Dans AdminPulse, vous pouvez ajouter des informations à différents endroits dans les tâches. Il existe deux types de remarques et un type de documentation fixe.
Dans cet article, vous découvrirez où noter chaque type d’information, comment la retrouver et à quel moment utiliser l’option la plus appropriée.
Remarques pour les tâches dans AdminPulse
Remarques dans les détails de tâche
Lorsque vous ajoutez une remarque dans les détails d'une (sous)tâche, celle-ci ne s’applique qu’à cette tâche spécifique. Vous pouvez ouvrir les détails de la tâche en cliquant sur le nom de la tâche.
Une remarque ajoutée dans les détails de la tâche n’est pas automatiquement reprise lors de la prochaine exécution de la même tâche.
💡 Utilisez ce type de remarque pour des informations temporaires ou liées à un contexte spécifique, par exemple :
- quelque chose d’exceptionnel à effectuer pendant cette période,
- ou une remarque spécifique destinée à un collègue concernant cette exécution.
Remarques via la programmation des tâches dans les dossiers relation
Dans le dossier relation d’un client, sous la section Gestion des tâches, vous trouverez le bloc Programmation des tâches. Chaque programmation y est affichée sur une ligne, contenant une icône de bulle de texte qui vous permet d’ajouter ou de modifier une remarque récurrente.
La remarque liée à une programmation de tâches s’applique à toutes les tâches futures créées à partir de cette programmation.
Consultation :
- Dans les différents écrans de tâches, une icône de remarque apparaît à côté de la tâche. Lorsque vous passez la souris dessus, vous pouvez lire la remarque.
- Quand vous ouvrez une tâche basée sur une programmation de tâches avec remarque, vous verrez dans les détails de la tâche le champ 'Remarque dossier relation', à condition qu’une remarque ait été ajoutée via la Programmation des tâches.
Si vous modifiez la remarque depuis les détails de la tâche, cela affecte toutes les tâches futures issues de cette programmation.
Documentation de tâche via un modèle de tâche
Souhaitez-vous que certaines informations restent toujours visibles à chaque nouveau cycle d’une tâche et pour chaque relation ? Ajoutez alors ce texte comme documentation de tâche dans le modèle de tâche.
La documentation de tâche apparaît automatiquement dans chaque tâche créée à partir de ce modèle.
Utilisez la documentation de tâche, par exemple, pour enregistrer des plans d’action, des manuels, des procédures de travail ou des instructions qui doivent toujours être suivies. C’est également pratique pour aider rapidement de nouveaux collègues à se familiariser avec la procédure et pour garantir une façon de travailler cohérente pour tout le monde.
Comment ajouter de la documentation de tâche ?
- Accédez à Paramètres > Modèles de tâches.
- Ouvrez le modèle de tâche.
- Cliquez sur les trois points en haut à droite de la tâche principale ou d’une sous-tâche.
- Sélectionnez Modifier.
- Saisissez votre texte dans le champ Documentation de la tâche.
Consultation de la documentation de tâche
Si une documentation de tâche est disponible, une icône de livre s’affiche à côté de la tâche. En passant la souris dessus, vous verrez le texte saisi.
Résumé : quelle remarque utiliser dans quel cas
| Type de remarque | Où l’ajouter | Application | Utilisation recommandée |
|---|---|---|---|
| Remarque dans les détails de la (sous-)tâche | Dans la (sous-)tâche elle-même | Uniquement pour cette (sous-)tâche | Informations temporaires ou contextuelles |
| Remarque liée à une programmation de tâches | Dans un dossier relation : Gestion des tâches > Programmation des tâches | Pour toutes les tâches futures issues de cette programmation | Notes récurrentes courtes pour une relation |
| Documentation de tâche dans un modèle de tâche | Dans le modèle de tâche | Pour chaque tâche basée sur ce modèle | Directives ou instructions fixes |
Conseils d’utilisation
- Utilisez les remarques pour tout ce qui concerne uniquement le moment présent ou une relation spécifique.
- Utilisez la Documentation de tâche pour un texte toujours pertinent et à répéter à chaque cycle.
- Gardez les remarques courtes et claires ; décrivez les directives plus détaillées dans la documentation.
- Vérifiez régulièrement vos modèles de tâches afin que les instructions permanentes restent à jour.
- Définissez des accords internes : qu’est-ce qui relève d’une remarque dans une (sous-)tâche ou dans la programmation, et qu’est-ce qui doit figurer dans la documentation ? Cela garantit la cohérence.
💡 Bon à lire
Pour plus d’informations, consultez les articles suivants :
- Documentation de tâche : Modifier le modèle de tâche - comment enregistrer un coût et ajouter de la documentation à la tâche
- Remarque dans la programmation des tâches : Planification des tâches : remarque récurrente par relation