Dans cet article, vous découvrez comment organiser le suivi et la communication autour de la déclaration TVA dans AdminPulse de manière aussi complète et automatisée que possible.

AdminPulse ne prend pas en charge le traitement ni le dépôt de la déclaration TVA. Vous utilisez toutefois AdminPulse pour suivre périodiquement la déclaration, compléter des données à partir de la déclaration TVA (XML) ou de l’accusé de réception Intervat, calculer des montants et préparer l’e-mail TVA à envoyer au client.

💡 Vous trouverez les modèles de tâche TVA nécessaires en pièce jointe au bas de cet article.

Que fait ce flux TVA dans AdminPulse ?

Avec ce flux TVA, vous utilisez AdminPulse comme point central pour suivre la déclaration TVA de vos clients. Le flux combine un modèle de tâche TVA, la reconnaissance de documents, des champs complétés automatiquement, des champs calculés et des modèles d’e-mail.

Concrètement, ce flux vous aide à :

créer périodiquement des tâches TVA pour les bons clients ;
suivre les étapes de la déclaration TVA via des sous-tâches ;
compléter automatiquement des données à partir de la déclaration TVA (XML) ou de l’accusé de réception Intervat ;
calculer automatiquement des montants via des champs calculés ;
préparer l’e-mail de solde TVA au client avec les bonnes informations ;
préparer des e-mails d’acompte pour les déclarants trimestriels, si vous utilisez un modèle avec des sous-tâches d’e-mail d’acompte ;
compléter automatiquement, de manière optionnelle, le compte-provisions TVA via une intégration comme TwinnTax.

AdminPulse peut suivre automatiquement certaines sous-tâches grâce à la reconnaissance de documents. Lorsque vous ajoutez un document, AdminPulse le reconnaît, le lie au bon client et à la bonne période, adapte le statut de la sous-tâche correspondante et complète les champs concernés.

Configurer le flux TVA

Avant d’utiliser le flux TVA, vérifiez que le bon modèle de tâche TVA, les champs nécessaires et les bons modèles d’e-mail sont présents. Si vous souhaitez également compléter automatiquement le compte-provisions TVA, la bonne intégration doit aussi être configurée.

Si vous travaillez avec un ancien modèle de tâche TVA, il est possible que les champs complétés automatiquement et les champs calculés soient encore absents. Dans ce cas, vous pouvez télécharger le bon modèle au bas de cet article et l’importer dans AdminPulse.

Étape 1 : choisir le bon modèle de tâche TVA

Vous pouvez configurer le flux TVA de deux manières :

Option 1 : un seul modèle général. Utilisez le modèle de déclaration TVA avec champs calculés si vous souhaitez travailler avec un seul flux TVA général pour les déclarations mensuelles et trimestrielles.
Option 2 : deux modèles distincts. Utilisez le modèle pour déclaration mensuelle et le modèle pour déclaration trimestrielle ensemble si vous souhaitez suivre les deux flux séparément. C’est surtout utile si vous voulez utiliser des e-mails d’acompte pour les déclarants trimestriels. Vous évitez ainsi de devoir ajouter manuellement des sous-tâches d’e-mail d’acompte pour les déclarants trimestriels ou de les désactiver pour les déclarants mensuels.

💡 Votre environnement AdminPulse a été créé avant juin 2026 et vous travaillez avec un ancien modèle de tâche TVA ? Il est alors possible que les champs complétés automatiquement et les champs calculés soient encore absents. Téléchargez le modèle qui correspond à votre manière de travailler et importez-le dans AdminPulse. Dans les modèles de tâche standard des nouveaux environnements AdminPulse créés depuis juin 2026, ces champs sont bien prévus.

Étape 2 : importer le modèle de tâche TVA

Si le bon modèle de tâche TVA est déjà présent dans AdminPulse, vous ne devez pas l’importer à nouveau. Si vous travaillez encore avec un ancien modèle, suivez ces étapes :

Téléchargez le modèle de tâche au bas de cet article.
Allez dans Paramètres > Modèles de tâches.
Cliquez sur Importer un modèle de tâche et suivez les étapes pour ajouter le modèle.
Adaptez le modèle de tâche à votre propre manière de travailler.

Étape 3 : contrôler les champs dans le modèle de tâche

Le modèle de tâche TVA contient des champs de tâche standards et des champs calculés. Les champs calculés sont reconnaissables à l’icône de calculatrice .

Cliquez sur Ouvrir les champs dans le modèle de tâche pour consulter les champs utilisés. Supprimez les champs qui ne sont pas pertinents pour votre manière de travailler ou ajoutez d’autres champs.

