L’écran Interactions (Dossiers relations > Interactions) dans AdminPulse vous donne un aperçu de tous les moments de contact entre vous, vos collègues et les relations. Contrairement à la Chronologie des interactions, propre à chaque dossier relation, cet écran affiche toutes les interactions dans une vue unique — toutes relations confondues.
Le but de cet écran est de fournir rapidement un aperçu de la nature, de la fréquence et des employés responsables des interactions. Vous voyez en un coup d’œil comment et quand il y a eu un contact avec les relations, sans devoir ouvrir chaque dossier relation séparément.
💡 Des interactions régulières — comme un appel téléphonique, une réunion ou une brève mise à jour par e-mail — contribuent à bâtir une relation solide avec vos clients.
Structure de l’écran Interactions
L’écran se compose de deux parties :
- La partie supérieure contient les filtres vous permettant de préciser votre recherche.
- La partie inférieure affiche la liste des interactions correspondant à ces filtres.
Vous pouvez utiliser cet écran pour visualiser directement combien d’appels téléphoniques ont eu lieu récemment, rechercher des rapports de réunion pour plusieurs relations ou consulter les interactions récemment enregistrées par vos collègues.
Quels filtres sont disponibles sur l’écran Interactions ?
Dans la partie supérieure de l’écran Interactions, vous avez la possibilité d’affiner votre recherche à l’aide de plusieurs filtres :
- Recherche par mot-clé : introduisez un mot ou une expression dans le champ "Chercher" pour retrouver rapidement des interactions comportant ce texte dans leur titre ou leur description.
- Relation : sélectionnez une relation spécifique via la liste déroulante pour n’afficher que les interactions correspondantes.
Activez ensuite 'Montrer aussi les interactions des relations liées' si vous souhaitez inclure celles de sociétés ou contacts associés. - Type d’interaction : utilisez les boutons pour filtrer selon le type (Remarque, Rapport de réunion, Appel téléphonique, E-mail). Vous pouvez en activer plusieurs en même temps.
- Période : choisissez une période définie comme "Ce mois" ou "6 derniers mois", ou indiquez des dates de début et de fin précises. Sélectionnez "Tous" si vous ne souhaitez pas filtrer par date.
- Créé par : filtrez les résultats selon la personne qui a créé l’interaction.
- Tags : sélectionnez un ou plusieurs tags pour retrouver les interactions qui leur sont associées.
- Propres entreprises : limitez l’aperçu aux interactions associées à une ou plusieurs propres entreprises propres
Pour revenir facilement à l’affichage de départ, cliquez sur Réinitialiser les filtres pour effacer tous les critères actifs.
💡 Tous ces filtres peuvent être combinés entre eux afin d’effectuer des recherches très ciblées. Par exemple : afficher uniquement les remarques d’un certain collaborateur, ajoutées ces 30 derniers jours et marquées avec un tag spécifique.
Quelles données voit-on dans la liste sur l’écran Interactions ?
La liste affichée en bas présente les informations clés par interaction. Par défaut, cette liste est triée par la colonne Date. Une flèche indique l’ordre (ascendant ou décroissant). Cliquez sur l’en-tête de la colonne pour inverser l’ordre ou trier selon une autre colonne. Seule la colonne Créé par ne peut pas être utilisée pour trier.
Les colonnes affichées sont les suivantes :
- Type : le type d’interaction (E-mail, Appel téléphonique, Remarque ou Rapport de réunion), représenté par des icônes.
- Date : la date et l’heure auxquelles l’interaction a eu lieu.
- Relation : la relation pour laquelle l’interaction a été enregistrée.
- Titre : une brève description. Cliquez dessus pour ouvrir l’interaction dans la Chronologie des interactions de la relation. Si aucun titre n’a été saisi, une icône de lien apparaît.
- Créé par : le collaborateur qui a saisi l’interaction.
Actions sur chaque interaction dans l’aperçu
Tout à droite de chaque ligne se trouve une série de boutons permettant d’agir rapidement sur l’interaction en question :
- Crayon : modifier l’interaction.
- Loupe : voir le détail de l’e-mail.
- PDF : télécharger l’interaction en PDF.
- Icône e-mail : envoyer un e-mail à relation concernée.
- Icône de lien : copier un lien vers l’interaction.
- Partager : partager l’interaction avec des collègues dans AdminPulse.
- Poubelle : supprimer l’interaction.
👉 Certaines actions peuvent être disponibles ou non selon le type d’interaction. Par exemple, seul pour un e-mail, il est possible de voir le contenu directement.
💡 Utilisez l’action 'copier le lien' avec l'icône de lien pour insérer rapidement une référence directe vers une interaction dans vos communications internes.
Exporter des interactions depuis l’écran Interactions
Vous pouvez facilement exporter vos interactions vers Excel. Le fichier Excel contient notamment : le type, la date, les données de la relation, le titre, la description, l’auteur, la date de création et la date de modification.
Voici comment procéder :
- Allez à Dossiers relation > Interactions.
- Filtrez la vue si nécessaire.
- Sélectionnez certaines interactions ou ne sélectionnez rien, afin que toutes les interactions affichées à l’écran soient exportées.
- Cliquez sur 'Exporter vers Excel'.
- Vous recevez une première notification lorsque l’exportation démarre, puis une seconde dès que le document a été téléchargé automatiquement.