Met creditnotaredenen leg je vast waarom je een creditnota opmaakt, bijvoorbeeld vanwege een foutief bedrag, een dubbele aanrekening of een commerciële tegemoetkoming. Je kiest de reden uit een lijst die je kantoor zelf beheert. Zo gebruikt iedereen dezelfde omschrijvingen en kan je creditnota's achteraf opvolgen per reden.
De reden is alleen bedoeld voor de interne opvolging binnen je kantoor. AdminPulse bewaart ze bij de creditnota, maar voegt ze niet toe aan het document dat je klant ontvangt. Een reden invullen is niet verplicht en je kan maximaal één reden per creditnota kiezen.
In dit artikel lees je hoe je creditnotaredenen instelt, aan een creditnota toevoegt en gebruikt om creditnota's op te volgen.
Hoe stel je creditnotaredenen in?
Je beheert de redenen via Instellingen > Labels, op het tabblad Creditnota redenen. AdminPulse voegt standaard geen redenen toe: je kantoor bepaalt zelf welke redenen beschikbaar zijn. Je hebt hiervoor de rechten nodig om de instellingen te bekijken en te bewerken.
Zo voeg je een reden toe:
- Ga naar Instellingen > Labels.
- Open het tabblad Creditnota redenen.
- Klik op + Creditnota reden toevoegen.
- Vul een naam in en klik op OK.
De reden is meteen beschikbaar bij creditnota's. De naam mag maximaal 255 tekens bevatten en moet uniek zijn binnen je kantoor.
Wil je een reden hernoemen? Klik op de naam, pas ze aan en druk op Enter of klik ergens anders op de pagina. De naam wordt ook aangepast op creditnota's waarvoor de reden al werd gebruikt.
💡 Een reden heeft één naam en kan niet worden vertaald. Werkt je kantoor in meerdere talen? Neem dan beide talen op in dezelfde naam, bijvoorbeeld Foutief bedrag / Montant erroné. Zo blijft de opvolging gebundeld onder één reden.
Een reden uitschakelen of verwijderen
Wordt een reden niet meer gebruikt? Vink dan in de kolom Uitgeschakeld het vakje bij de reden aan. De reden:
- verdwijnt uit de keuzelijst bij nieuwe creditnota's;
- blijft behouden bij creditnota's waarop ze al gebruikt werd;
- blijft beschikbaar als filter.
Wil je de reden opnieuw gebruiken? Vink Uitgeschakeld dan weer uit.
Je kan een reden alleen definitief verwijderen als de kolom Aantal creditnota's op 0 staat. Klik in dat geval op het vuilbak-icoon en bevestig met Ja. Wordt de reden al gebruikt, dan kan je ze alleen uitschakelen. Zo blijft je historiek behouden.
Hoe geef je een reden op bij een creditnota?
Het veld Creditnota reden verschijnt alleen bij creditnota's, niet bij facturen. Je hebt de rechten nodig om factuurvoorstellen te bewerken.
Je vindt het veld op twee plaatsen:
- bij een vrije creditnota via Facturatie > Nieuwe vrije creditnota;
- via Facturatie > Factuurvoorstellen, nadat je de lijn van de creditnota hebt opengevouwen.
Werk als volgt:
- Open of maak de creditnota.
- Klik bij Creditnota reden op het potlood-icoon of op de reden die er al staat.
- Kies een reden uit de lijst. Kies Geen als je een eerder gekozen reden wil verwijderen.
Maak je een creditnota op basis van een bestaande factuur of factuurlijn? Dan wordt er niet automatisch een reden ingevuld. Je kiest de reden zelf op het creditnotavoorstel.
👉 Uitgeschakelde redenen staan niet meer in de keuzelijst. Werd de reden al gekozen voordat ze werd uitgeschakeld? Dan blijft ze bij die creditnota behouden.
💡 Is het creditnotavoorstel vergrendeld? Dan kan je de reden niet aanpassen. Hef eerst de vergrendeling op.
Wat gebeurt er wanneer je de creditnota definitief maakt?
Zodra de creditnota definitief is, kan je de reden niet meer aanpassen of alsnog invullen. Kies de reden dus terwijl de creditnota nog een voorstel is.
Je kan de reden nadien raadplegen via Facturatie > Facturen. Vouw de lijn van de creditnota open om de reden bij de details te bekijken. Werd er geen reden ingevuld? Dan verschijnt het veld niet.
👉 Zet je een creditnotavoorstel met Verander naar factuur om naar een factuur? Dan verwijdert AdminPulse de reden. Zet je het voorstel later opnieuw om naar een creditnota, dan moet je de reden opnieuw kiezen.
Hoe filter je op creditnotaredenen?
Je kan op één of meerdere redenen filteren via de geavanceerde filters in Facturatie > Factuurvoorstellen en Facturatie > Facturen.
- Open Facturatie > Factuurvoorstellen of Facturatie > Facturen.
- Klik op Geavanceerde filters.
- Kies bij Creditnota reden een of meerdere redenen.
Kies Zonder reden voor creditnota om creditnota's te tonen waarvoor nog geen reden werd ingevuld. Je kan deze optie combineren met een of meerdere andere redenen.
💡 Uitgeschakelde redenen verschijnen niet tussen de standaardsuggesties. Typ de naam van de reden om ze toch als filter te selecteren. AdminPulse toont uitgeschakelde redenen doorstreept.
💡 Goed om te lezen
Lees ook deze artikels over facturen en creditnota's: