In dit artikel lees je wat planningsschema’s van taaksjablonen zijn, waarom ze zo handig zijn en hoe je ze gebruikt. Je ontdekt hoe je planningsschema’s en de bijbehorende planningslijnen kunt toevoegen, bewerken, verwijderen of dupliceren – zodat AdminPulse automatisch terugkerende taken voor je inplant.
👉 Let op bij het aanpassen van planningsschema’s
Het wijzigen of testen van een planningsschema dat al via een taakplanning aan relaties gekoppeld is, kan leiden tot dubbele taken.
Ons advies: Dupliceer eerst het bestaande planningsschema of maak een nieuw schema aan. Werk je wijzigingen daar uit.
Gebruik in de verschillende taak-schermen de filter op planningsschema om snel dubbele of ongewenste taken op te sporen en te verwijderen.
Wat is een planningsschema en waarom zou je het gebruiken?
Een planningsschema fungeert als een automatische herinnering voor terugkerende werkzaamheden. Je stelt het één keer in bij een taaksjabloon en bepaalt zo wanneer de taken gepland moeten worden.
Vervolgens koppel je dat taaksjabloon via een taakplanning aan een relatie. Vanaf dat moment maakt AdminPulse automatisch de juiste taken aan, gebaseerd op de frequentie die je in het planningsschema hebt ingesteld.
Voordelen van een planningsschema:
- Nooit meer deadlines missen – taken verschijnen automatisch
- Tijdswinst – je hoeft terugkerende taken niet telkens opnieuw handmatig toe te voegen
- Consistentie – elke relatie wordt tijdig en op dezelfde manier opgevolgd
- Compliancy – helpt bij het behalen van wettelijke deadlines (zoals belastingaangiftes)
Eén taaksjabloon, meerdere planningsschema's
Voor elk taaksjabloon kun je meerdere planningsschema’s instellen. Dit biedt je maximale flexibiliteit.
Bijvoorbeeld, voor hetzelfde taaksjabloon:
- Eén schema voor maandelijkse opvolging
- Een tweede voor kwartaalplanning
- Een derde voor jaarlijkse opvolging
Vervolgens kies je per relatie welk planningsschema het beste past bij de situatie. Dit stel je in via het relatiedossier onder: Relatiedossier > sectie Taakbeheer > onderdeel Taakplanning. Het taaksjabloon wordt daar via een taakplanning aan de relatie gekoppeld.
👉 Voor automatische taakplanning moet er minstens één planningsschema aan het taaksjabloon zijn toegevoegd en moet dat taaksjabloon via een taakplanning aan een relatie gekoppeld zijn. Zonder wordt de taak niet automatisch ingepland en kun je deze alleen handmatig (‘ad hoc’) toevoegen.
Wat doen planningslijnen binnen een schema?
Een planningsschema bestaat uit één of meerdere planningslijnen. Elke lijn bepaalt:
- Wanneer een taak wordt ingepland
- Welke deadline eraan gekoppeld is
Bijvoorbeeld: binnen een kwartaalschema kun je vier planningslijnen instellen – elk met een unieke deadline voor dat kwartaal. Zo stel je eenvoudig geavanceerde planningen samen die aansluiten op jouw werkproces.
Waar vind je de planningsschema’s van een taaksjabloon?
Wil je de planningsschema’s van een taaksjabloon bekijken of aanpassen? Dat doe je via het overzicht van taaksjablonen.
Planningsschema’s openen vanuit het overzicht van taaksjablonen
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen
- Zoek de taak waarvan je het planningsschema wilt bekijken
Je hebt nu twee mogelijkheden:
- Vouw de rij open via het driehoekje links van de taak en klik vervolgens op de knop 'Taakschema’s openen'
-
Of klik direct op het kalender-icoon aan het einde van de rij zonder de taak open te vouwen.
💡 Het getal bij de knoppen toont hoeveel planningsschema’s er bij dit taaksjabloon horen.
Beide handelingen openen een venster waarin je:
- Een overzicht krijgt van alle planningsschema’s die aan dat taaksjabloon zijn gekoppeld
- Per schema ook de onderliggende planningslijnen kunt inzien
Hoe voeg je planningsschema's met planningslijnen toe aan taaksjablonen?
Wil je een nieuw planningsschema maken? Volg dan deze stappen:
Stappen om een nieuw planningsschema aan een taaksjabloon toe te voegen
- Open het venster met de planningsschema’s van het betreffende taaksjabloon (zie stappen onder Planningsschema’s openen vanuit het overzicht van taaksjablonen)
- Klik op de knop '+Schema toevoegen'
- In het dialoogvenster dat verschijnt, stel je de parameters in voor het nieuwe planningsschema
- Klik op 'Toevoegen'
Het schema wordt direct aangemaakt. - Je kunt voor het nieuwe planningsschema nu:
- Planningslijnen aanpassen
- Nieuwe lijnen toevoegen
- Overbodige lijnen verwijderen
Instellingen op schema-niveau
Bij het aanmaken van een planningsschema stel je een aantal algemene parameters in die gelden voor het volledige schema. Je kunt deze instellingen later ook nog aanpassen. Hieronder vind je een overzicht van de instellingen op schema-niveau.
Parameter: Naam van het planningsschema
Geef het schema een naam in het Nederlands en Engels. Je stelt deze naam in bij het aanmaken en kunt hem later bewerken door op de schemanaam te klikken.
Parameter: Plannen (aantal dagen voor deadline)
Stel op schema-niveau in hoeveel dagen voor de deadline de taak ingepland moet worden. Deze waarde bepaalt de berekende planningsdatum van de planningslijn(en), tenzij je op een specifieke planningslijn een vaste planningsdatum instelt.
Parameter: Planningslijnen (alleen instelbaar bij het aanmaken van een schema)
Bij het aanmaken van een nieuw schema kun je automatisch planningslijnen laten toevoegen. Je hoeft dan alleen nog de deadlines en planningsdatums aan te passen indien nodig. Kies één van de volgende opties:
- Geen – er worden geen lijnen toegevoegd aan het nieuwe schema
- Maandelijks, jaarlijks herhaald – 12 lijnen van het type 'Jaarlijks herhaald'
- Tweemaandelijks, jaarlijks herhaald – 6 lijnen van het type 'Jaarlijks herhaald'
- Per kwartaal, jaarlijks herhaald – 4 lijnen van het type 'Jaarlijks herhaald'
- Halfjaarlijks – 2 lijnen van het type 'Jaarlijks herhaald'
- Jaarlijks met vaste datum – 1 lijn van het type 'Jaarlijks herhaald'
- Jaarlijks – t.o.v. einde boekjaar – 1 lijn van het type 'Ten opzichte van einddatum boekjaar'
- Jaarlijks – t.o.v. de AVA – 1 lijn van het type 'Ten opzichte van de volgende AVA'
- Jaarlijks – t.o.v. geboortedatum – 1 lijn van het type 'Verjaardag'
- Jaarlijks op datum in relatie – 1 lijn van het type 'Datum in relatie'
- Ten opzichte van vervaldatum ID kaart – 1 lijn van het type 'Vervaldatum ID-kaart'
- Ten opzichte van vervaldatum LEI – 1 lijn van het type 'LEI-vervaldatum'
- Ten opzichte van vervaldatum UBO – 1 lijn van het type 'UBO-vervaldatum'
- Ten opzichte van vervaldatum WWFT – 1 lijn van het type 'WWFT-vervaldatum'
- Wekelijks – om de zoveel weken – 1 lijn van het type 'Wekelijks'
Je kiest op welke dag de taak ingepland moet worden (maandag t/m zondag).
👉 Wekelijkse planningen hebben geen vaste planningsdatum.
In onderstaand voorbeeld zie je hoe je een schema instelt om een taak om de twee weken op dinsdag in te plannen:
👉 Let op: bij het toevoegen van een taakplanning met dit schema aan een relatie (Relatiedossier > sectie Taakbeheer > onderdeel Taakplanning) is de opgegeven startdatum bepalend voor wanneer de eerste taak ingepland wordt. Bijvoorbeeld: als je planningsdag dinsdag is en de startdatum valt op een woensdag, dan wordt de eerste taak gepland op de daaropvolgende dinsdag.
-
Parameter: Taken verwijderen (alleen instelbaar bij bestaande schema’s)
- Niet verwijderen – Taken blijven altijd zichtbaar en raadpleegbaar.
-
Verwijderen na 1 tot 5 jaar – Taken worden automatisch verwijderd uit overzichten en filters, afhankelijk van de gekozen bewaartermijn. Ze blijven intern wel beschikbaar voor auditdoeleinden.
Parameter: Referentiejaar (Ref. jaar, alleen instelbaar bij bestaande schema’s)
👉 De optie referentiejaar is niet standaard beschikbaar. Meer informatie vind je in het artikel: Wat is een referentiejaar en hoe geef je het in?
