Via het scherm Facturatieplanningen (Relatiedossiers > Facturatieplanningen) zie je per relatie (en opdracht) of er een facturatieschema is ingesteld en welk bedrag en welke prijstabel van toepassing zijn. Je kan hier snel schema’s controleren, gerichte aanpassingen uitvoeren of facturatieplanningen in bulk instellen of vervangen via de globale acties.
In dit artikel leer je hoe je het scherm gebruikt, filters toepast op specifieke situaties en efficiënt acties uitvoert op meerdere relaties tegelijk.
💡 Meer uitleg over de verschillende types facturatieschema’s en hoe je die toevoegt aan een relatie, vind je in het artikel: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
💡 Facturatieschema’s aanmaken en beheren? Ontdek hoe: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
Zoeken en filteren in het Facturatieplanningen-scherm
Bovenaan het scherm vind je uitgebreide filtermogelijkheden om vlot specifieke relaties of facturatieplanningen terug te vinden.
💡 Combineer filters slim om lijsten van relaties op te stellen waarop je vervolgens globale acties kan toepassen.
Standaardfilters in de facturatieplanningen
- Relatie: Zoek en selecteer een specifieke relatie.
- Type: Filter op het type relatie (Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon).
- Facturatieschema's: Filter op bijvoorbeeld “Met facturatieschema”, “Zonder facturatieschema”, "Met inactief facturatieschema", “Forfait”, “Regie”, “Factureren aan”, enz.
Extra filters onder 'Meer filters' in de facturatieplanningen
Klik op Meer filters om extra criteria te gebruiken en je zoekopdracht verder te verfijnen. De beschikbare filters zijn:
- Bedrag vanaf / Bedrag tot: Filter op een minimumbedrag, maximumbedrag of beide.
- BTW-periodiciteit: Filter op de btw-indicatie van de relatie (maandelijks, per kwartaal, ...).
- Eigen bedrijven: Beperk het overzicht tot relaties van een specifiek eigen bedrijf.
- Einde boekjaar: Filter relaties op basis van hun boekjaarafsluitdatum.
- Hoe registraties 'buiten forfait' factureren?: Filter op hoe registraties buiten forfait worden gefactureerd: volgens de algemene instelling, op een aparte factuur of samen met het forfait.
- Hoe registraties 'niet in voorschot' factureren?: Filter op hoe registraties buiten het voorschot worden gefactureerd: volgens de algemene instelling, op de afrekening, op een aparte factuur of samen met het voorschot.
- Inactieve relaties: Toon ook relaties die momenteel als inactief staan.
- Labels (met): Zoek relaties die bepaalde labels hebben. Je kan filteren op “EN” of “OF”.
- Labels (zonder): Zoek relaties waar bepaalde labels net niet zijn toegekend.
- Types medewerker: Selecteer op het type medewerker dat aan de relatie is gekoppeld (bv. verantwoordelijke, vennoot, facturatie, vervanger).
- Prijstabel: Filter op de toegepaste prijstabel (zoals “Standaard” of klantspecifieke tabellen).
- Relatiegroepen: Beperk tot relaties binnen een ingestelde relatiegroep.
- Relatiekiezer: Filter op meerdere specifieke relaties door deze één voor één in te geven
- Opdrachtsjabloon: Filter op de opdracht die gebruikt wordt.
- Startdatum relatie vanaf / tot: Filter op relaties die gestart zijn binnen een bepaalde periode.
Filters terugzetten
Klik op Filters terugzetten om alle actieve filters te wissen en het overzicht opnieuw volledig te tonen.
Overzichtstabel in het Facturatieplanningen-scherm
De overzichtstabel van de facturatieplanningen toont per relatie en opdracht het toegepaste facturatieschema. Daarnaast zie je ook de volgende informatie:
- Opdracht: De toegewezen opdracht, indien opdrachten gebruikt worden.
- Unieke ID code: De automatisch toegekende ID-code van de opdracht, opgebouwd uit de APR-code van de relatie en een volgnummer.
- Facturatieschema: Het toegepaste schema, “Geen facturatieschema” of Factureren aan — indien van toepassing, de relatie waaraan wordt gefactureerd.
- Bedrag: Het bedrag bij forfait- of voorschot-/afrekeningsschema’s.