Champs complétés automatiquement par AdminPulse

Selon votre modèle de tâche et le document ajouté, AdminPulse peut notamment compléter automatiquement les champs suivants :

Solde TVA de la déclaration : le solde qu’AdminPulse extrait de la déclaration ou de l’accusé de réception. En cas de remboursement, ce montant est négatif.
Listing clients nihil : est coché lorsqu’il ressort de la déclaration TVA (XML) ou de l’accusé de réception PDF qu’il s’agit d’un listing clients néant.
Souhaite un remboursement : est complété si cette information est disponible dans la déclaration TVA (XML) ou dans l’accusé de réception PDF. Contrôlez ce champ avant d’envoyer l’e-mail TVA.

💡 L’accusé de réception XML contient uniquement le solde. Le listing clients néant et le remboursement sont donc uniquement complétés à partir de la déclaration TVA (XML) ou de l’accusé de réception PDF.

Champs que vous contrôlez ou complétez vous-même

Certains champs dépendent des données du client, de votre manière de travailler ou d’informations en dehors d’AdminPulse. Contrôlez ces champs avant d’envoyer l’e-mail TVA au client.

Paie des acomptes TVA pour une déclaration trimestrielle : champ de relation dans le dossier relation, dans la section Informations comptables > TVA.
Compte-provisions TVA : vous pouvez compléter ce montant manuellement ou le faire compléter automatiquement via une intégration connectée, comme TwinnTax. S’il s’agit d’un avoir sur le compte-provisions TVA, complétez cet avoir comme un montant négatif.

Champs calculés

Les champs calculés utilisent les données complétées pour déterminer automatiquement le bon montant ou la bonne situation.

Solde net TVA : est calculé automatiquement sur la base du Solde TVA de la déclaration et du Compte-provisions TVA. Le calcul est le suivant : Solde TVA de la déclaration + Compte-provisions TVA. Un avoir sur le compte-provisions TVA diminue le montant à payer et doit donc être complété comme un montant négatif dans AdminPulse.
À payer / à reporter / à rembourser : est déterminé automatiquement sur la base du solde TVA net. En cas de solde négatif, le champ Souhaite un remboursement détermine si le montant doit être remboursé ou reporté à la période suivante.
Acompte TVA 1 / 2 : est calculé sur la base du solde lu et du compte-provisions TVA. Ces montants sont uniquement calculés pour les déclarations trimestrielles pour lesquelles le champ Paie des acomptes TVA est activé.

💡 Exemple : le solde TVA de la déclaration est de 1 000 euros à payer et il y a un avoir de 500 euros sur le compte-provisions TVA. Complétez alors le compte-provisions TVA comme -500. Le solde net TVA calculé devient alors 500 euros à payer.

Étape 4 : adapter les modèles d’e-mail

Après l’importation ou le contrôle du modèle de tâche, configurez les modèles d’e-mail. Vous veillez ainsi à ce que la communication vers vos clients se déroule correctement et sans friction.

Allez dans Paramètres > Modèles e-mail.
Adaptez les modèles standard Demander les documents et Solde de la TVA au client (champs calculés) selon vos préférences.

Champs conditionnels dans l’e-mail TVA

Le modèle e-mail Solde de la TVA au client (champs calculés) utilise des champs conditionnels, comme {IF_À payer}, {IF_À rembourser} et {IF_À reporter}.

Les clients reçoivent ainsi uniquement les informations qui les concernent. Lorsqu’un champ utilisé dans la condition IF est défini sur oui ou est coché, le texte entre {IF_xx} et {ENDIF_xx} s’affiche.

Ajouter un QR-code pour les paiements

Vous pouvez ajouter un QR-code au modèle d’e-mail afin que les clients puissent effectuer leur paiement plus facilement. Le QR-code utilise notamment le numéro de compte du service Recettes TVA, le montant calculé et la communication structurée issue du dossier relation, dans Informations comptables > TVA.

💡 Lisez-en plus sur le bon numéro de compte et le QR-code dans l’article FAQ - où puis-je modifier le nouveau numéro de compte pour les paiements de TVA ?.

Ajouter automatiquement l’accusé de réception TVA

Vous pouvez ajouter par défaut l’accusé de réception TVA comme pièce jointe au modèle Solde TVA au client (champs calculés). Ce n’est pas obligatoire, mais cela vous fait gagner du temps si vous envoyez toujours ce document au client.

Utiliser les tags

Vous pouvez ajouter des tags aux modèles d’e-mail ou aux modèles de tâche afin de mieux organiser les documents et les tâches en interne. Cette configuration est optionnelle.

