zoek naar e-mails die gelinkt zijn aan een specifieke relatie door (een deel van) de naam van de relatie in te typen
- Van - tot: Filter e-mails op een specifieke periode door een begin- en einddatum in te stellen
- Deze maand / Dit kwartaal / Jaarfilters / Alle: Snelle filters om op een vooraf bepaalde periode te filteren
- Onderwerp: Zoek op het onderwerp van de e-mail
- Gemaakt door: Filter op de medewerker die de e-mail heeft toegevoegd
- Zonder relaties: Toon enkel de e-mails die nog niet gelinkt zijn aan een relatie
- Meerdere relaties: Filter op e-mails die aan meerdere relaties gekoppeld zijn
- Van: Zoek op het e-mailadres van de afzender
- Aan / CC: Zoek op e-mailadressen in de Aan- en CC-velden
- Met documentlabels: Toon e-mails met een of meerdere documentlabels
- Zonder documentlabels: Filter op e-mails zonder bepaalde documentlabels
- E-mail status: Filter op basis van de aflever- of leesstatus van je e-mails. Voor meer informatie over de verschillende e-mailstatussen en hun betekenis, bekijk ons artikel over e-mailstatussen.
- Eigen bedrijven: Als je met meerdere "Eigen Bedrijven" werkt, kan je per bedrijf filteren
Door op 'Meer filters' te klikken, kan je extra filters toevoegen, zoals medewerker-types en Relatiegroepen, om de resultaten nog verder te verfijnen.
Zoekopdracht bewaren
Gebruik je vaak een specifieke combinatie van filters? Dan kun je tijd besparen door deze op te slaan als een zoekopdracht. Zo hoef je de filters niet telkens opnieuw in te stellen.
Een nieuwe zoekopdracht opslaan
Volg deze stappen om een zoekopdracht te bewaren:
- Stel eerst de gewenste filters in op de juiste waarden
- Klik onder de filtersectie, in het midden van je scherm, op 'Bewaar zoekopdracht'
- Geef je zoekopdracht een duidelijke en herkenbare naam die logisch voor je is
- Druk vervolgens op 'OK' om het op te slaan
Je zoekopdracht is nu bewaard!
Een bewaarde zoekopdracht gebruiken
Wil je een opgeslagen zoekopdracht opnieuw gebruiken? Dit is hoe je dat doet:
- Open het menu 'Selecteer zoekopdracht' (onder de filtersectie in het midden van het scherm).
- Klik op de naam van de gewenste zoekopdracht.
Je filters worden automatisch geladen, en je kunt direct verder werken met je opgeslagen instellingen.
Globale acties voor e-mails in het ‘E-mails’-scherm
Met de Globale acties kan je meerdere e-mails in één keer wijzigen of bewerken. Dat is handig als je snel meerdere e-mails tegelijk wilt verwerken.
-
Labels toevoegen/verwijderen: Selecteer meerdere e-mails en voeg een of meerdere labels toe, of verwijder ze.
-
Relaties linken/verwijderen: Koppel verschillende e-mails in één keer aan een of meerdere relaties, of verwijder die koppeling.
- Download als ZIP-bestand: Als je meerdere e-mails wilt downloaden, kan je dit doen via de Globale acties als ZIP-bestand.
-
E-mails verwijderen: Verwijder meerdere e-mails tegelijk via de Globale acties. Let wel op, eenmaal verwijderd kunnen e-mails niet meer hersteld worden.
Opmerking: Niet alle e-mails kunnen verwijderd worden. E-mails die essentieel zijn voor de werking van AdminPulse, zoals die met facturen, blijven altijd bewaard. Als je probeert deze toch te verwijderen, geeft het systeem een fout en wordt de e-mail niet verwijderd.
Acties per e-mail
Per e-mail heb je de volgende acties ter beschikking waarmee je snel kan reageren of iets aanvangen:
- Beantwoord: Beantwoord de e-mail
- Beantwoord iedereen: Beantwoord iedereen die in de e-mail staat
- Doorsturen: Stuur de e-mail door naar een ander adres
- E-mail opnieuw verzenden: Stuur de e-mail opnieuw
- Delen: Laat snel je collega’s weten dat een e-mail voor hen interessant kan zijn
- Nieuwe to-do maken: Maak eenvoudig een nieuwe to-do. De e-mail wordt automatisch als bijlage toegevoegd
-
Verwijderen: Verwijder de e-mail via het vuilbak-icoon
Opmerking: Niet alle e-mails kunnen verwijderd worden. E-mails die nodig zijn voor de administratie, zoals facturen, worden altijd bewaard door AdminPulse.
E-mails openen
Wanneer je een e-mail opent door op het onderwerp te klikken, zie je rechts en onderaan het scherm dezelfde actieknoppen als in het 'E-mails'-overzicht. Daarnaast krijg je dan ook de extra optie om de e-mail te downloaden.