Gérer les calendriers de tâches et les lignes de planification des modèles de tâches

Dans cet article, vous découvrirez ce que sont les calendriers des tâches des modèles de tâches, pourquoi ils sont utiles, et comment les utiliser. Vous apprendrez à ajouter, modifier, supprimer ou copier des calendriers et des lignes de planification — afin qu’AdminPulse puisse automatiquement planifier des tâches récurrentes à votre place.

👉 Attention lors de la modification d’un calendrier

Modifier ou tester un calendrier déjà lié à des dossiers relations peut entraîner la création de tâches en double.
Conseil : commencez par dupliquer le calendrier existant ou créez un nouveau calendrier. Effectuez-y ensuite les ajustements nécessaires.
Dans les écrans de tâches, utilisez le filtre sur le calendrier pour repérer et supprimer rapidement d’éventuels doublons ou tâches non désirées.

Qu’est-ce qu’un calendrier des tâches et pourquoi l’utiliser ?

Un calendrier des tâches fonctionne comme un rappel automatique pour un travail récurrent. Vous le configurez une seule fois dans un modèle de tâche et vous déterminez ainsi à quel moment les tâches doivent être planifiées.  
Ensuite, vous liez ce modèle de tâche à une relation via une planification de tâches.  
À partir de ce moment-là, AdminPulse crée automatiquement les bonnes tâches, selon la fréquence que vous avez définie dans le calendrier.

Avantages d’un calendrier des tâches :

• Ne ratez plus jamais une échéance : les tâches apparaissent automatiquement sur votre Tableau des tâches.
• Gain de temps : vous n’avez plus à ajouter manuellement chaque tâche récurrente.
• Constance : chaque relation bénéficie d’un même suivi dans les temps.
• Conformité : facilite le respect des délais officiels (par exemple pour les déclarations fiscales).

Un modèle de tâche, plusieurs calendriers

Vous pouvez configurer plusieurs calendriers par modèle de tâche. Cela vous permet une flexibilité maximale.

Par exemple, pour un même modèle de tâche, vous pouvez avoir :

• Un calendrier pour un suivi mensuel
• Un deuxième pour une planification trimestrielle
• Un troisième pour un suivi annuel

Ensuite, vous choisissez, pour chaque relation, le calendrier des tâches qui correspond le mieux à sa situation.  Cette configuration se fait dans le dossier relation, via : Dossier relation > section Gestion des tâches > bloc Programmation des tâches.
C’est à cet endroit que le modèle de tâche est lié à la relation à l’aide d’une programmation de tâches.

👉 Pour qu’une tâche soit planifiée automatiquement, il faut qu’au moins un calendrier des tâches soit défini dans le modèle — et que ce modèle soit lié à une relation via une programmation de tâches.  
Sinon, la tâche ne sera pas générée automatiquement et devra être ajoutée manuellement (« ad hoc »).

Quel est le rôle des lignes de planification dans un calendrier ?

Un calendrier des tâches se compose d’une ou de plusieurs lignes de planification. Chaque ligne définit :

• Quand une tâche est planifiée
• Quelle est la date limite liée

Par exemple : un calendrier trimestriel peut contenir quatre lignes de planification — chacune avec une date limite spécifique pour chaque trimestre. De cette manière, vous pouvez mettre en place facilement des planifications complexes adaptées à votre manière de travailler.

Où trouver les calendriers des tâches associés à un modèle de tâche ?

Vous souhaitez consulter ou modifier les calendriers des tâches d’un modèle de tâche ? Cela se fait via l’aperçu des modèles de tâches.

Ouvrir les calendriers des tâches depuis l’aperçu des modèles de tâches

1. Allez dans Paramètres > Modèles de tâches
2. Recherchez la tâche dont vous souhaitez consulter le calendrier

Deux options s’offrent à vous :

• Dépliez la ligne à l’aide du petit triangle à gauche de la tâche, puis cliquez sur le bouton 'Ouvrir les calendriers'

• Ou cliquez directement sur l’icône de calendrier au bout de la ligne, sans devoir ouvrir la tâche

  

💡 Le chiffre affiché sur les boutons indique combien de calendriers sont liés à un modèle de tâche.

Les deux options ouvrent une fenêtre reprenant :

• Un aperçu de tous les calendriers des tâches liés à ce modèle de tâche
• Et, pour chaque calendrier, les lignes de planification correspondantes

Comment ajouter des calendriers avec lignes de planification à des modèles de tâches ?

