La documentation de tâche vous permet de consigner des instructions permanentes dans un modèle de tâche, comme un mode opératoire, une courte procédure ou des accords internes. Chaque tâche créée à partir de ce modèle reprend la même documentation. Tout le monde travaille ainsi de manière cohérente au sein de votre bureau, même lorsqu’un collaborateur exécute la tâche pour la première fois.
Dans cet article, vous découvrirez comment ajouter et consulter cette documentation.
À quoi sert la documentation de tâche ?
Utilisez la documentation de tâche pour les informations qui sont toujours valables pour une tâche, indépendamment de la relation ou de la période concernée. Pensez par exemple :
- aux étapes que les collaborateurs doivent suivre ;
- aux points d’attention lors de l’exécution de tâche ;
- aux accords internes ou aux règles de qualité ;
- aux explications sur les documents, contrôles ou actions nécessaires ;
- à un renvoi vers un mode opératoire ou un manuel interne.
💡 La documentation de tâche est particulièrement utile pour les tâches récurrentes pour lesquelles vous souhaitez que tout le monde travaille de la même manière. Les nouveaux collaborateurs y retrouvent immédiatement la procédure appliquée par votre bureau.
👉 La documentation de tâche n’est pas la même chose qu’une remarque ajoutée à une tâche. Utilisez une remarque pour les informations temporaires ou propres à une relation et la documentation de tâche pour les instructions fixes liées au modèle. Pour en savoir plus, consultez l’article FAQ - Quand utiliser des remarques dans les tâches et quand utiliser la documentation de tâche ?.
Où ajouter ou modifier la documentation de tâche ?
Vous ajoutez la documentation via Paramètres > Modèles de tâches. Un bouton distinct vous permet d’ouvrir la documentation associée au modèle de tâche.
Ajouter une documentation à une tâche principale
Procédez comme suit :
- Allez dans Paramètres > Modèles de tâches.
- Recherchez le modèle de tâche auquel vous souhaitez ajouter une documentation.
- Dépliez le modèle de tâche et cliquez sur Documentation de la tâche.
- Saisissez vos instructions dans la zone de texte. L’éditeur vous permet notamment de mettre le texte en forme et d’ajouter des images, des tableaux et des liens hypertextes.
- Cliquez sur Sauvegarder.
💡 Vous pouvez également ouvrir la documentation via les trois points de tâche principale. Sélectionnez ensuite Documentation de la tâche.
Ajouter une documentation à une sous-tâche
Chaque sous-tâche peut posséder sa propre documentation, en plus de celle de la tâche principale. Pour l’ajouter :
- Allez dans Paramètres > Modèles de tâches et dépliez la tâche principale afin d’afficher la liste des sous-tâches.
- Cliquez sur l’icône de livre située sur la ligne de la sous-tâche.
- Saisissez vos instructions dans la zone de texte. L’éditeur vous permet notamment de mettre le texte en forme et d’ajouter des images, des tableaux et des liens hypertextes.
- Cliquez sur Sauvegarder.
💡 Vous pouvez également ouvrir la documentation via les trois points de la sous-tâche. Sélectionnez ensuite Documentation de la sous-tâche.
Comment voir si une documentation a déjà été ajoutée ?
Dès qu’une documentation a été ajoutée, une coche apparaît sur le bouton Documentation de tâche de la tâche principale ou sur l’icône de livre de la sous-tâche. Vous voyez ainsi en un coup d’œil quelles tâches disposent déjà d’une documentation.
Si vous videz complètement la zone de texte et cliquez sur Sauvegarder, AdminPulse supprime la documentation et la coche disparaît.
Qu’advient-il des tâches existantes lorsque vous modifiez la documentation ?
Lorsque vous modifiez la documentation de tâche, les collaborateurs voient immédiatement le nouveau texte dans toutes les tâches créées à partir de ce modèle. Cela vaut également pour les tâches déjà en cours ou au statut Accomplie.
👉 Lorsque vous sauvegardez la modification, le texte précédent est écrasé. Vous souhaitez conserver les anciennes instructions ? Copiez-les d’abord dans un document distinct avant de sauvegarder la modification.
