Dans AdminPulse, plusieurs profils collaborateurs sont disponibles par dossier relation. Ils permettent d’indiquer qui, au sein du bureau, est responsable du travail effectué pour cette relation.
Vous pouvez utiliser ces profils pour filtrer les relations et pour attribuer automatiquement les tâches au bon collaborateur. Vous n’êtes pas obligé d’attribuer une personne à chaque profil.
Dans cet article, vous découvrirez quels profils collaborateurs sont disponibles, comment filtrer les relations sur la base de ces profils et comment les utiliser pour attribuer des tâches via les modèles de tâche.
Profils collaborateurs dans le dossier relation
Dans le dossier relation, vous pouvez compléter les profils collaborateurs suivants :
- Collaborateur partenaire : le partenaire ou l’associé du bureau responsable de cette relation.
- Collaborateur responsable du dossier : la personne responsable du dossier de cette relation.
- Collaborateur senior : un collaborateur senior qui peut jouer un rôle complémentaire ou de supervision dans le travail lié à cette relation.
- Collaborateur : un collaborateur de votre bureau qui effectue du travail pour cette relation.
- Collaborateur (remplaçant) : un remplaçant lorsque le collaborateur habituel n’est temporairement pas disponible.
- Collaborateur facturation : le collaborateur responsable de la facturation pour cette relation.
👉 Les noms des profils standard ne correspondent pas à la structure de votre bureau ? Vous pouvez les renommer et les adapter à vos besoins. Découvrez comment faire ici : Renommer les profils collaborateurs.
Filtrer les relations par profils collaborateurs
Sur l’écran Relations (Dossiers relations > Relations), vous pouvez rapidement établir une liste de dossiers relations dans lesquels un profil spécifique est attribué à un collaborateur.
- Allez dans Relations.
- Cliquez sur Plus de filtres.
- Sélectionnez le profil sur lequel vous souhaitez filtrer, par exemple Collaborateur partenaire, Collaborateur responsable du dossier, Collaborateur ou Collaborateur (remplaçant).
- Sélectionnez le collaborateur souhaité pour chaque profil.
Ces filtres vous permettent de retrouver rapidement les dossiers relations pour lesquels un collaborateur précis de votre bureau est responsable.
Attribuer des tâches via les profils collaborateurs dans les modèles de tâche
Lors de l’utilisation de modèles de tâche, vous pouvez attribuer des tâches ou des sous-tâches à l’un des profils configurés dans le dossier relation. Dès qu’une tâche est planifiée, elle est automatiquement attribuée au collaborateur lié à ce profil spécifique dans le dossier.
C’est particulièrement important pour les tâches planifiées. Lorsqu’AdminPulse crée automatiquement une tâche via la programmation de tâche, le système consulte le champ Attribué à (standard) dans le modèle de tâche. Si un profil collaborateur y est sélectionné, la tâche est attribuée au collaborateur lié à ce profil dans le dossier relation.
Vous trouverez plus d’informations sur la création et la gestion des modèles de tâche ici : Modèles de tâches.
💡 Conseil : ajuster rapidement les profils collaborateurs via Action globale
Vous pouvez modifier plusieurs relations en même temps via Action globale. Cela permet de mettre à jour en masse des champs de profil comme Collaborateur partenaire ou Collaborateur (remplaçant).
- Allez dans l’écran Relations (Dossiers relations > Relations).
- Sélectionnez les relations que vous souhaitez modifier. Appliquez d’abord un filtre si nécessaire.
- Cliquez sur Action globale, puis sur Modifier collaborateur.
- Choisissez le champ de profil que vous souhaitez mettre à jour pour les relations sélectionnées et attribuez un collaborateur.
Vous gardez ainsi rapidement une vue claire des responsables dans les différents dossiers.
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