Avec Penneo, vous pouvez faire signer électroniquement les documents et les lettres que vous créez dans AdminPulse. Vos collègues au sein du cabinet comme vos clients finaux peuvent signer les documents électroniquement. Vous remplacez ainsi les signatures papier par un flux de travail électronique automatisé.

👉 AdminPulse ne facture aucun frais supplémentaire pour cette intégration. Chaque document à faire signer peut être envoyé gratuitement via AdminPulse. Un abonnement Penneo est toutefois nécessaire.

Pour plus d’informations ou pour créer un compte Penneo, consultez penneo.com/fr.

Méthodes de signature prises en charge par Penneo

Penneo prend en charge les méthodes de signature suivantes :

itsme (Belgique)
Dessiner la signature
Télécharger une image de la signature
Saisie du nom

💡 Vous pouvez désactiver séparément les méthodes de signature électronique simples — dessiner la signature, télécharger une image ou saisir le nom — dans la configuration de Penneo.

Configurer l’intégration entre Penneo et AdminPulse

Prérequis : compte Penneo et intégration par utilisateur

👉 Chaque utilisateur AdminPulse qui souhaite envoyer des documents pour signature a besoin de son propre compte Penneo et doit configurer lui-même l’intégration dans AdminPulse.

Vous travaillez avec plusieurs entreprises propres dans AdminPulse ? Configurez l’intégration Penneo par entreprise propre et par utilisateur.

Créez votre compte Penneo via penneo.com.

Configurer l’intégration avec Penneo dans AdminPulse

Pour configurer l’intégration entre Penneo et AdminPulse, suivez ces étapes dans AdminPulse :

Allez dans Paramètres > Applications connectées ou dans Mon profil > Admin-Connect.
Recherchez Penneo dans la liste des intégrations et cliquez sur Connect.
Saisissez votre Client key et votre Secret. Vous créez ces clés API dans Penneo. Consultez le guide Penneo : Comment activer, trouver et créer des clés API.
👉 Utilisez des données propres à chaque utilisateur et ne les partagez pas avec d’autres personnes.
Choisissez les options souhaitées :
- Penneo folder : sélectionnez éventuellement le dossier Penneo dans lequel les documents envoyés depuis AdminPulse seront enregistrés.
- Rappels : définissez après combien de jours (1 à 30) Penneo envoie automatiquement un e-mail aux destinataires qui n’ont pas encore signé le document.
- Notifications par e-mail : recevez des mises à jour par e-mail, par exemple lorsqu’un document est signé ou refusé.
- Simple Electronic Signatures : autorisez les signatures électroniques simples.
  👉 Assurez-vous qu’au moins une option (dessiner, télécharger ou saisir) est activée dans Penneo.
- Ajouter les documents de comptes annuels signés (Silverfin) : ajoutez automatiquement dans AdminPulse les documents Silverfin signés via Penneo. Voir aussi : Documents Silverfin signés par Penneo.
- Ajouter d’autres documents signés : importez également automatiquement dans AdminPulse les autres documents signés via Penneo. Cette option permet de compléter le flux avec Silverfin et Instaclause.
Cliquez sur Next/Save pour enregistrer.

Limitations concernant les champs supplémentaires

L’intégration avec Penneo ne permet pas d’ajouter au document des champs de formulaire supplémentaires, tels que du texte, des listes de sélection ou des cases à cocher. Penneo Webforms peut constituer une solution, mais le document n’est alors pas envoyé automatiquement depuis AdminPulse et un module Penneo supplémentaire est nécessaire.

Conseils pour l’intégration Penneo

Faites d’abord un test avec une adresse e-mail interne avant d’envoyer des documents à vos clients.
Gardez une fréquence de rappel raisonnable, par exemple tous les 3 à 5 jours.

Impact de l’intégration Penneo sur les modèles

Modèles de lettre

Vous ne devez pas modifier vos modèles de lettre dans AdminPulse. Penneo place automatiquement les signatures sur une dernière page distincte.

