Vous avez déjà configuré des canaux de communication pour une relation (via dossier relation > section Communication) ? Dans le bloc Paramètres de communication, vous pouvez ensuite indiquer quel canal (adresse, e-mail, téléphone, mobile...) doit être utilisé pour quel type de communication. De cette façon, la bonne personne reçoit les bonnes informations.
Configurer les paramètres de communication
Pour chaque dossier relation, vous pouvez définir dans le bloc Paramètres de communication comment certaines communications doivent être envoyés :
- Cliquez sur le bouton « + » pour ajouter un nouveau paramètre.
- Choisissez l’objectif de la communication :
- Autre – pour les messages généraux
- Facturation et rappels – pour les factures et les rappels de paiement
- Gestion des tâches – pour les e-mails liés aux tâches
- Facturation uniquement – uniquement les factures, pas de rappels
- Rappels uniquement – uniquement les rappels de paiement, pas de factures
- Sélectionnez le canal souhaité. Assurez-vous d’abord que ce canal a été ajouté dans le bloc Canaux de communication (juste au-dessus des Paramètres de communication).
- Pour un canal e-mail, vous pouvez aussi définir le type : choisissez l’adresse e-mail et indiquez si elle doit être utilisée comme « À », « CC » ou « BCC ».
- Ajoutez une remarque – une note optionnelle pour préciser le paramètre de communication.
- Cliquez sur Sauver pour enregistrer vos réglages.
Comment ça fonctionne en pratique ?
👉 Si aucun canal n’est défini pour un objectif précis, AdminPulse utilise automatiquement l’adresse favorite (signalée par l’étoile jaune).
Adresse par défaut pour les factures et les rappels
Dans les Paramètres de communication, vous pouvez choisir l’adresse par défaut pour l’envoi des factures et des rappels de paiement.
Pour les factures
Le système recherche les adresses dont l’objectif est « Facturation et rappels » ou « Facturation uniquement ».
L’option « Facturation uniquement » permet par exemple d’envoyer automatiquement les factures vers la boîte de réception d’un logiciel comptable, comme l’inbox e-mail de Yuki.
Pour les rappels
Le système recherche les adresses dont l’objectif est « Facturation et rappels » ou « Rappels uniquement ».
L’option « Rappels uniquement » permet par exemple d’envoyer les rappels exclusivement à l’adresse personnelle du client.
Adresse e-mail pour la gestion des tâches
Pour les e-mails envoyés depuis les tâches, vous pouvez définir une adresse e-mail spécifique dans les Paramètres de communication.
Ces messages seront alors toujours envoyés à cette adresse, par exemple l’adresse e-mail générale du bureau du client.
Option : Autre
L’option « Autre » s’utilise pour définir une adresse e-mail spécifique pour les communications qui ne concernent pas les factures, les tâches ou les rappels.
Les paramètres de communication sont-ils obligatoires ?
Renseigner les Paramètres de communication n’est pas obligatoire pour envoyer des e-mails de tâches ou de facturation.
Si vous ne configurez rien, les communications partent par défaut vers l’adresse favorite de la relation (reconnaissable à l’étoile).
💡Bon à lire
- Vous voulez en savoir plus sur la section Communication et les canaux de communication du dossier relation ? Consultez cet article : Le dossier relation - section Communication