In dit artikel vind je kant-en-klare e-mailsjablonen in verband met Peppol die je in AdminPulse kan gebruiken. Zo hoef je niet van nul te beginnen met het opstellen van teksten.

De sjablonen zijn als Word-bestanden toegevoegd als bijlage bij dit artikel.
Je kan ze downloaden, naar wens aanpassen en de tekst daarna in een bestaand sjabloon plakken of een nieuw sjabloon aanmaken (Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen).
Voor nieuwe AdminPulse-omgevingen zijn de sjablonen standaard beschikbaar. Voor bestaande omgevingen raden we aan de e-mailsjablonen handmatig toe te voegen of bestaande sjablonen aan te passen met behulp van de bijlagen bij dit artikel.

De tabel hieronder toont waarvoor de sjablonen in dit artikel dienen, of ze al standaard aanwezig zijn in je AdminPulse-omgeving, en in welke talen ze beschikbaar zijn.

Naam	Gebruik	Standaard beschikbaar in AdminPulse?	Talen
Peppol verplichting	Informeer B2B-klanten over de komst en verplichting van Peppol	Beschikbaar voor omgevingen die vanaf 12/09/2025 zijn aangemaakt	NL, FR, EN
Factuur verzenden - Peppol first	Bij gebruik van Peppol first: lukt verzenden via Peppol niet, dan wordt de factuur als back-up per e-mail verzonden (korte toelichting + factuur als bijlage)	Beschikbaar voor omgevingen die vanaf 01/01/2026 zijn aangemaakt	NL, FR, EN

E-mailsjabloon 'Peppol verplichting' – je B2B-klanten proactief informeren

Gebruik het sjabloon ‘Peppol-verplichting’ om je B2B-klanten te informeren over de komende verplichting rond elektronische facturatie. Door hen op tijd te verwittigen, help je hen zich te organiseren, mogelijke fouten of vertragingen te vermijden en versterk je je rol als begeleider richting de deadline van 01/01/2026.

Stap voor stap: 'Peppol verplichting' aan je e-mailsjablonen toevoegen

Download het juiste Word-bestand.
Open Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen.
Kies een bestaand sjabloon om te bewerken of maak een nieuw sjabloon aan met '+Toevoegen'.
Kopieer de tekst uit het Word-bestand en plak die in het sjabloon bij elke taal.

💡 Controleer na het plakken de opmaak, links en invulvelden.

Stap voor stap: 'Peppol verplichting' per mail versturen

Ga naar Relatiedossiers > Relaties.
Maak een lijst van de relaties waar je een e-mail naartoe wilt sturen. Filter de relaties, bijvoorbeeld met een combinatie van:
- Peppol verplicht: Ja - Peppol verplicht ⇒ een relatie wordt door AdminPulse als Peppol verplicht beschouwd wanneer ze voldoet aan deze voorwaarden in AdminPulse:
  - het gaat om een klant
  - de relatie is een bedrijf of eenmanszaak
  - het bedrijf is in België gevestigd
  - het BTW nr. van de relatie is niet ingesteld op ‘Niet BTW-plichtig’
  - de BTW periodiciteit van de relatie is niet ingesteld op ‘Vrijgesteld onder art. 44’ of ‘Niet btw-plichtig’, tenzij de relatie als 'Gemengde belastingplichtige' is aangeduid
  - het bedrijf is niet van het type BTWE (btw-eenheid)
- Peppol-status: Niet gevonden op het Peppol-netwerk ⇒ hiermee filter je relaties die facturen nog niet via Peppol kunnen ontvangen.
- Peppol: klaar om facturen te verzenden: Nee ⇒ hiermee richt je je op relaties die zelf nog niet klaar zijn om hun facturen voor B2B-klanten via Peppol te versturen.
💡 Als een van deze filteropties niet zichtbaar is, kan je die toevoegen via Meer filters.
Selecteer de relaties lijn per lijn met het vinkje vooraan de lijn, of selecteer alle relaties met het vinkje bovenaan de lijst.
Kies Globale acties > E-mail verzenden.
Selecteer het sjabloon Peppol verplichting en verstuur de e-mail.

💡 Optionele voorbereiding: pas een filter toe op Peppol-status: Nog niet gevonden op het Peppol-netwerk en/of Nog niet opgezocht op het Peppol-netwerk. Selecteer alle relaties met het vakje bovenaan de lijst en kies de globale actie Opzoeken op het Peppol-netwerk. Zo controleert AdminPulse of deze relaties intussen op het Peppol-netwerk zijn aangesloten.

Sjabloon ‘Factuur verzenden’ aanpassen

Als Peppol first is geselecteerd als verzendmethode voor facturen, worden facturen automatisch eerst via Peppol verzonden. Als het versturen via Peppol niet lukt, wordt de factuur als back-up per e-mail verzonden.

Bij gebruik van Peppol first raden we aan om in het e-mailsjabloon voor het verzenden van facturen aan B2B-klanten duidelijk te vermelden dat de poging om via Peppol te verzenden is mislukt en dat de factuur als bijlage per e-mail wordt meegestuurd. Zo kan de klant betalen, weet die meteen waarom de factuur via e-mail is ontvangen en kan je de klant uitnodigen om Peppol te activeren of hulp te vragen.

👉 B2C-klanten worden niet geraakt: in het e-mailsjabloon is een conditie voorzien, zodat deze melding enkel naar B2B-klanten gaat waarvoor Peppol verplicht is.

Stap voor stap: 'Factuur verzenden'-sjabloon aanpassen bij gebruik van Peppol first

Controleer of Peppol first als standaard verzendmethode is ingesteld via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-e-mail: Verzendmethode facturen.
Of controleer per relatie via Relatiedossiers > Relaties (filter op Verzendmethode facturen) of Peppol first als verzendmethode is ingesteld.
Ga naar Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen en open het tabblad E-mailsjablonen.
Klik op het potloodicoon naast het sjabloon dat je gebruikt voor het verzenden van facturen per e-mail.
Bewerk de tekst op basis van de voorbeelden in de bijlagen bij dit artikel.
Sla de wijzigingen op.

👉 Wijzigingen in het sjabloon zijn meteen actief voor volgende e-mails.

Bijlagen: download de Word-sjablonen

Lijst van aan dit artikel toegevoegde sjablonen:

Peppol verplichting – NL (docx)
Obligation Peppol – FR (docx)
Peppol mandatory – EN (docx)
Factuur verzenden Peppol first – NL (docx)
Envoyer la facture Peppol first – FR (docx)
Send invoice Peppol first – EN (docx)

💡 Goed om te lezen

Overzicht en stappenplan voor Peppol: Aan de slag: Peppol en AdminPulse
Uitleg rond e-mailsjablonen: E-mailsjablonen
Invulvelden correct gebruiken in e-mailsjablonen: E-mailsjablonen – invulvelden

Gerelateerd aan