Dans AdminPulse, le calcul de la structure UBO est d’abord effectué dans la section UBO du dossier relation. Une fois le calcul terminé, vous pouvez partager la structure calculée par e-mail, l’imprimer ou l’enregistrer pour une utilisation ultérieure. Pour cela, vous avez besoin d’un modèle qui est automatiquement rempli avec les données de la relation.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont une structure UBO est calculée ? Consultez notre article : Calcul UBO par AdminPulse : un guide étape par étape
Étape 1 : Ajouter un modèle de lettre (action unique)
Avant de pouvoir générer un aperçu de la structure UBO, vous devez ajouter un modèle. Cela peut se faire de deux façons :
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Utiliser le modèle d'exemple :
- Allez dans Paramètres > Modèles de lettre
- Dans les modèles d’exemple en haut de la page, recherchez dans la catégorie 'Autre' le modèle 'Aperçu UBO'
- Téléchargez le modèle d'exemple et adaptez-le à vos préférences
- Ajoutez le modèle adapté comme modèle de lettre via le bouton 'Ajouter'
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Créer un nouveau modèle à partir de zéro :
- Créez un modèle personnalisé, entièrement adapté à vos besoins, en utilisant un fichier Word
- Ajoutez des substituants au document Word pour faire remplir automatiquement la structure UBO. Consultez la liste des champs disponibles ici : Modèles de lettre - Listes
- Téléchargez le nouveau modèle dans Paramètres > Modèles de lettre via le bouton 'Ajouter'
Étape 2 : Rédiger un document à l'aide du modèle UBO
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Allez dans la section 'Lettres'
Ouvrez le dossier relation pour la relation pour laquelle vous souhaitez créer un aperçu UBO et allez dans la section 'Lettres'.
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Commencez un nouveau document
Cliquez sur 'Créer lettre'. Sélectionnez le modèle 'Aperçu UBO' dans le champ 'Modèle' sous la catégorie 'Autre'. AdminPulse remplit automatiquement le document avec les données calculées de la structure UBO pour cette relation.
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Vérifiez le contenu à l’aide de l’aperçu
Utilisez le bouton 'Visualisation' pour prévisualiser la lettre. Vérifiez que toutes les données sont correctes et complètes avant d'enregistrer ou d'envoyer le document.
Étape 3 : Partager et enregistrer le document
Une fois la lettre créée, vous pouvez choisir comment l’utiliser :
- 'Télécharger' : Téléchargez le document pour le modifier ou l'imprimer.
- 'Télécharger PDF' : Générez un PDF prêt à être imprimé ou partagé numériquement.
- 'Seulement envoyer par e-mail' : Envoyez directement la lettre par e-mail depuis AdminPulse sans l’enregistrer localement.
- 'Sauver' : Choisissez cette option pour enregistrer le document dans la section 'Lettres' et y accéder ou le partager ultérieurement.
💡Conseils
- Assurez-vous d'avoir terminé le calcul de la structure UBO dans la section UBO du dossier relation avant de rédiger un document.
- Vérifiez toujours les données dans l’aperçu pour éviter les erreurs.
- Utilisez le modèle d’exemple standard pour gagner du temps, ou adaptez le modèle pour un document entièrement personnalisé.