Medewerkers toewijzen per relatie

In AdminPulse zijn verschillende medewerkerprofielen beschikbaar per relatiedossier. Daarmee duid je aan wie binnen het kantoor verantwoordelijk is voor het werk dat voor die relatie wordt uitgevoerd.

Je kan deze profielen gebruiken om relaties te filteren en om taken automatisch aan de juiste medewerker toe te wijzen. Je bent niet verplicht om aan elk profiel een persoon toe te wijzen.

In dit artikel lees je welke medewerkerprofielen beschikbaar zijn, hoe je relaties op profielen filtert en hoe je profielen gebruikt om taken toe te wijzen via taaksjablonen.

Medewerkerprofielen in het relatiedossier

In het relatiedossier kan je de volgende medewerkerprofielen invullen:

• Medewerker vennoot: de eigenaar of partner van het kantoor die verantwoordelijk is voor deze relatie.
• Medewerker verantwoordelijke: de dossierverantwoordelijke die de leiding heeft over het dossier van deze relatie.
• Medewerker senior: een senior medewerker die een aanvullende of leidinggevende rol kan spelen binnen het werk voor deze relatie.
• Medewerker: een medewerker van je kantoor die uitvoerend werk verricht voor deze relatie.
• Medewerker (vervanger): een vervanger voor wanneer de vaste medewerker tijdelijk niet beschikbaar is.
• Medewerker facturatie: de medewerker die verantwoordelijk is voor de facturatie van deze relatie.

Bij het invullen van een medewerkerprofiel kies je de medewerker via een keuzelijst met zoekfunctie. Begin de naam van de medewerker te typen om de lijst te verfijnen en sneller de juiste persoon te selecteren. Dit is vooral handig wanneer je kantoor met veel medewerkers werkt.

💡 Passen de standaard profielnamen niet bij de structuur van je kantoor? Je kan ze hernoemen en afstemmen op je eigen noden. Lees hier hoe: Medewerkersprofielen hernoemen.

Relaties filteren op medewerkerprofielen

Op het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties) kan je snel een lijst opstellen van relatiedossiers waarin een specifiek profiel toegekend is aan een medewerker.

1. Ga naar Relaties.
2. Klik op Meer filters.
3. Selecteer het profiel waarop je wilt filteren, bijvoorbeeld Medewerker vennoot, Medewerker verantwoordelijke, Medewerker of Medewerker (vervanger).
4. Selecteer per profiel de gewenste medewerker.

Met deze filteropties vind je snel de relatiedossiers terug waarin een bepaalde medewerker binnen je kantoor verantwoordelijk is.

Taken toewijzen via medewerkerprofielen in taaksjablonen

Bij het gebruik van taaksjablonen kan je taken of deeltaken toewijzen aan een van de profielen die in het relatiedossier zijn ingesteld. Zodra een taak wordt ingepland, wordt die taak automatisch toegewezen aan de medewerker die in het dossier aan dat specifieke profiel gekoppeld is.

Dit is vooral belangrijk bij geplande taken. Wanneer AdminPulse een taak automatisch aanmaakt via taakplanning, kijkt het systeem naar het veld Toegewezen aan (standaard) in het taaksjabloon. Is daar een medewerkerprofiel gekozen, dan wordt de taak toegewezen aan de medewerker die in het relatiedossier aan dat profiel gekoppeld is.

Meer informatie over het creëren en beheren van taaksjablonen vind je hier: Taaksjablonen.

💡 Tip: medewerkerprofielen snel aanpassen via Globale acties

Je kan meerdere relaties tegelijk aanpassen via Globale acties. Dit maakt het eenvoudiger om profielvelden zoals Medewerker vennoot of Medewerker (vervanger) in bulk bij te werken.

1. Ga naar het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties).
2. Selecteer de relaties die je wilt bewerken. Gebruik eventueel eerst een filter.
3. Klik op Globale acties en daarna op Medewerker aanpassen.
4. Kies het profielveld dat je wilt bijwerken voor de geselecteerde relaties en wijs een medewerker toe.

Zo behoud je snel het overzicht over de verantwoordelijken binnen de verschillende dossiers.

💡 Goed om te lezen

Bekijk ook deze gerelateerde artikels voor meer informatie over medewerkerprofielen, taaksjablonen en taakplanning:

• Medewerkersprofielen hernoemen
• Taaksjablonen
• Overzicht: Taken automatisch laten inplannen met Taakplanning