- Hoe registraties 'buiten forfait' factureren?
- Hoe registraties 'niet in voorschot' factureren?
- Prijstabel: De toegepaste prijstabel.
Zie je niet wat je zoekt? Klik op Kolommen aanpassen en kies welke kolommen je wilt tonen of verbergen.
💡 Klik op de kolomtitels Relatie, Opdracht of Bedrag om de tabel op- of aflopend te sorteren.
Acties in het scherm Facturatieplanningen
Exporteren naar Excel
Klik op Exporteren naar Excel om het overzicht van de facturatieplanningen te downloaden als Excel-bestand. Handig voor eigen verwerking, rapportering of archivering.
Actieknoppen per facturatieplanning-lijn
Aan het einde van elke rij in de overzichtstabel staat een actieknop:
-
Facturatiegeschiedenis openen
: Bekijk eerdere gefactureerde bedragen en andere facturatiegerelateerde informatie voor deze relatie.
Globale acties in de Facturatieplanningen
Wil je voor meerdere relaties tegelijk acties uitvoeren op hun facturatieplanning? Dan zijn de globale acties daar bij uitstek geschikt voor. Hiermee kan je efficiënt schema’s in bulk instellen, bedragen aanpassen, medewerkers wijzigen of klanten informeren.
Welke globale actie je gebruikt, hangt af van wat je wil doen: een volledige facturatieplanning opzetten, of slechts een specifiek onderdeel aanpassen.
Hoe pas je een globale actie toe?
- Selecteer één of meerdere relaties via het selectievakje aan het begin van de rij of bovenaan de overzichtstabel.
Zodra je één of meerdere relaties hebt aangevinkt, wordt de knop van de Globale acties actief.
- Klik op Globale acties en kies de gewenste actie.
Globale actie: Facturatieplanning instellen
Met de globale actie Facturatieplanning instellen stel je in één keer nieuwe facturatieplanningen in voor meerdere relaties, of vervang je bestaande facturatieplanningen volledig.
Je definieert daarbij telkens een volledige facturatieplanning: het type facturatieschema (zoals forfait, voorschot/afrekening of regie), de startdatum, eventueel een bedrag, een specifieke grootboekrekening en de manier waarop bestaande facturatieplanningen worden behandeld.
Wanneer gebruik je ‘Facturatieplanning instellen’?
Deze globale actie is bedoeld voor situaties waarin je facturatieplanningen nog moet opzetten of herinstellen, niet om afzonderlijke onderdelen van bestaande facturatieplanningen aan te passen.
- Bij de opstart van AdminPulse, wanneer facturatieplanningen voor veel relaties nog ontbreken.
- Bij het aanmaken van meerdere nieuwe relaties, bijvoorbeeld tijdens een onboarding of migratie.
- Wanneer je bewust bestaande facturatieplanningen volledig wil vervangen voor een groep relaties.
Globale actie: Bedrag aanpassen
De globale actie Bedrag aanpassen laat je toe om forfaitaire of voorschotbedragen voor meerdere relaties tegelijk te wijzigen. Je kan hiermee bestaande bedragen corrigeren, indexeren of standaardiseren.
👉 Volledige uitleg vind je in: Hoe kan ik forfaitbedragen aanpassen of indexeren?
Globale actie: Prijstabel aanpassen
Via de globale actie Prijstabel aanpassen kan je in bulk de prijstabellen wijzigen die aan facturatieplanningen zijn gekoppeld, per relatie of per opdracht. Je kan ook kiezen om de prijstabel van de geselecteerde opdrachten leeg te maken om de prijstabel van de relatie te gebruiken. Zo pas je in één actie jouw tariefstructuren aan voor een volledige groep relaties.
Gebruik Prijstabel aanpassen wanneer je met een nieuwe prijstabel begint te werken, bepaalde diensten herprijsd zijn, of als je prijsstructuren over je klanten wil harmoniseren.
Globale actie: Medewerker aanpassen
Met de globale actie Medewerker aanpassen wijzig je in bulk één specifiek type medewerker voor meerdere relaties of opdrachten. In het keuzemenu geef je aan welk type medewerker je wil aanpassen – zoals de verantwoordelijke, facturatiemedewerker, vervanger, vennoot of een ander type. Bij opdrachten kan je ook aanduiden dat een medewerker wordt verwijderd, zodat de medewerker die is ingesteld op het niveau van de relatie automatisch wordt overgenomen.
