Avec AdminPulse, vous pouvez faire créer automatiquement des tâches pour une relation. Pour cela, vous liez un modèle de tâche à un calendrier de tâche dans le dossier relation. Le calendrier détermine à quelle fréquence et à quels moments la tâche est ajoutée au Tableau des tâches pour cette relation.

Les tâches créées de cette manière par AdminPulse sont appelées « tâches planifiées » et apparaissent automatiquement pendant la nuit, le jour prévu.

Dans cet article, vous découvrirez comment configurer la programmation de tâche, comment gérer les programmations existantes et quels paramètres permettent d’attribuer correctement les tâches planifiées.

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Configurer la programmation de tâche dans le dossier relation

Les paramètres de programmation de tâche se trouvent dans la section Gestion des tâches, dans le bloc Programmation des tâches du dossier relation. Vous disposez de deux possibilités pour commencer :

Ajouter la programmation des tâches courantes

Avec l’option Ajouter la programmation des tâches courantes, vous accédez à une liste de modèles de tâche pour lesquels l’option Tâche courante est cochée et qui correspondent au type de relation.

Vous pouvez encore adapter cette liste en supprimant les tâches qui ne sont pas d’application. Pour les tâches restantes, vous pouvez ensuite définir le calendrier de tâche ainsi que les dates de début et de fin de la programmation.
Dès que vous enregistrez, les programmations de tâche souhaitées sont créées.

Cette option est par exemple utile lors du démarrage d’une collaboration avec un nouveau client, car elle vous permet de planifier rapidement des tâches standard.

👉 Dès qu’une première programmation de tâche a été ajoutée à un dossier relation, l’option Ajouter la programmation des tâches courantes n’est plus affichée.

💡 Vous voulez savoir comment indiquer une tâche courante ? Lisez alors cet article : Comment définir des tâches courantes et les ajouter à une relation ?

Ajouter un calendrier de tâche spécifique

En ajoutant un calendrier de tâche spécifique, vous définissez une programmation pour une tâche spécifique. Dans la fenêtre qui s’ouvre, complétez les paramètres suivants :

Modèle de tâche : sélectionnez la tâche qui doit être programmée automatiquement (par exemple, « Déclaration TVA » ou « Rapport de gestion »).
Calendrier : sélectionnez le calendrier contenant les dates de planification et les échéances. Seuls les calendriers pertinents pour la tâche choisie sont affichés.
Début de programmation : indiquez à partir de quand AdminPulse doit planifier les tâches. Vous pouvez planifier à l’avance ou revenir jusqu’à un an en arrière.
Fin de programmation : définissez jusqu’à quelle date les tâches doivent être créées automatiquement.
Configuration : si nécessaire, vous pouvez définir par sous-tâche si celle-ci doit être planifiée ou non, ou si elle doit être planifiée avec un statut spécifique (par exemple, « sous-tâche non applicable »).
Date limite : renseignez ce champ si le calendrier nécessite des échéances spécifiques, comme pour les prêts win-win.

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👉 Note : si vous ajoutez une nouvelle programmation pour le jour même, la première tâche programmée sera immédiatement ajoutée au Tableau des tâches.

Gérer la programmation de tâche

Après avoir défini une programmation, vous trouverez un aperçu de toutes les programmations actives dans la section Gestion des tâches > Programmation des tâches du dossier relation. Cet aperçu contient :

Modèle de tâche : le nom de la tâche.
Calendrier : le calendrier de programmation associé (par exemple, mensuel ou annuel).
Mission : la mission associée.
Début de la programmation : la date de début de la programmation.
Fin de la programmation : si elle est définie, la date à laquelle la programmation automatique s’arrête.

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Pour chaque programmation, des boutons d’action sont disponibles pour gérer la programmation :

Icône de poubelle : supprimez la programmation.
Icône d’information : consultez les dates limites et les dates de planification des prochaines lignes du calendrier.
Effectuer la ligne suivante du calendrier maintenant : ajoutez immédiatement la prochaine tâche programmée au Tableau des tâches.
Ouvrir le Tableau des tâches : consultez la tâche programmée sur le Tableau des tâches.
Remarque dossier relation : consultez ou ajoutez une remarque.
Ouvrir la configuration sous-tâches : définissez si des sous-tâches doivent être créées et avec quel statut.

💡 AdminPulse ajoute uniquement les tâches au Tableau des tâches le jour de travail planifié. Si vous souhaitez qu’une tâche apparaisse plus tôt, utilisez le bouton Effectuer la ligne suivante du calendrier maintenant.

💡 Conseils pour une programmation de tâche correcte

Pour certaines programmations, comme les bilans ou les assemblées générales, il est essentiel que les champs « Fin de l’exercice comptable » et « Prochaine Assemblée Générale » soient correctement remplis. Vous pouvez modifier ces informations dans la section « Information comptable » du dossier relation.
Assurez-vous que les modèles de tâche sont associés au bon type de relation (Paramètres > Modèles de tâches).
Vérifiez les attributions de collaborateurs dans le dossier relation. Ces données aident à déterminer quels collaborateurs sont liés par défaut aux tâches d’une relation spécifique, par exemple comme Collaborateur partenaire, Collaborateur senior ou via un autre profil de collaborateur.
Complétez correctement, si possible, le champ Assigner à (par défaut) dans le modèle de tâche. Vous pouvez sélectionner une personne spécifique ou utiliser un profil de collaborateur. Ainsi, lors de leur création, les tâches sont directement attribuées à la bonne personne ou au bon rôle collaborateur.
Adaptez les configurations des sous-tâches si certaines étapes ne sont pas pertinentes pour une relation spécifique.

💡 Bon à lire

Consultez également les articles connexes pour plus d’informations sur les modèles de tâche, les calendriers de tâche, la programmation de tâche et les attributions de collaborateurs :

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