Optionnel : compléter automatiquement le compte-provisions TVA

Le compte-provisions TVA peut être complété manuellement dans AdminPulse. Si vous utilisez une intégration connectée, comme TwinnTax, ce champ peut être complété automatiquement.

Avec l’intégration Admin-Connect de TwinnTax, AdminPulse récupère chaque jour le dernier montant connu du compte-provisions TVA. AdminPulse complète ce montant dans la tâche TVA ouverte correspondante, si cette tâche contient le champ prévu et n’est pas encore terminée. Un avoir sur le compte-provisions TVA est automatiquement complété comme un montant négatif.

💡 Lisez-en plus sur l’installation et le fonctionnement de cette connexion dans l’article Intégration TwinnTax : compléter automatiquement le solde du compte de provision TVA dans les tâches.

Suivre la déclaration TVA dans AdminPulse

Une fois le modèle de tâche TVA configuré, ajoutez une programmation de tâche basée sur ce modèle pour les bonnes relations. Vous le faites dans le dossier relation, dans la section Gestion des tâches. AdminPulse crée ainsi des tâches TVA pour cette relation selon cette planification.

Une fois la tâche TVA créée, deux moments sont importants pour l’automatisation : l’ajout de la déclaration ou de l’accusé de réception, et l’envoi de l’e-mail de solde TVA une fois les données contrôlées.

Ajouter la déclaration ou l’accusé de réception

AdminPulse reconnaît différents documents Intervat. Le document que vous ajoutez détermine quelles données sont lues et quelle sous-tâche passe automatiquement au statut Accomplie.

Document	Solde TVA	Listing clients néant	Le client souhaite un remboursement	Sous-tâche qui passe au statut Accomplie
Déclaration TVA (XML)	Oui	Oui	Oui	Terminer TVA
Déclaration TVA (PDF)	Non	Non	Non	Aucune — le document est seulement reconnu et lié
Accusé de réception Intervat (PDF)	Oui	Oui	Oui	Déposer TVA
Accusé de réception Intervat (XML)	Oui	Non	Non	Déposer TVA
Accusé de réception Intracom (PDF ou XML)	Non	Non	Non	Déclaration Intracom

💡 La déclaration TVA (XML) et l’accusé de réception PDF déterminent aussi si une déclaration Intracom est nécessaire. Sur cette base, AdminPulse met la sous-tâche Déclaration Intracom sur En cours ou sur Non applicable. Cette donnée n’est pas conservée comme champ de tâche distinct.

Envoyer l’e-mail de solde TVA au client

Dès que les champs de tâche et les champs calculés sont correctement complétés, vous pouvez envoyer l’e-mail TVA au client. L’e-mail utilise les données de la tâche TVA afin que le solde, les informations de paiement et un éventuel remboursement ou report apparaissent automatiquement dans le texte.

Dans le modèle de tâche, cela se fait généralement via la sous-tâche d’e-mail Envoyer solde et copie au client.

Avant l’envoi, contrôlez toujours si :

la déclaration ou l’accusé de réception a bien été lu ;
les champs de tâche et les champs calculés sont correctement complétés ;
le montant du compte-provisions TVA est correctement complété, si vous l’utilisez. Un avoir doit être complété comme un montant négatif ;
les bons documents ou copies sont liés à l’e-mail.

Envoyer les e-mails TVA en masse

Vous souhaitez envoyer l’e-mail de solde TVA pour plusieurs clients en même temps ? Vous pouvez faire passer la sous-tâche d’e-mail au statut Accomplie en masse via l’écran Aperçu des tâches.

Allez dans l’écran Aperçu des tâches.
Sélectionnez ou filtrez les tâches TVA pour lesquelles vous voulez envoyer l’e-mail.
Cochez les relations pour lesquelles vous voulez envoyer l’e-mail.
Dans Action globale, choisissez Modifier l'état d'une sous-tâche.
Sélectionnez la sous-tâche Envoyer solde et copie au client.
Passez la sous-tâche au statut Accomplie et cochez Envoyer e-mail.

💡 Bon à savoir

AdminPulse n’affiche pas de graphique d’évolution du chiffre d’affaires sur la base de la déclaration TVA.
Contrôle rapide des données : dans l’écran Aperçu des tâches, vous pouvez utiliser Afficher les champs pour consulter et modifier rapidement tous les champs TVA complétés. Si nécessaire, les calculs sont automatiquement adaptés.

💡 Bon à lire

Lisez aussi l’article sur la connexion TwinnTax pour le compte-provisions TVA :

Intégration TwinnTax : compléter automatiquement le solde du compte de provision TVA dans les tâches

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