Dit artikel geeft je een algemeen overzicht van forfaitaire facturatie in AdminPulse. Het zoomt niet in op alle uitzonderingen of configuratiemogelijkheden.
👉 Raadpleeg zeker de gelinkte hulpartikels onderaan voor meer informatie.
Wat is forfaitaire facturatie?
Bij forfaitaire facturatie werk je met een vast bedrag per periode, ongeacht het aantal of type registraties (zoals tijd, kosten of afstand) in die periode. Deze methode is perfect voor terugkerende diensten met voorspelbare prijzen. Je facturatie wordt eenvoudiger, en je klant weet op voorhand wat hij betaalt.
💡 Registraties kunnen aangeduid worden als ‘binnen forfait’ (gedekt door het vaste bedrag) of ‘buiten forfait’ (apart te factureren). Je bepaalt dit handmatig of via prijslijstitems of bij het registreren.
Er zijn twee manieren om dergelijke registraties te verwerken:
- Zelfde factuur: De forfaitaire bedrag (bijvoorbeeld €X) én de buiten forfait-registraties worden samen gefactureerd op één factuur van het type Forfait. Deze factuur bevat het vaste bedrag én extra lijnen voor de buiten forfait-registraties, bovenop het forfaitbedrag.
- Aparte facturen: De forfaitaire bedrag wordt gefactureerd op een factuur van het type Forfait. De buiten forfait-registraties worden apart gefactureerd op een tweede factuur van het type Regie, volledig los van het forfaitbedrag.
Dit stel je in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie PDF-creatie onder de optie 'Hoe registraties 'buiten forfait' factureren'?
💡 De uiteindelijke opmaak en structuur van de factuur hangt ook af van de ingestelde factuurlay-out in AdminPulse. Die bepaalt bijvoorbeeld of en hoe de factuurlijnen getoond worden op de PDF.
Facturatieschema aanmaken of aanpassen
Je bepaalt zelf hoe vaak per jaar er een forfaitfactuur wordt aangemaakt. Dit beheer je via Instellingen > Facturatieschema’s.
AdminPulse stelt standaard drie schema’s voor:
- 1 forfaitfacturen per jaar
- 4 forfaitfacturen per jaar
- 12 forfaitfacturen per jaar
👉 Wil je een volledig nieuw schema maken? Klik dan op '+ Toevoegen'.
Deze schema’s kan je eenvoudig aanpassen:
- Open een schema via het pijltje (
) om de lijnen te bekijken.
- Pas de facturatiedata aan door op het potloodicoon (
) te klikken. Klik daarna op een datum om ze te wijzigen.
- Pas de factuurtekst per lijn op dezelfde manier aan.
- Verwijder een lijn via het vuilbakicoon (
).
- Voeg nieuwe lijnen toe met ‘Lijn toevoegen’.
💡Lees ook: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
Facturatieschema instellen per relatie
Bij elke relatie stel je in welk facturatieschema gebruikt wordt. Dit doe je via Relatie > sectie Facturatie > blok Facturatieplanning.
Je kan hier:
- Een facturatieschema koppelen
- De begindatum en optioneel een einddatum instellen
- Een specifieke grootboekrekening toevoegen, indien nodig
💡Lees ook: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
Forfait gebruiken voor een eenmalige opstartfactuur
Wil je een eenmalige forfaitfactuur aanrekenen voor de opstartfase? Dan heb je twee mogelijke manieren om dit in AdminPulse te organiseren:
- Via einddatum: Maak een nieuw forfait-facturatieschema aan met slechts één lijn. Stel dit in bij de facturatieplanning van de relatie en geef een einddatum op via het veld 'Planning eindigt op'. Zodra die datum voorbij is, schakelt het systeem automatisch over naar factureren op basis van registraties.
- Via nieuw schema: Na de opstartperiode kan je overschakelen naar een ander facturatieschema (bijvoorbeeld een regie- of ander forfaitschema). Dit doe je door een nieuwe facturatieplanning toe te voegen voor dezelfde relatie, met een begindatum die aansluit op de vorige planning.
AdminPulse zorgt ervoor dat alle registraties correct toegewezen en verwerkt worden — zowel tijdens de forfaitperiode als na de overgang.
Prijslijst items aanduiden als ‘binnen forfait’
Om het proces te automatiseren, kan je bij het aanmaken of aanpassen van prijslijstitems (via Registratie > Prijslijst) aanduiden of een item standaard ‘binnen forfait’ valt. Zo worden registraties die dit item gebruiken automatisch correct gecategoriseerd binnen je forfaitfacturatie.
👉 Registraties die niet automatisch als ‘binnen forfait’ herkend worden, kan je ook handmatig aanduiden bij het registreren.
Automatische klaargezette facturen
De forfaitfacturen worden automatisch klaargezet op de datum die voorzien is in het facturatieschema. Ze verschijnen als factuurvoorstellen in Facturatie > Factuurvoorstellen en vragen in het algemeen nog een manuele controle, bewerking en verzending.Â
Goed om te lezen
Bekijk zeker ook deze gerelateerde hulpartikels: