Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est une année de référence, comment AdminPulse la détermine, où vous pouvez la renseigner ou la modifier, et comment l’utiliser pour filtrer et regrouper des données.
👉 La fonctionnalité d’année de référence n’est pas disponible par défaut dans AdminPulse. Pour y accéder, vous pouvez contacter notre support en soumettant un ticket.
Qu’est-ce qu’une année de référence ?
L’année de référence indique à quel exercice comptable un enregistrement ou une tâche est rattaché. Cela vous permet ensuite de générer facilement des rapports ou de filtrer le travail lié à une année précise.
Une année de référence est surtout utile lorsque la date à laquelle vous enregistrez le travail ne correspond pas à l’année de l’exercice comptable concerné.
Exemple :
Vous enregistrez, le 15 mars 2026, du temps pour une déclaration fiscale 2025.
Même si la date d’enregistrement est le 15/03/2026, cet enregistrement concerne l’exercice comptable 2025. Il s’agit donc de l’année de référence.
Comment AdminPulse détermine l’année de référence ?
Année de référence dans les enregistrements
Le champ 'Année de réf.' apparaît lors de l’enregistrement dès que vous avez sélectionné une relation. Ce champ est disponible pour les enregistrements de temps, de coûts et de formations. Pour les enregistrements d’absence, comme les congés ou les maladies, aucune année de référence n’est demandée.
AdminPulse remplit automatiquement le champ 'Année de réf.' lorsque c’est possible :
- Si l’enregistrement est lié à une tâche, AdminPulse propose l’année de référence sur base de la tâche ou du calendrier de tâche associé.
- Si l’enregistrement n’est pas lié à une tâche, AdminPulse propose l’année de la date d’enregistrement.
- Si AdminPulse crée automatiquement des enregistrements planifiés, ces enregistrements reçoivent aussi l’année de la date d’enregistrement comme année de référence, sans que vous deviez la renseigner vous-même.
Vous pouvez toujours modifier l’année proposée, mais pour les nouveaux enregistrements ou les enregistrements modifiés, ce champ ne peut pas rester vide. Les enregistrements sont ainsi correctement liés à un exercice comptable.
💡 Dans les rapports et les écrans d’aperçu, vous pouvez encore filtrer sur 'Sans année de référence'. Cela peut par exemple être utile pour retrouver d’anciens enregistrements ou des exceptions sans année de référence.
Année de référence dans les factures
Si le schéma de facturation d’une mission est configuré sur base de l’année de référence, la facture reçoit cette année de référence. Si ce n’est pas le cas, AdminPulse complète l’année civile de la date de facture. Cela vaut aussi bien pour les factures qui sont numérotées que pour les factures qui sont passées en interne.
Pour en savoir plus sur les schémas de facturation avec année de référence, consultez Comment configurer un schéma de facturation basé sur une année de référence ?.
Renseigner et modifier l’année de référence dans les enregistrements
Lorsque vous créez ou modifiez un enregistrement, vous pouvez vérifier l’année de référence et la modifier si nécessaire.
Créer un enregistrement unique
Lors de l’ajout d’un nouvel enregistrement (Enregistrement > Nouvel enregistrement), vous trouverez le champ 'Année de réf.'. Dans ce champ, vous pouvez sélectionner dans la liste l’année de référence associée à l’enregistrement.
Pour plus d’informations détaillées sur la création d’un enregistrement, consultez : Aperçu: Ajouter et modifier des enregistrements
Créer des enregistrements via l’action globale 'Nouvel enregistrement'
Lorsque vous créez des enregistrements via l'action globale dans l’écran Relations (Dossiers relations > Relations), un champ vous permet également de renseigner l’année de référence.
Pour plus d’informations détaillées sur l’écran Relations, consultez : Aperçu : travailler avec l’écran Relations
Modifier des enregistrements existants via l’action globale 'Modifier l’enregistrement'
Via l’action globale 'Modifier l’enregistrement' dans l’écran Enregistrement > Aperçu, vous pouvez modifier l’année de référence de plusieurs enregistrements à la fois. Sélectionnez les enregistrements, choisissez l’action globale et indiquez l’année de référence souhaitée.
