Aperçu : Aperçu des programmations des tâches

Les programmations de tâches permettent à AdminPulse de créer automatiquement des tâches récurrentes sur la base d’un modèle de tâche. Les tâches créées comprennent également les sous-tâches configurées dans le modèle.

Dans Dossiers relations > Aperçu des programmations des tâches, vous retrouvez toutes les programmations de tâches existantes. Vous pouvez les filtrer, les modifier et les exporter.

Filtres de l’écran Aperçu des programmations des tâches

Les filtres situés en haut de l’écran Aperçu des programmations des tâches vous permettent de sélectionner les relations dont vous souhaitez afficher les programmations.

Les filtres standard sont les suivants :

• Chercher relation : recherchez une relation spécifique pour afficher uniquement la ou les lignes correspondantes.
• Type de relation : filtrez sur Société, Entreprise individuelle ou Personne.
• Statut de la relation : filtrez sur Client, Prospect, Propre entreprise ou Autre.

Ajouter des filtres supplémentaires

Cliquez sur Plus de filtres pour choisir les filtres supplémentaires que vous souhaitez utiliser. Cochez un ou plusieurs filtres : ils apparaissent ensuite sous la forme de champs supplémentaires au-dessus du tableau.

Utilisez le champ Rechercher des filtres pour retrouver rapidement un filtre. Cliquez sur Réinitialiser les filtres pour supprimer en une seule fois les filtres définis en haut de l’écran.

Vous pouvez notamment ajouter les filtres suivants :

• Périodicité TVA : filtrez sur la périodicité de la déclaration TVA.
• Propre entreprise : filtrez sur l’entreprise propre à laquelle appartient la relation.
• Tags (avec) et Tags (sans) : affichez les relations qui possèdent ou ne possèdent pas certains tags de relation.
• Type de lien et Type de lien (inverse) : filtrez sur le type de lien entre les relations, dans le sens direct ou inverse.
• Collaborateur, Collaborateur (remplaçant), Collaborateur facturation, Collaborateur senior, Collaborateur partenaire et Collaborateur responsable du dossier : filtrez sur le collaborateur défini dans le profil correspondant du dossier relation.
• Modèle de mission : filtrez sur le modèle de mission utilisé pour la relation.
• Formes juridiques : filtrez sur la forme juridique de la relation. Vous pouvez également afficher les relations sans forme juridique.
• Groupes de relation : filtrez sur le groupe auquel appartient la relation.
• Sélecteur de relations : sélectionnez une ou plusieurs relations spécifiques.

👉 Les filtres supplémentaires disponibles dépendent des paramètres et des fonctionnalités utilisés par votre cabinet. Par exemple, Propre entreprise apparaît uniquement si votre cabinet gère plusieurs entreprises propres. Le filtre Modèle de mission apparaît uniquement si votre cabinet utilise les missions.

Tableau récapitulatif des programmations de tâches

Le tableau récapitulatif indique les programmations de tâches configurées pour chaque relation et le calendrier utilisé. Si votre cabinet utilise les missions, une ligne distincte est affichée pour chaque combinaison d’une relation et d’une mission.

Le tableau contient notamment les colonnes suivantes :

• Relation : le nom de la relation.
• Mission : la mission à laquelle la ligne se rapporte, par exemple Mission standard ou Conseil. Cette colonne s’applique lorsque votre cabinet utilise les missions.
• Fin du premier exercice comptable : la date de fin du premier exercice comptable.
• Fin de l’exercice comptable : la date de fin de l’exercice comptable.
• Prochaine Assemblée Générale : la date de la prochaine assemblée générale.
• Modèles de tâches : une colonne distincte est disponible pour chaque modèle de tâche existant, comme Déclaration TVA ou Précompte professionnel. Cette colonne indique le calendrier défini pour la tâche, par exemple Mensuel, Trimestriel ou Annuel.

Cliquez sur l’icône d’entonnoir d’une colonne pour filtrer les données de cette colonne. Vous pouvez, par exemple, filtrer sur un calendrier spécifique ou afficher les relations pour lesquelles aucun calendrier n’est encore défini. Lorsqu’un filtre de colonne est actif, l’icône d’entonnoir devient rouge.

Pour la tâche Déclaration TVA, vous pouvez par exemple afficher uniquement les relations pour lesquelles aucune tâche n’est programmée, ou celles dont la tâche est programmée annuellement ou trimestriellement.

Cliquez sur l’intitulé de la colonne Fin de l’exercice comptable ou Prochaine Assemblée Générale pour trier les dates par ordre croissant ou décroissant.

💡 Cliquez sur le nom d’un calendrier pour afficher des raccourcis vers le Tableau des tâches et l’Aperçu des tâches.

Options supplémentaires de l’écran Aperçu des programmations des tâches

Modifier les colonnes

Cliquez sur Modifier les colonnes pour choisir les colonnes affichées dans le tableau récapitulatif. Vous pouvez ainsi masquer les informations superflues et, par exemple, afficher uniquement la colonne du modèle de tâche Déclaration TVA.

Exporter les programmations de tâches ou les mandats vers Excel

Cliquez sur Exporter les programmations des tâches ou Exporter les mandats pour exporter les données filtrées vers un fichier Excel. Vous pouvez ensuite conserver ce fichier ou l’utiliser pour effectuer des analyses et créer des rapports en dehors d’AdminPulse.

Actions globales dans l’écran Aperçu des programmations des tâches

Les actions globales vous permettent d’ajouter ou de supprimer une programmation de tâche pour plusieurs lignes à la fois, ou d’ajouter une tâche ponctuelle.

Sélectionnez une ou plusieurs lignes à l’aide de la case à cocher correspondante. Dès que vous sélectionnez au moins une ligne, le bouton Action globale devient disponible.

Action globale : Ajouter / supprimer une planification de tâche

L’action Ajouter / supprimer une planification de tâche vous permet d’ajouter une programmation pour les lignes sélectionnées ou de supprimer des programmations existantes.

💡 Vous avez supprimé par erreur une ou plusieurs programmations de tâches ? Vous ne pouvez pas les restaurer vous-même dans AdminPulse. Contactez-nous via un ticket de support : nous vous aiderons volontiers.

Action globale : Ajouter une tâche ponctuelle

L’action Ajouter une tâche ponctuelle crée une seule tâche sur la base d’un modèle de tâche pour chaque ligne sélectionnée. Aucune programmation récurrente n’est configurée.

👉 Si votre cabinet utilise les missions, l’Aperçu des programmations des tâches affiche une ligne distincte pour chaque mission d’une relation. Si vous sélectionnez plusieurs missions d’une même relation, la tâche ponctuelle est créée pour chaque mission sélectionnée.

Vous définissez les éléments suivants :

• la date limite de la tâche ;
• l’utilisateur dans le champ Attribué à, ou vous conservez l’utilisateur défini dans le modèle de tâche ;
• l’année de référence, si votre cabinet utilise Année de réf..

Cochez Ne pas ajouter la tâche si elle existe déjà pour la relation concernée pour ignorer les relations pour lesquelles cette tâche existe déjà.