- Jaar voor de deadline – Referentiejaar = het jaar dat voorafgaat aan de deadline
- Jaar van de deadline – Referentiejaar = hetzelfde jaar als de deadline
-
Boekjaar op basis van deadline – AdminPulse koppelt de taak aan het boekjaar van de relatie.
Dit is vooral handig als je klant een gebroken boekjaar hanteert. Een taak met als deadline 20/01/2025 en een boekjaar van 01/07/2024 – 30/06/2025, wordt dan gekoppeld aan referentiejaar 2024.
💡 De instelling voor het referentiejaar kan verschillen tussen het planningsschema en de individuele planningslijnen.
Instellingen op planningslijn-niveau
In een planningsschema kun je meerdere planningslijnen instellen. Die bepalen wanneer een taak wordt ingepland en welke deadline eraan gekoppeld is. Per lijn kun je volledig instellen hoe en wanneer taken verschijnen – helemaal afgestemd op je werkproces.
Bij het aanmaken van een schema kun je al automatisch een lijnstructuur laten toevoegen. Daarna kun je de lijnen bewerken, verwijderen of aanvullende lijnen toevoegen.
Parameter: Lijntype
Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare lijntypes:
- Jaarlijks herhaald: Voor taken die elk jaar plaatsvinden.
- Biztax – tabel FOD: Voor taken waarvan de deadline afhangt van de officiële kalender van de Federale Overheidsdienst Financiën. Meer informatie hierover verderop in dit artikel - specifiek voor België.
- Jaarrekening: Voor taken met een deadline die wordt berekend op basis van de Algemene Vergadering en het boekjaar. Meer informatie hierover verderop in dit artikel - specifiek voor België.
- Ten opzichte van einddatum boekjaar: Voor taken die moeten plaatsvinden binnen een bepaalde periode na het einde van het boekjaar van een relatie. Handig voor boekjaarafhankelijke taken.
- Ten opzichte van de volgende AVA: Voor taken gekoppeld aan de volgende AVA.
- Verjaardag: Voor relatiegebonden taken die samenhangen met een geboortedatum.
-
Datum in relatie: Voor taken met een specifieke deadline per relatie. Deze datum geef je op bij het toevoegen van de taakplanning aan de relatie in het relatiedossier (Relatiedossier > sectie Taakbeheer > Taakplanning > klik op '+' om toe te voegen)
- Vervaldatum ID kaart: Voor taken die afhangen van de vervaldatum van een identiteitskaart.
- LEI vervaldatum: Voor taken gekoppeld aan de vervaldatum van een Legal Entity Identifier.
- UBO vervaldatum: Voor taken die gebaseerd zijn op de vervaldatum van UBO-gegevens.
-
WWFT-vervaldatum: voor taken die gekoppeld zijn aan de vervaldatum van de WWFT-finalisatie in het relatiedossier.
Parameter: Deadline
De deadline is de uiterste datum waarop de taak afgerond moet zijn. Je past deze handmatig aan per lijn door op de datum te klikken.
Parameter: Planningsdatum
De planningsdatum van een lijn bepaalt wanneer de taak zichtbaar wordt en kan worden opgepakt. Je kunt ervoor kiezen de datum automatisch te laten berekenen, of zelf een vaste datum toe te wijzen.
- Een cursieve datum met een rekenmachine-icoon betekent dat de datum automatisch is berekend op basis van de deadline en het aantal dagen voor de deadline, zoals ingesteld op schema-niveau.
- Een vaste datum, handmatig ingesteld, wordt aangeduid met een slotje, is niet cursief en verandert niet automatisch mee met de instellingen op schema-niveau.
Je kunt op een lijn een vaste datum instellen, ook wanneer andere lijnen in hetzelfde schema automatisch worden berekend. Dit is handig voor uitzonderingen of als je bepaalde taken altijd op een vaste dag wilt plannen.
Parameter: Referentiejaar
Het referentiejaar is ook in te stellen per individuele planningslijn, met dezelfde opties als op schema-niveau.
Specifieke planningslijntypes
Bepaalde lijntypes, zoals 'Jaarrekening' of 'Biztax – tabel FOD', werken met een vaste berekeningsformule. AdminPulse levert deze lijnen vooraf ingesteld aan via de bijbehorende taaksjablonen.
Deze planningslijntypes zijn specifiek bedoeld voor Belgische klanten. Wil je toch meer informatie? Schakel dan over naar de Vlaamse versie van dit artikel bovenaan de pagina.
Planningsschema’s en planningslijnen van taaksjablonen beheren
Hoe voeg je planningslijnen of planningsschema’s toe?
Wil je een nieuwe lijn of een volledig nieuw schema toevoegen aan een taaksjabloon? Volg dan deze stappen:
- Schema toevoegen: Klik bij de planningsschema’s van een taaksjabloon op ‘+Schema toevoegen’. In het venster dat verschijnt stel je de parameters in zoals hierboven uitgelegd.
- Lijn toevoegen: Open een planningsschema en klik op de knop ‘+Lijn toevoegen’. Er wordt direct een nieuwe lijn toegevoegd met een voorgestelde deadline. Controleer de deadline en pas deze zo nodig aan.
Hoe kun je planningsschema’s en -lijnen wijzigen?
Je kunt de planning op twee manieren aanpassen.
Methode 1: Het aantal dagen voor de deadline aanpassen op schema-niveau
Pas op schema-niveau het aantal dagen voor de deadline aan via de instelling ‘Plannen (aantal dagen voor deadline)’. Alle planningslijnen die gebruikmaken van automatische planningsdatums (herkenbaar aan het rekenmachine-icoon) volgen deze nieuwe instelling automatisch.
Methode 2: Planningsdatum per lijn aanpassen
Je kunt ook per planningslijn een vaste planningsdatum instellen. Deze overschrijft de automatisch berekende datum en is alleen van toepassing op die specifieke lijn.
👉 Een vaste planningsdatum (herkenbaar aan het sloticoon) kun je alleen op die lijn handmatig aanpassen of wissen.
Actie: ‘Taakplanning uitvoeren voor deze schema’s’
In principe worden nieuwe taken automatisch aangemaakt tijdens de nachtverwerking. Wil je wijzigingen direct doorvoeren? Dan kun je deze actie handmatig gebruiken.
Open het planningsschema en klik op ‘Taakplanning uitvoeren voor deze schema’s’. Hierdoor worden direct nieuwe taken gegenereerd in alle relaties waarin dit aangepaste schema is gekoppeld via een taakplanning.
💡 Deze actie heeft alleen effect op toekomstige taken. Bestaande taken blijven ongewijzigd.
Wil je reeds ingeplande taken ook aanpassen (bijvoorbeeld vanwege een gewijzigde deadline)? Gebruik dan een globale actie in het Taak overzicht, zoals ‘Taak herberekenen’, of pas ze handmatig aan.
Planningsschema’s en -lijnen verwijderen
Je kunt een planningsschema of planningslijn verwijderen door op het prullenbakicoon aan het einde van de rij te klikken. Houd er rekening mee dat verwijderen alleen mogelijk is onder bepaalde voorwaarden, afhankelijk van het gebruik in relaties.
Planningsschema’s verwijderen
Een planningsschema kun je pas verwijderen als het niet gekoppeld is aan actieve taakplanningen. In dat geval krijg je een melding met een overzicht van de betrokken relaties en wordt verwijderen geblokkeerd.
Wordt het schema nergens meer gebruikt, dan kun je het veilig verwijderen. Bestaande taken die eerder met dat schema zijn aangemaakt blijven bestaan, maar er worden geen nieuwe taken meer gegenereerd.
Planningslijnen verwijderen
Een planningslijn kan alleen worden verwijderd als het schema waartoe deze behoort niet actief gebruikt wordt in relaties. Is dit wel het geval, dan verschijnt er een keuzedialoog met de volgende opties:
- Annuleren
- Enkel planningslijn verwijderen (bestaande taken blijven behouden)
- Planningslijn en taken verwijderen (voor een volledige opschoning)
Kies wat het beste past bij jouw situatie.
Planningsschema’s dupliceren
Wil je snel een nieuw schema maken dat sterk lijkt op een bestaand schema? Gebruik dan het kopie-icoon rechts in de rij van het schema dat je wilt hergebruiken.
Wat wordt gekopieerd:
- Alle bijbehorende planningslijnen
- De instelling ‘Plannen (aantal dagen voor deadline)’
- Instellingen met betrekking tot het verwijderen van taken
- De referentiejaarinstelling
- Alle aangepaste parameters per lijn
Wat er daarna gebeurt:
- Je krijgt een volledige kopie van het schema die losstaat van het origineel
- Het oorspronkelijke schema blijft onaangetast
💡 Handig als je meerdere, sterk gelijkende schema’s wilt inrichten voor verschillende relatiegroepen, zonder dat je telkens van nul hoeft te beginnen.
💡 Goed om te lezen
- Wil je eerst meer weten over taaksjablonen? Lees dan: Taaksjablonen
- Niet zeker wat taaksjablonen en taakplanningen zijn? Lees dan: In het kort - Wat zijn Taaksjablonen, Taakschema’s en Taakplanningen?