Exemple de signatures placées sur la dernière page d’un document

Modèles d’e-mail

Vous pouvez créer vos propres modèles d’e-mail pour le message accompagnant la demande de signature. Ajoutez un modèle via Paramètres > Modèles d’e-mail et d’interactions, choisissez le type Signature électronique et sélectionnez le modèle lors de l’envoi des documents.

👉 Ajoutez toujours le substituant {link} dans le modèle. AdminPulse le remplace par le lien de signature unique.

Modèle d’e-mail pour une signature électronique avec le substituant link

S’il n’existe aucun modèle d’e-mail spécifique pour la signature électronique, AdminPulse utilise un texte standard.

👉 Vous avez plusieurs entreprises propres ? Créez un modèle d’e-mail distinct par entreprise. Au moment de l’envoi, choisissez le modèle de l’entreprise propre liée à la relation.

Faire signer les signataires dans un ordre déterminé

Lorsque vous envoyez une demande de signature via Penneo, vous pouvez définir dans quel ordre les signataires reçoivent et signent le document. Pour cela, utilisez un ordre de signature personnalisé.

Un signataire ne reçoit la demande de signature qu’une fois que le signataire précédent a signé. Le signataire de rang 2 reçoit donc la demande après la signature du signataire de rang 1.

Cochez Ordre de signature personnalisé lors de l’envoi d’une demande de signature.
La colonne Rang apparaît dans la liste des signataires.
Utilisez les flèches pour placer les signataires dans l’ordre souhaité.

💡 Cette option est pratique lorsque vous souhaitez d’abord faire signer le document en interne, par exemple par le gestionnaire de dossier ou l’associé, avant que le client reçoive la demande de signature.

Placer les signataires dans l’ordre de signature souhaité

Attribuer un rôle dans le document à un signataire

Lorsque vous envoyez une demande de signature via Penneo, vous pouvez renseigner un Rôle dans le document pour chaque signataire, par exemple Gérant ou Client. Ce rôle est transmis à Penneo et apparaît à côté de la signature dans le document.

La colonne Rôle dans le document est uniquement visible si vous avez configuré vous-même l’intégration Penneo pour votre propre compte. Si vous voyez uniquement la colonne Rôle dans l'AdminPulse et aucun champ de saisie, l’intégration Penneo n’est pas encore configurée pour votre compte.

Commencez par configurer l’intégration Penneo pour votre propre compte. Le champ Rôle dans le document apparaît ensuite automatiquement.

Messages d’erreur Penneo connus et solutions

Exemple de message lorsque l’intégration Penneo n’est pas configurée

💡 Bon à lire

Consultez également les articles suivants pour plus d’explications et de conseils pratiques sur la signature électronique et les modèles :

Vous souhaitez envoyer des documents à vos clients pour les faire signer électroniquement ? Découvrez comment procéder dans cet article : Documents - Signature électronique
Vous souhaitez en savoir plus sur le remplacement automatique des documents après leur signature ? Consultez cet article : Paramètre « Remplacer le document original après sa signature » : comment l’utiliser
Découvrez comment utiliser efficacement les modèles de lettre dans cet article : Modèles de lettres
Vous souhaitez savoir comment les documents Silverfin signés via Penneo sont automatiquement ajoutés dans AdminPulse ? Consultez cet article : Faire signer des documents Silverfin via Penneo et les ajouter automatiquement dans AdminPulse
Vous trouverez également des informations sur l’intégration entre AdminPulse et Penneo dans le centre d’aide Penneo : L’intégration entre AdminPulse et Penneo Sign

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Message d’erreur	Signification et solution
Le logo ou l’image ne s’affiche pas dans l’e-mail envoyé.	L’e-mail est envoyé directement par Penneo. Certains navigateurs ou clients de messagerie bloquent les images. Consultez le guide Microsoft pour autoriser le téléchargement automatique des images. Le problème persiste ? Contactez Penneo.
L’intégration Penneo n’est pas configurée.	Vérifiez que vous avez correctement configuré l’intégration. Vous travaillez avec plusieurs entreprises propres ? Configurez l’intégration par entreprise propre et par utilisateur.