Overzicht: Taak overzicht: Globale acties voor efficiënt beheer

In dit artikel lees je hoe je met Globale acties dezelfde actie uitvoert op meerdere geselecteerde taken in het scherm Taak overzicht (Taken > Taak overzicht).

Meer uitleg over dit scherm vind je in het artikel Overzicht: Navigeren en werken met het Taak overzicht. Wil je de takenlijst verfijnen met filters? Lees dan Overzicht: Taak overzicht: Filters toepassen en data verfijnen.

Globale acties in het scherm Taak overzicht

Met de knop Globale acties kun je acties uitvoeren op meerdere taken tegelijk. Zodra je een of meer taken selecteert via het selectievakje voor in de rij, wordt de knop actief en kun je een actie kiezen.

Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare globale acties en hoe je deze gebruikt.

Globale actie: Veld hoofdtaak wijzigen

Met deze globale actie pas je in één keer velden aan op de geselecteerde hoofdtaken.

Je kunt de volgende velden aanpassen:

• Deadline — kies één nieuwe datum voor alle geselecteerde hoofdtaken.
• Status — wijzig de status van de hoofdtaken naar Te doen, In uitvoering of Klaar.
• Ref. jaar — overschrijf het referentiejaar met een vaste waarde, verwijder het of laat het opnieuw berekenen, bijvoorbeeld op basis van het taakschema.

1. Selecteer de hoofdtaken die je wilt aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Veld hoofdtaak wijzigen.
3. Kies het veld, voer de gewenste waarde in en bevestig.

Globale actie: Status deeltaak wijzigen

Met de globale actie Status deeltaak wijzigen wijzig je de status van dezelfde deeltaak in meerdere geselecteerde hoofdtaken tegelijk. Je kunt kiezen uit Te doen, In uitvoering, Klaar, Niet van toepassing en Niet uitgevoerd.

1. Selecteer de hoofdtaken waarin de betreffende deeltaak voorkomt.
2. Klik op Globale acties en kies Status deeltaak wijzigen.
3. Kies de deeltaak waarvan je de status wilt wijzigen.
4. Kies de nieuwe status.
5. Gaat het om een deeltaak van het type E-mail? Selecteer dan E-mail verzenden als je de bijbehorende e-mail ook wilt versturen.
6. Bevestig je keuze.

Een e-mail verzenden en de status tegelijk wijzigen

Bij een deeltaak van het type E-mail kun je de bijbehorende e-mail versturen en tegelijk de status van de deeltaak wijzigen.

Kies je bijvoorbeeld Klaar en selecteer je E-mail verzenden, dan verstuurt AdminPulse de e-mail en zet het deeltaak direct op Klaar. Je hoeft de deeltaak daarna niet meer afzonderlijk op Klaar te zetten.

Voorbeeld: bij btw-taken kun je klanten een e-mail sturen met het te betalen bedrag en de bijbehorende deeltaak in dezelfde globale actie op Klaar zetten.

💡 Bij een deeltaak van het type E-mail - automatisch kun je E-mail verzenden gebruiken om de e-mail direct te versturen, zonder te wachten op het ingestelde automatische verzendmoment.

💡 Zie ook: Wat is het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s?

Globale actie: Deadline herberekenen

Taken worden ingepland op basis van een taakschema dat aan een taaksjabloon is gekoppeld. Soms worden de deadlines in dit schema aangepast. Taken die al zijn aangemaakt en ingepland, kunnen daardoor nog een oude deadline bevatten.

Met de globale actie Deadline herberekenen laat je de deadlines van deze taken opnieuw berekenen op basis van de bijgewerkte gegevens in het taakschema.

1. Selecteer de taken waarvan je de deadlines wilt herberekenen.
2. Klik op Globale acties en kies Deadline herberekenen.
3. Selecteer voor welke hoofd- of deeltaken je de deadline wilt herberekenen en bevestig.

AdminPulse werkt de deadlines bij op basis van het aangepaste taakschema.

💡 Zie ook: FAQ - Hoe deadlines voor meerdere taken tegelijk, inclusief toekomstige taken wijzigen?

Globale actie: Deadline deeltaak wijzigen

Met deze globale actie wijzig je de deadline van dezelfde deeltaak in meerdere geselecteerde hoofdtaken tegelijk.

1. Selecteer de hoofdtaken met de deeltaken waarvan je de deadline wilt aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Deadline deeltaak wijzigen.
3. Selecteer de deeltaak.
4. Voer de nieuwe deadline in en bevestig.

Globale actie: Nieuwe registratie

Met deze globale actie voeg je tijd- of kostregistraties toe aan meerdere deeltaken tegelijk. AdminPulse verdeelt de tijd over de geselecteerde taken of kent de volledige tijd toe aan elke taak, afhankelijk van je keuze.

1. Selecteer de deeltaken waarvoor je een registratie wilt toevoegen.
2. Klik op Globale acties en kies Nieuwe registratie.
3. Voer de benodigde informatie in, zoals de starttijd en duur.
4. Selecteer per relatie als je de ingevoerde tijd aan elke geselecteerde relatie wilt toekennen.
5. Bevestig de invoer.

Globale actie: E-mail verzenden

Met deze globale actie stuur je een e-mail naar de relaties die aan de geselecteerde taken zijn gekoppeld.

1. Selecteer de taken die zijn gekoppeld aan de relaties die je een e-mail wilt sturen.
2. Klik op Globale acties en kies E-mail verzenden.
3. Kies een e-mailsjabloon of schrijf een vrije e-mail.
4. Verstuur de e-mails.

Globale actie: Documenten genereren

Met deze globale actie genereer je documenten voor meerdere relaties tegelijk. Dit is handig wanneer je documenten in bulk wilt aanmaken en versturen.

AdminPulse genereert de documenten en koppelt ze aan de hoofdtaak of deeltaak. Daarna kun je ze met de globale actie E-mail verzenden in één keer naar meerdere relaties versturen.

👉 Hebben de geselecteerde relaties verschillende taalinstellingen, bijvoorbeeld Nederlands en Engels? Dan vraagt AdminPulse je om voor elke taal een sjabloon te kiezen.

1. Selecteer de taken waarvoor je documenten wilt genereren.
2. Klik op Globale acties en kies Documenten genereren.
3. Selecteer het juiste sjabloon, vul de velden in en bevestig.

Globale actie: Taak verwijderen

Met deze globale actie verwijder je meerdere taken en de bijbehorende deeltaken permanent uit het overzicht.

👉 Let op: verwijderde taken en deeltaken kunnen niet meer worden hersteld.

1. Selecteer de taken die je wilt verwijderen.
2. Klik op Globale acties en kies Taak verwijderen.
3. Bevestig de verwijdering.

Globale actie: Labels aan taak toevoegen

Met deze globale actie voeg je labels toe aan meerdere taken tegelijk.

1. Selecteer de taken waaraan je een label wilt toevoegen.
2. Klik op Globale acties en kies Labels aan taak toevoegen.
3. Kies de hoofdtaak of deeltaak en selecteer een bestaand label of maak een nieuw label aan.
4. Bevestig je keuze.

Globale actie: Labels van taak verwijderen

Met deze globale actie verwijder je labels van meerdere taken tegelijk.

1. Selecteer de taken waarvan je labels wilt verwijderen.
2. Klik op Globale acties en kies Labels van taak verwijderen.
3. Kies de hoofdtaak of deeltaak en selecteer het label.
4. Bevestig je keuze.