Met taakplanningen laat je terugkerende taken automatisch aanmaken op basis van een taaksjabloon. De taken bevatten ook de deeltaken die in het taaksjabloon zijn ingesteld.
Via Relatiedossiers > Taakplanningen krijg je een overzicht van alle bestaande taakplanningen. Je kan de taakplanningen filteren, aanpassen en exporteren.
Filters bovenaan het Taakplanningen-scherm
Met de filters bovenaan het Taakplanningen-scherm bepaal je voor welke relaties je de taakplanningen wil weergeven.
De standaardfilters zijn:
- Relatie zoeken: Zoek een specifieke relatie op en geef alleen de bijbehorende rij of rijen weer.
- Relatietype: Filter op Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon.
- Relatiestatus: Filter op Klant, Prospect, Eigen bedrijf of Andere.
Aanvullende filters toevoegen
Klik op Meer filters om te bepalen welke aanvullende filters je wil gebruiken. Vink één of meerdere filters aan. De geselecteerde filters verschijnen vervolgens als extra filtervelden boven de tabel.
Gebruik het veld Zoek filters om snel een filter te vinden. Met Reset filters wis je in één keer de ingestelde filters bovenaan het scherm.
Je kan onder andere de volgende filters toevoegen:
- BTW periodiciteit: Filter op de periodiciteit van de btw-aangifte.
- Eigen bedrijf: Filter op het eigen bedrijf waartoe de relatie behoort.
- Labels (met) en Labels (zonder): Toon relaties die bepaalde relatielabels wel of niet hebben.
- Link type en Link type (omgekeerd): Filter op het type koppeling tussen relaties, in de gewone of omgekeerde richting.
- Medewerker, Medewerker (vervanger), Medewerker facturatie, Medewerker senior, Medewerker vennoot en Medewerker verantwoordelijke: Filter op de medewerker die voor de relatie in het bijbehorende medewerkersprofiel is ingesteld.
- Opdrachtsjabloon: Filter op het opdrachtsjabloon dat voor de relatie wordt gebruikt.
- Rechtsvormen: Filter op de rechtsvorm van de relatie. Je kan ook relaties zonder rechtsvorm weergeven.
- Relatiegroepen: Filter op de relatiegroep waartoe de relatie behoort.
- Relatiekiezer: Selecteer één of meerdere specifieke relaties waarop je wil filteren.
👉 Welke aanvullende filters beschikbaar zijn, hangt af van de instellingen en functies die je kantoor gebruikt. Zo verschijnt Eigen bedrijf alleen wanneer je kantoor meerdere eigen bedrijven beheert en Opdrachtsjabloon alleen wanneer je kantoor met opdrachten werkt.
Overzichtstabel van het Taakplanningen-scherm
De overzichtstabel toont welke taakplanningen per relatie zijn ingesteld en welk planningsschema wordt gebruikt. Werkt je kantoor met opdrachten? Dan wordt voor elke combinatie van een relatie en een opdracht een afzonderlijke rij weergegeven.
De tabel bevat onder andere de volgende kolommen:
- Relatie: De naam van de relatie.
- Opdracht: De opdracht waarvoor de rij geldt, zoals Standaard opdracht of Advies. Deze kolom is van toepassing wanneer je kantoor met opdrachten werkt.
- Einde eerste boekjaar: De einddatum van het eerste boekjaar.
- Einde boekjaar: De einddatum van het boekjaar.
- Volgende algemene vergadering: De datum van de volgende algemene vergadering.
- Taaksjablonen: Voor elk bestaand taaksjabloon, zoals BTW-aangifte of Bedrijfsvoorheffing, is een aparte kolom beschikbaar. In deze kolom zie je welk planningsschema voor de taak is ingesteld, bijvoorbeeld Maandelijks, Kwartaal of Jaarlijks.
Klik op het trechter-icoon in een kolom om de gegevens in die kolom te filteren. Je kan bijvoorbeeld filteren op een bepaald planningsschema of op relaties waarvoor nog geen schema is ingesteld. Wanneer een kolomfilter actief is, wordt het trechter-icoon rood.
Voor de taak BTW-aangifte kan je bijvoorbeeld alleen de relaties weergeven waarvoor geen taak is ingepland of waarvoor de taak jaarlijks of per kwartaal is ingepland.
Klik op de kolomnaam Einde boekjaar of Volgende algemene vergadering om de datums in stijgende of dalende volgorde te sorteren.
💡 Klik op de naam van een planningsschema om snelkoppelingen naar het Taakbord en het Taakoverzicht weer te geven.
Extra opties in het Taakplanningen-scherm
Kolommen aanpassen
Klik op Kolommen aanpassen om te bepalen welke kolommen in de overzichtstabel worden weergegeven. Zo kan je overbodige informatie verbergen en bijvoorbeeld alleen de kolom voor het taaksjabloon BTW-aangifte tonen.
Taakplanningen of volmachten exporteren naar Excel
Klik op Taakplanningen exporteren of Volmachten exporteren om de gefilterde gegevens naar een Excel-bestand te exporteren. Je kan het bestand vervolgens bewaren of gebruiken om buiten AdminPulse verdere analyses en rapporten te maken.
Globale acties in het Taakplanningen-scherm
Met globale acties kan je voor meerdere rijen tegelijk een taakplanning instellen of verwijderen, of een eenmalige taak toevoegen.
Selecteer één of meerdere rijen met het bijbehorende selectievakje. Zodra je minstens één rij selecteert, wordt de knop Globale acties beschikbaar.
Globale actie: Taakplanning instellen / verwijderen
Met Taakplanning instellen / verwijderen voeg je een taakplanning toe voor de geselecteerde rijen of verwijder je bestaande taakplanningen.
💡 Heb je per ongeluk één of meerdere taakplanningen verwijderd? Je kan deze niet zelf herstellen in AdminPulse. Contacteer ons via een supportticket, dan helpen we je graag verder.
Globale actie: Eenmalige taak toevoegen
Met Eenmalige taak toevoegen maak je voor elke geselecteerde rij eenmalig een taak aan op basis van een taaksjabloon. Hiervoor wordt geen terugkerende taakplanning ingesteld.
👉 Werkt je kantoor met opdrachten? Dan toont het Taakplanningen-overzicht een afzonderlijke rij per opdracht van een relatie. Selecteer je meerdere opdrachten van dezelfde relatie, dan wordt de eenmalige taak voor elke geselecteerde opdracht aangemaakt.
Je bepaalt daarbij:
- de deadline van de taak;
- de toegewezen gebruiker, of je behoudt de gebruiker die in het taaksjabloon is ingesteld;
- het referentiejaar, als je kantoor gebruikmaakt van Ref. jaar.
Vink Voeg de taak niet toe als deze al bestaat voor desbetreffende relatie aan om relaties over te slaan waarvoor de taak al bestaat.