Où consulter la documentation de tâche ?
Une icône de livre apparaît pour les tâches qui disposent d’une documentation. Vous ne devez donc pas ouvrir le modèle de tâche pour consulter les instructions. L’icône est disponible à trois endroits :
- dans le Tableau des tâches : sur la carte de tâche principale et à côté de chaque sous-tâche ;
- dans l’Aperçu des tâches : à côté du nom de tâche principale, en haut, et dans l’intitulé de colonne de chaque sous-tâche ;
- dans le Planning de la semaine : sur la ligne de tâche.
💡 Le Planning de la semaine est uniquement disponible lorsque vous utilisez le module Planificateur de capacité.
Comment ouvrir la documentation ?
Vous pouvez consulter la documentation de deux manières :
- Placez le pointeur de votre souris sur l’icône pour afficher la documentation de cette tâche dans une petite fenêtre.
- Cliquez sur l’icône pour ouvrir la documentation dans un nouvel onglet de votre navigateur.
💡 L’onglet reste ouvert pendant que vous poursuivez votre travail. C’est pratique lorsque vous souhaitez suivre un mode opératoire plus long, étape par étape, pendant l’exécution de tâche.
Que voyez-vous dans l’onglet contenant la documentation ?
L’onglet affiche la tâche principale et toutes ses sous-tâches, et pas uniquement la tâche sur laquelle vous avez cliqué. La tâche principale apparaît en haut. Les sous-tâches sont affichées en dessous, dans le même ordre que dans le modèle de tâche. La documentation correspondante apparaît sous chaque nom.
Les sous-tâches sans documentation figurent également dans l’aperçu, mais seul leur nom est affiché. Vous repérez ainsi immédiatement les étapes pour lesquelles aucune instruction n’a encore été ajoutée.
Lorsque la documentation est longue, AdminPulse fait automatiquement défiler la page jusqu’à la sous-tâche sur laquelle vous avez cliqué. Vous commencez ainsi directement au bon endroit, tout en pouvant consulter le reste du mode opératoire.
💡 Les liens hypertextes repris dans la documentation s’ouvrent toujours dans un nouvel onglet. La documentation de tâche reste donc ouverte.
Bon à savoir
Qui peut ajouter et consulter la documentation de tâche ?
Pour ajouter ou modifier la documentation, vous devez disposer du droit de modifier les modèles de tâches. Si vous ne disposez pas de ce droit, vous pouvez ouvrir et lire la documentation, mais pas la modifier ni la sauvegarder. Aucun droit distinct n’est nécessaire pour consulter la documentation : toute personne qui voit la tâche dans le Tableau des tâches, l’Aperçu des tâches ou le Planificateur hebdomadaire peut également ouvrir sa documentation.
La documentation est-elle reprise lorsque vous dupliquez un modèle de tâche ?
Oui. Lorsque vous dupliquez un modèle de tâche, AdminPulse copie également la documentation de tâche principale et de toutes les sous-tâches. Vous ne devez donc pas saisir à nouveau votre mode opératoire lorsque vous créez une variante d’un modèle existant.
Exporter la documentation et les modèles de tâche
Vous pouvez exporter la documentation de tâche au format PDF ou Word. Vous pouvez ainsi la consulter en dehors d’AdminPulse, la partager avec votre équipe comme guide de travail ou la conserver en vue d’un contrôle. Vous pouvez également exporter vers Excel un aperçu synthétique de toutes les tâches principales et sous-tâches. Le fichier Excel ne contient pas la documentation de tâche.
Pour ce faire, accédez à Paramètres > Modèles de tâche et cliquez sur Exporter les modèles de tâches en haut à droite. Sélectionnez ensuite :
- Exporter la documentation de tâche (PDF) ;
- Exporter la documentation de tâche (Word) ;
- Exporter les modèles de tâche (Excel).
Chaque export contient tous les modèles de tâche de votre fiduciaire. Pour en savoir plus sur le contenu des fichiers et le déroulement du téléchargement, consultez l’article Créer, gérer et exporter des modèles de tâche.
💡 Bon à lire
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