Vous souhaitez créer un nouveau calendrier des tâches? Suivez ces étapes :

Étapes pour ajouter un nouveau calendrier

1. Ouvrez la fenêtre contenant les calendriers de tâches du modèle de tâche (voir la section précédente Ouvrir les calendriers des tâches depuis l’aperçu des modèles de tâches)
2. Cliquez sur le bouton '+ Ajouter calendrier'
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, configurez les paramètres du nouveau calendrier

4. Cliquez sur 'Ajouter'
   Le calendrier est immédiatement créé.
5. Pour ce nouveau calendrier des tâches vous pouvez ensuite :
   • Modifier les lignes de planification
   • Ajouter de nouvelles lignes
   • Supprimer les lignes inutiles

Paramètres au niveau du calendrier de tâche

Lors de la création d’un calendrier des tâches, vous définissez un certain nombre de paramètres généraux qui s’appliquent à l’ensemble du calendrier. Vous pouvez également les modifier par la suite si nécessaire. Voici un aperçu des différents paramètres configurables au niveau du calendrier.

• Paramètre: Nom du calendrier

Attribuez un nom au calendrier en néerlandais, français et anglais. Vous pouvez le définir à la création et le modifier plus tard en cliquant sur le nom du calendrier.

• Paramètre: Planifier (nombre de jours avant la date limite)

Définissez, au niveau du calendrier, combien de jours avant la date limite la tâche doit être planifiée. Cette valeur détermine la date de planification calculée des lignes de planification, sauf si vous indiquez une date de planification fixe sur une ligne spécifique.

• Paramètre: Lignes de planification (uniquement lors de la création d'un nouveau calendrier)

Lors de la création d’un nouveau calendrier, vous pouvez faire ajouter automatiquement des lignes de planification. Vous n’aurez alors plus qu’à ajuster les dates limites et les dates de planification, si nécessaire.  
Choisissez l’une des options ci-dessous :

• Rien – aucune ligne ne sera ajoutée au calendrier
• Mensuelle, annuellement – 12 lignes de type 'Annuellement' seront ajoutées
• Bimensuelle, annuellement – 6 lignes de type 'Annuellement'
• Trimestrielle, annuellement – 4 lignes de type 'Annuellement'
• Semestriel – 2 lignes de type 'Annuellement '
• Annuellement à date fixe – 1 ligne de type 'Annuellement '
• Annuellement – par rapport à la fin de l’exercice – 1 ligne de type 'Par rapport à la fin de l’exercice comptable'
• Annuellement – par rapport à l’AG – 1 ligne de type 'Par rapport à la prochaine AG'
• Annuellement – par rapport à l’anniversaire – 1 ligne de type 'Anniversaire'
• Annuellement à date en relation – 1 ligne de type 'Date en relation'
• Par rapport à date d’expiration carte ID – 1 ligne de type 'Date d'expiration carte ID'
• Par rapport à date d’expiration LEI – 1 ligne de type 'LEI date d'expiration'
• Par rapport à date d’expiration UBO – 1 ligne de type 'Date d'expiration UBO'
• Par rapport à date d’expiration AB – 1 ligne de type 'Date d'expiration AB'
• Hebdomadaire – toutes les X semaines – 1 ligne de type 'Hebdomadaire '
  Vous choisissez le jour de la semaine auquel la tâche doit être planifiée (du lundi au dimanche).  
   👉 Les plannings hebdomadaires ne fonctionnent pas avec une date de planification fixe.
  
  Dans cet exemple, vous voyez comment configurer un calendrier pour planifier une tâche tous les deuxième mardis :  
  
  
   👉 Attention : lors de l’ajout d’une programmation de tâches basée sur ce calendrier à une relation (Dossier relation > section Gestion des tâches > bloc Programmation des tâches), la date de début détermine quand la première tâche sera générée.
  Par exemple : si le jour de planification est le mardi et que la date de début tombe un mercredi, la première tâche sera programmée pour le mardi suivant.
   

• Paramètre: Supprimer les tâches (paramètre uniquement disponible pour les calendriers créés)

  • Ne pas supprimer — Les tâches restent toujours visibles et consultables.
  • Supprimer après 1 à 5 ans — Les tâches disparaissent automatiquement des aperçus et filtres, selon la durée de conservation choisie. Elles restent toutefois stockées en interne à des fins d’audit.
     