Cette modification fonctionne uniquement pour les enregistrements qui ne sont pas encore liés à une facture ou à une facture provisoire et qui ne sont pas verrouillés. Les enregistrements qui figurent déjà sur une facture ou une facture provisoire, ou qui sont verrouillés, restent inchangés.
Année de référence dans les enregistrements via le minuteur
Utilisez-vous le minuteur dans AdminPulse pour enregistrer votre temps ? Vous pouvez alors indiquer une année de référence au démarrage du minuteur, afin d’associer votre enregistrement de temps au bon exercice comptable.
Pour plus d’informations détaillées sur l’utilisation du minuteur, consultez : Comment enregistrer du temps avec le minuteur ?
Année de référence dans les tâches
Pour les tâches, AdminPulse peut déterminer automatiquement l’année de référence sur base de la tâche, du calendrier de tâche ou de l’exercice comptable de la relation. Vous pouvez aussi renseigner l’année de référence lors de la création d’une tâche unique ou la modifier pour des tâches existantes.
Enregistrer dans une tâche
Si vous créez un enregistrement via une tâche, par exemple à partir du Tableau des tâches (Tâches > Tableau des tâches), AdminPulse remplit automatiquement l’année de référence. Celle-ci est déterminée sur base du calendrier de tâche associé à la tâche. Vérifiez toujours que l’année renseignée automatiquement est correcte.
Pour plus d’informations détaillées sur l’enregistrement à partir du Tableau des tâches, consultez : Enregistrer du temps ou un coût à partir du Tableau des tâches
Configurer l’année de référence dans les calendriers de tâche
Dans la plupart des cas, vous ne devez rien faire. AdminPulse remplit en effet automatiquement l’année de référence des tâches planifiées. Par défaut, AdminPulse utilise 'Année de la date limite', c’est-à-dire l’année dans laquelle tombe la date limite de la tâche.
Vous souhaitez configurer ce comportement autrement pour un calendrier de tâche spécifique ? Vous pouvez le faire via Paramètres > Modèles de tâches, dans le champ 'Année de réf.'. Cette configuration peut se faire aussi bien au niveau du calendrier qu’au niveau de la ligne de calendrier. Vous avez trois possibilités :
- Année de la date limite – l’année dans laquelle tombe la date limite (le paramètre par défaut).
- Année précédant la date limite – l’année qui précède la date limite.
- Exercice basé sur la date limite (+ ou - x jours) – AdminPulse prend l’exercice comptable de la relation, éventuellement avec un décalage de quelques jours.
La dernière option est utile lorsque la date limite tombe juste dans une autre année que l’exercice auquel la tâche appartient réellement. Pensez par exemple à une tâche TVA avec une date limite au 20 janvier, mais qui concerne encore décembre. Si vous configurez 'Exercice basé sur la date limite - 20 jours', AdminPulse se base sur le 31/12 et prend l’exercice comptable applicable à ce moment-là pour la relation.
L’année de référence est ainsi remplie automatiquement lors de la planification des tâches, en fonction de ce paramétrage.
Tâches basées sur l’exercice comptable
💡 Pour les tâches de Comptes annuels, vous ne devez pas renseigner vous-même l’année de référence. AdminPulse sait automatiquement à quel exercice les comptes annuels sont liés et complète l’année de référence sur base de l’année de début de l’exercice comptable.
La même détermination automatique s’applique aux autres tâches basées sur l’exercice comptable de la relation, comme l’impôt des sociétés, les tâches de fin d’exercice et l’assemblée générale.
Créer une tâche ponctuelle
Lorsque vous créez une tâche unique, vous pouvez également y renseigner directement une année de référence dans le champ 'Année de réf.'. AdminPulse complète par défaut l’année civile de la date limite. Si vous modifiez la date limite, l’année proposée est également adaptée.