Daarnaast heb je de mogelijkheid om de wijzigingen ook door te trekken naar bestaande taken waarvoor deze medewerker momenteel is toegewezen. Zo beheer je meteen ook de taakverantwoordelijken in één vlotte actie.
Deze actie is bijzonder handig bij interne teamwissels, het herverdelen van werk of de tijdelijke vervanging van personeel.
Globale actie: Veld aanpassen
Pas in één keer hetzelfde veld aan voor meerdere geselecteerde facturatieplanningen. Zo wijzig je snel een instelling per opdracht, zoals de Begindatum, Betaalmethode of Verzendmethode facturen.
- Kies in het menu Globale acties voor Veld aanpassen.
- Selecteer het veld dat je wilt wijzigen.
- Vul of selecteer de nieuwe waarde.
- Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
Welke velden kan je aanpassen?
Via de globale actie Veld aanpassen kan je de volgende velden voor meerdere geselecteerde facturatieplanningen tegelijk wijzigen:
- Begindatum
- Betaalmethode
- Creditnota sjabloon
- Factuursjabloon
- Sjabloon voor factuurdetail
- Type factuurdetail
- Verzendmethode facturen
Globale actie: E-mail verzenden
Met de actie E-mail verzenden stuur je in één klik dezelfde e-mail naar meerdere geselecteerde relaties. Je kan hiervoor een bestaand e-mailsjabloon gebruiken of een eigen tekst schrijven.
Gebruik deze functie om je klanten vlot te informeren bij wijzigingen in hun facturatieschema, prijsaanpassingen of andere praktische mededelingen.
Globale actie: Factuurvoorstellen opnieuw aanmaken
De actie Factuurvoorstellen opnieuw aanmaken laat je toe om eerder verwijderde factuurvoorstellen voor één facturatieschema opnieuw te genereren. Je selecteert zelf welke factuur opnieuw aangemaakt moet worden en met welke datum.
Handig wanneer eerdere voorstellen per ongeluk verwijderd zijn of wanneer je wijzigingen hebt doorgevoerd die een update vereisen.
Globale actie: Volgende facturatieplanning uitvoeren
Wil je een factuur vroeger factureren, dan gebruik je de globale actie Volgende facturatieplanning uitvoeren. Daarmee laat je het eerstvolgende factuurvoorstel onmiddellijk aanmaken voor één of meerdere relaties.
Wanneer 'Volgende facturatieplanning uitvoeren' gebruiken?
- Als je een factuur vroeger dan gepland wil opmaken voor een klant
- Bij vakantieperiodes of weekends, zodat facturen vooraf klaarstaan
- Om je werkdruk te spreiden rond het einde van de maand
👉 Let op: registraties die dateren van ná het opmaken worden niet automatisch opgenomen in dit voorstel en moeten handmatig worden toegevoegd.
Globale actie: Label toevoegen aan relatie
Met de globale actie Label toevoegen aan relatie voeg je hetzelfde label toe aan meerdere relaties tegelijk.
Filter eerst de relaties waarop je het label wil toepassen. Selecteer daarna de gewenste relaties en kies via Globale acties de actie Label toevoegen aan relatie.
Dit label kan dienen als tussenstap om deze relaties later ook in andere schermen van AdminPulse makkelijk terug te vinden of verder te verwerken.
Globale actie: Taakfacturatie uitvoeren
Bij gebruik van taakfacturatie worden factuurvoorstellen normaal automatisch aangemaakt in de nacht nadat je de taak hebt afgevinkt. Wil je daar niet op wachten, dan gebruik je de globale actie Taakfacturatie uitvoeren om meteen factuurvoorstellen aan te maken voor geselecteerde relaties met taken die afgevinkt zijn.
Filter eerst de relaties waarvoor je de taakfacturatie wil uitvoeren. Selecteer daarna de gewenste relaties en kies via Globale acties de actie Taakfacturatie uitvoeren.
💡 Is een factuurvoorstel op basis van taakfacturatie per ongeluk verwijderd? Dan kan je het opnieuw laten aanmaken via de globale actie Factuurvoorstellen opnieuw aanmaken.