• Paramètre: Année de référence (Année de réf. paramètre disponible uniquement pour les calendriers créés)

👉 L’année de référence n’est pas disponible par défaut. Pour en savoir plus, consultez l’article : Qu'est-ce qu'une année de référence et comment la saisir ?

• Année précédant la date limite — L’année de référence correspond à l’année précédant la date limite.
• Année de la date limite — L’année de référence est identique à celle de la date limite.
• Exercice basé sur la date limite — AdminPulse utilise l’exercice comptable de la relation comme année de référence.
  Cette option est utile pour les clients avec un exercice décalé. Par exemple, une tâche avec une date limite au 20/01/2025 (dans l’exercice comptable du 01/07/2024 au 30/06/2025) sera liée à l’année de référence 2024.

💡 Le paramètre d’année de référence peut différer entre le niveau du calendrier et ses lignes de planification individuelles.

• Paramètres au niveau des lignes de planification

Un calendrier des tâches peut contenir plusieurs lignes de planification. Celles-ci définissent à quel moment une tâche doit être planifiée et quelle date limite y est associée. Vous pouvez configurer chaque ligne individuellement, selon vos préférences, pour qu’elles correspondent parfaitement à votre façon de travailler.

Lors de la création du calendrier, vous pouvez faire générer automatiquement une structure de lignes. Par la suite, vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter des lignes.

• Paramètre: Type de ligne

 Voici un aperçu des types de lignes de planification disponibles :

• Annuellement : Pour les tâches qui reviennent chaque année.
• ISOC – tableau SPF : Pour les tâches dont la date limite est basée sur le calendrier officiel du SPF Finances. Plus d'infos plus loin dans l’article.
• Comptes annuels : Pour les tâches dont la date limite est calculée à partir de la date de l'assemblée générale et de l’exercice comptable (voir plus loin dans l’article).
• Par rapport à la fin de l’exercice comptable : Pour des tâches prévues un certain nombre de jours après la clôture de l’exercice. Idéal pour les tâches spécifiques à l’exercice.
• Par rapport à la prochaine AG : Pour les tâches liées à la prochaine Assemblée Générale.
• Anniversaire : Pour les tâches liées à la date d’anniversaire d’une relation.
• Date en relation : Pour les tâches avec une date limite spécifique par relation. La date se définit lors de la programmation de la tâche dans le dossier relation (Dossier relation > section Gestion des tâches > Programmation des tâches > cliquez sur ' + ' pour ajouter une programmation)
  
• Date d'expiration carte ID : Pour les tâches dépendantes de la date d’expiration de la carte d'identité.
• LEI date d'expiration : Pour les tâches liées à la date d’expiration du Legal Entity Identifier.
• Date d'expiration UBO : Pour les tâches dépendantes de la date d’expiration des données UBO.
• Date d'expiration AB : pour les tâches liées à l’échéance de la finalisation anti-blanchiment dans le dossier relation.
   

• Paramètre: Date limite

La date limite est la date ultime à laquelle la tâche doit être terminée. Vous pouvez la modifier manuellement pour chaque ligne en cliquant sur la date correspondante.

• Paramètre: Date de planification

La date de planification d’une ligne détermine à quel moment la tâche sera affichée et sera prête à être traitée. Vous avez le choix entre un calcul automatique de la date ou une saisie manuelle d'une date fixe.

• Une date affichée en italique avec une icône de calculatrice signifie qu’elle a été calculée automatiquement sur base de la date limite et du nombre de jours définis au niveau du calendrier.
• Une date fixe que vous avez définie manuellement est indiquée par un cadenas, n’est pas en italique et ne s’ajuste pas automatiquement en fonction du paramètre général 'Planifier (nombre de jours avant la date limite)'.

Vous pouvez définir une date fixe pour une seule ligne de planification, même si les autres lignes utilisent le calcul automatique. C’est particulièrement utile pour les exceptions ou lorsque certaines tâches doivent toujours débuter à une date précise.

• Paramètre: Année de ref.

L’année de référence peut également être définie au niveau de chaque ligne de planification, avec les mêmes options que celles disponibles au niveau du calendrier des tâches.

Lignes de planification spécifiques

Certains types de lignes, comme 'Comptes annuels' ou 'ISOC – tableau SPF', sont basés sur une formule de calcul prédéfinie. AdminPulse fournit ces lignes déjà configurées via les modèles de tâche correspondants. 

• Type de ligne : Comptes annuels

Pour ce type de ligne, AdminPulse calcule automatiquement les dates limites et les dates de planification selon une logique bien définie, basée sur la date de l’Assemblée générale (AG) et la fin de l’exercice comptable.

Configuration par défaut :

• La date de planification est fixée à 2 mois avant la prochaine AG
• La date limite est définie 30 jours après cette AG
• Si ces 30 jours dépassent les 7 mois après la fin de l’exercice, la date limite est alors réduite à 7 mois après la clôture de l’exercice

Utiliser une date de planification fixe pour les comptes annuels

Il est possible de fixer une date de planification spécifique pour la ligne 'Comptes annuels', par exemple le 1er janvier.

• Dans ce cas, l’icône affichée sera un cadenas plutôt qu’une calculatrice.
• Le paramètre global 'Planifier (nombre de jours avant la date limite)' reste actif en tant que règle minimale.
  Si la date fixée est trop proche de la limite, AdminPulse l’adapte automatiquement - par exemple au 1er janvier de l’année précédente.

💡 En définissant une date fixe, vous améliorez la prévisibilité de la charge de travail sur l’année, puisque toutes les tâches apparaîtront alors au même moment.

• Type de ligne : ISOC – tableau SPF

La date limite pour la déclaration Biztax est basée sur les tableaux officiels publiés par le Service Public Fédéral Finances (SPF Finances). 

Pour ce type de ligne, une icône de lien apparaît. En cliquant dessus, vous êtes redirigé directement vers le site web du SPF Finances. Vous pouvez y ouvrir le tableau correspondant et consulter les délais pour l’année d’imposition souhaitée.

💡 Dès qu’une nouvelle version du tableau est disponible, nous l'intégrons à AdminPulse. Les déclarations Biztax prévues après mise à jour tiennent alors compte des nouvelles dates officielles.

👉 Cas particulier : exercices clôturés au 31/12 (ou début janvier/février)

Pour déterminer la date limite la date de fin de l’exercice comptable est utilisée. Or, le tableau officiel ne couvre généralement que les fins d’exercice jusqu’au 30/12. Ce n’est qu’autour de mars de l’année suivante que le SPF publie une mise à jour contenant les délais pour les clôtures au 31/12 ou au début de l’année suivante (janvier-février).

Étant donné que la date de planification tombe déjà en janvier, la date limite officielle n'est pas encore connue au moment où la tâche est générée. AdminPulse prend alors l’initiative de définir une date limite provisoire.

Il peut donc arriver que cette date soit légèrement différente de la date officielle une fois la nouvelle version du tableau publiée.

👉 Important : une fois qu’une tâche est planifiée, sa date limite initiale est conservée, même si une mise à jour ultérieure du tableau officiel intervient.

Vous souhaitez actualiser une tâche avec la date limite officielle correcte ?

Dans l’onglet Tâches > Aperçu des tâches, sélectionnez les tâches concernées. Vous avez alors deux options :

• Utilisez l’action globale 'Modifier la date limite d'une sous-tâche' pour ajuster la date manuellement
• Ou cliquez sur 'Recalculer la date limite' pour que le système mette à jour la date à partir des dernières infos disponibles

Gérer les calendriers des tâches et lignes de planification dans les modèles de tâches

Comment ajouter une ligne ou un calendrier de planification

Vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne ou créer un tout nouveau calendrier pour un modèle de tâche ? Voici comment faire :

• Ajouter un calendrier : dans la vue des calendriers du modèle de tâche, cliquez sur '+ Ajouter calendrier'. Dans la fenêtre qui s’ouvre, configurez les paramètres comme indiqué dans la section précédente.
• Ajouter une ligne : dans un calendrier, cliquez sur le bouton '+ Ajouter ligne'. Une nouvelle ligne s'affiche immédiatement avec une date limite proposée. Vérifiez-la et ajustez si souhaité.

Comment modifier un calendrier ou ses lignes de planification

Il existe deux façons de modifier une planification. 

Méthode 1 : modifier le paramètre 'Planifier (nombre de jours avant la date limite)' au niveau du calendrier

Ajustez le nombre de jours avant la date limite via le paramètre 'Planifier (nombre de jours avant la date limite)' dans le calendrier. Toutes les lignes de planification qui utilisent une date calculée automatiquement (identifiable par l’icône de calculatrice) appliqueront automatiquement cette nouvelle configuration.

Méthode 2 : modifier la date de planification ligne par ligne

Vous pouvez également définir une 'date de planification fixe' pour chaque ligne, individuellement. Cette date remplace celle calculée automatiquement à partir du calendrier, mais s'applique uniquement à cette ligne spécifique.

👉 Une date de planification fixe (avec un cadenas) ne peut être modifiée ou supprimée qu’à partir de cette ligne spécifique.

Option : Effectuer la planification des tâches pour ce schéma

Normalement, les nouvelles tâches sont créées automatiquement lors du traitement de nuit. Vous souhaitez appliquer les modifications de votre calendrier plus rapidement ? Vous pouvez forcer cette mise à jour manuellement. 

Ouvrez le calendrier concerné et cliquez sur 'Effectuer la planification des tâches pour ce schéma'. Les nouvelles tâches seront alors directement créées dans toutes les relations liées à ce schéma via une planification de tâches. 

💡 L’action 'Effectuer la planification des tâches pour ce schéma' n’a d’effet que sur les tâches futures. Les tâches déjà générées auparavant ne seront pas modifiées.
Vous souhaitez également mettre à jour des tâches déjà planifiées (par exemple à cause d’un changement de date limite) ? Utilisez alors une action globale dans l’Aperçu des tâches — comme « Recalculer la date limite» — ou modifiez les tâches manuellement.

Suppression de calendriers et de lignes de planification

Vous pouvez supprimer un calendrier ou une ligne de planification en cliquant sur l’icône de corbeille à l’extrémité de la ligne concernée. Certaines conditions doivent toutefois être remplies, selon si le calendrier est encore utilisé pour des relations ou non.

Suppression d’un calendrier des tâches

Un calendrier ne peut être supprimé que s’il n’est pas lié à une programmation de tâches active pour une relation. Si le calendrier est encore utilisé, vous verrez un message indiquant dans quelles relations il est en cours d’utilisation — et la suppression sera alors bloquée.

Si le calendrier n’est plus utilisé nulle part, vous pouvez le supprimer en toute sécurité. Les tâches déjà créées à partir de ce calendrier resteront dans le système, mais aucune nouvelle tâche ne sera générée à l’avenir sur cette base.

Suppression de lignes de planification

Les mêmes règles s’appliquent pour les lignes de planification : elles ne peuvent être supprimées que si leur calendrier n’est pas actif pour des relations.

Si ce n’est pas le cas, une boîte de dialogue s’affichera avec les options suivantes :

• Annuler
• Supprimer seulement la règle (les tâches existantes restent inchangées)
• Supprimer la règle et les tâches planifiées (pour un nettoyage complet)

Choisissez l’option qui correspond le mieux à votre situation.

Copier un calendrier des tâches

Vous souhaitez créer rapidement un nouveau calendrier de tâches basé sur un modèle existant ? Cliquez sur l’icône de copie située à droite de la ligne du calendrier que vous souhaitez réutiliser.

Ce qui sera copié: 

• Toutes les lignes de planification avec leurs paramètres
• Le paramètre principal 'Planifier (nombre de jours avant la date limite)'
• Les paramètres de suppression des tâches
• Les paramètres concernant l’année de référence
• Tous les paramètres spécifiques à chaque ligne

Que se passe-t-il-après la copie:

• Vous obtenez une copie complète et indépendante du calendrier, que vous pouvez modifier librement
• Le calendrier d’origine reste inchangé

💡 La fonction de copie est idéale pour créer une version légèrement différente d’un calendrier de tâches existant, sans modifier l’original. Parfait si vous avez besoin de calendriers similaires pour différentes situations ou types de clients.

💡 Bon à lire

• Vous souhaitez d’abord mieux comprendre les modèles de tâches ? Lisez : Modèles de tâches
• Vous ne savez pas exactement ce que sont les modèles et calendriers de tâches ? Lisez : En bref - Qu'est-ce que les Modèles de Tâches, les Calendriers des Tâches et la Programmation des Tâches ?