Le champ est obligatoire : une tâche unique a donc toujours une année de référence.
Vous pouvez créer une tâche unique de deux manières :
- directement comme tâche unique dans un dossier relation spécifique (section Gestion des tâches > Ajouter une tâche ponctuelle)
- via une action globale qui permet de planifier la même tâche pour plusieurs relations à la fois (Dossiers relations > Relations > Action globale)
Modifier l’année de référence d’une tâche
Vous souhaitez modifier l’année de référence d’une seule tâche ? Ouvrez la tâche et modifiez le champ 'Année de réf.' dans le panneau de détail. Cette modification est possible pour une tâche principale. Une sous-tâche reprend automatiquement l’année de référence de la tâche principale et ne peut pas être configurée séparément.
Modifier l’année de référence de plusieurs tâches existantes
Dans l’aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches), vous pouvez modifier en masse l’année de référence de tâches existantes planifiées via l’action globale 'Modifier le champ de la tâche principale'. Vous avez trois possibilités :
- Écraser l’année de référence – vous renseignez vous-même une année de référence.
- Supprimer l’année de référence – vous videz le champ de l’année de référence.
- Recalculer l’année de référence – AdminPulse détermine à nouveau l’année de référence sur base du calendrier de tâche.
💡 Le recalcul de l’année de référence est uniquement possible pour les calendriers de tâche annuels.
Filtrer et regrouper par année de référence
Vous pouvez utiliser l’année de référence pour retrouver des données dans les rapports et les écrans d’aperçu. Dans les rapports d’enregistrements, comme les rapports par relation, collaborateur, article de la liste des prix ou modèle de tâche, vous pouvez filtrer et regrouper par année de référence.
Dans le rapport Rentabilité client, vous pouvez également filtrer par année de référence. Les données de facturation (chiffre d’affaires) sont alors filtrées sur l’année de référence de la facture, et les enregistrements sur l’année de référence de l’enregistrement. Vous pouvez ainsi comparer les deux.
Filtrer par année de référence dans les rapports
Suivez ces étapes pour filtrer un rapport par année de référence :
- Accédez au rapport que vous souhaitez consulter.
- Cliquez sur 'Plus de filtres'.
- Activez le filtre 'Année de réf.' pour afficher les résultats liés à une année de référence spécifique.
Vous pouvez sélectionner une année spécifique dans ce filtre. Vous pouvez aussi sélectionner 'Sans année de référence' pour afficher les enregistrements auxquels aucune année de référence n’a encore été attribuée.
Filtrer par année de référence dans les écrans d’aperçu
En plus des rapports, vous pouvez aussi travailler avec l’année de référence directement dans les écrans d’aperçu.
Dans Enregistrement > Aperçu, vous pouvez afficher la colonne 'Année de réf.'. Vous voyez ainsi immédiatement quelle année de référence est attribuée à un enregistrement. Dans cet aperçu, vous pouvez aussi filtrer sur une année de référence spécifique, ou sélectionner 'Sans année de référence' pour afficher les enregistrements auxquels aucune année de référence n’a encore été attribuée.
Dans Tâches > Aperçu des tâches, vous pouvez également filtrer par année de référence. Vous retrouvez ainsi les tâches sur base de l’année à laquelle elles sont liées.
Regrouper par année de référence dans les rapports
Dans les rapports d’enregistrements, vous pouvez aussi ajouter l’année de référence comme groupe. Les données du rapport sont alors regroupées par année de référence.
- Accédez au rapport que vous souhaitez consulter.
- Cliquez sur 'Ajouter un groupe'.
- Sélectionnez le groupe 'Année de réf.' pour regrouper les résultats par année de référence.
💡 Bon à lire
- Vous souhaitez que les factures provisoires reçoivent immédiatement la bonne année de référence ? Consultez également Comment configurer un schéma de facturation basé sur une année de référence ?