Je hebt 3 manieren om in AdminPulse een nieuwe relatie aan te maken. Deze opties zijn beschikbaar via het scherm 'Nieuwe relatie' in het menu Relatiedossiers. Kies de methode die het beste past bij de beschikbare informatie.
Onderaan deze pagina vind je ook een korte video met uitleg: 🎥 Snel weg met het aanmaken van relaties
Nieuwe relatie toevoegen vanuit externe systemen
AdminPulse kan eenvoudig gegevens ophalen uit Belgische en internationale databases, zoals:
Wat je hier precies kan gebruiken, hangt af van de integraties die je hebt ingesteld. Voor meer informatie over deze integraties, raadpleeg ons Partner overzicht.
Stappen voor het toevoegen van relaties vanuit externe systemen
- Kies in welke bron je de relatie wilt opzoeken
- Voer een deel of de volledige naam van de onderneming in of gebruik het ondernemingsnummer
- Selecteer de juiste relatie uit de voorgestelde resultaten
- Vul de velden 'Status' en 'Eigen bedrijf' in (zie uitleg hieronder)
- Sla op
Nieuwe relatie toevoegen met eID
Een alternatief is het aanmaken van relaties via een elektronische identiteitskaart (eID).
Voorwaarden
Zorg ervoor dat de eID-software correct geïnstalleerd is op je toestel. Deze software kan je downloaden van de officiële website van de federale overheid via deze link.
Stappen voor het toevoegen van een relatie met eID
- Klik op 'Choose file' om het .eid bestand van de eID te uploaden, of sleep de foto direct vanuit de eID-viewer naar het aangegeven veld in AdminPulse
- Vul de velden 'Relatie type','Status', 'Taal' en 'Eigen bedrijf' in (zie uitleg hieronder)
- Voeg de relatie toe
Nieuwe relatie manueel toevoegen
Indien de relatie (nog) niet in de KBO of een andere database voorkomt, of wanneer het om een privépersoon gaat, kan je de relatie ook handmatig toevoegen.
Stappen voor het manueel aanmaken van een relatie
- Ga naar Relatiedossiers > Nieuwe relatie.
- In het vak ‘Manueel toevoegen’ vul je de gegevens van de relatie in.
Verplichte velden bij het manueel aanmaken van relaties
Bij het manueel aanmaken van een nieuwe relatie zijn er enkele verplichte velden, afhankelijk van het type relatie dat je aanmaakt:
- Persoon: Achternaam, Voornaam, Taal, Ingegeven op*
- Eenmanszaak: Achternaam, Voornaam, Taal, BTW-nr., Ingegeven op*
-
Bedrijf: Naam, Taal, BTW-nr., Ingegeven op*
💡 Als het btw-nummer nog niet beschikbaar is, kan je tijdelijk ‘BTW-nummer in aanvraag’ invullen. Je kan dit later aanpassen in het relatiedossier zodra het nummer bekend is.
*De ingegeven op datum is enkel verplicht voor relaties van het type ‘Klant’.
Niet verplichte velden bij het manueel aanmaken van relaties
Optionele velden zoals 'Teams', 'Labels', 'Rechtsvorm', 'Ondernemingsnr.' en 'Relatiegroep' zijn niet verplicht bij het aanmaken van de relatie. Je kan deze op een later moment aanpassen in het relatiedossier.
Velden die altijd moeten worden ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe relatie
Ongeacht de methode die je kiest om een relatie aan te maken, zijn er enkele velden die je altijd moet invullen:
Relatie type
Kies het passende relatie type:
- Bedrijf – Voor rechtspersonen zoals een BV of NV
- Eenmanszaak – Voor individuele ondernemers
- Persoon – Voor relaties zonder juridische rechtsvorm, zoals privépersonen
Je kan het relatie type later nog aanpassen indien nodig.
Status
Geef aan wat de relatie voor jouw organisatie betekent:
- Klant – Kies deze optie om registraties te koppelen en facturatie-instellingen toe te voegen
- Prospect – Voor potentiële klanten waarbij je registraties wilt koppelen, maar nog niet factureert
- Eigen bedrijf – Gebruik deze optie om niet-factureerbare tijd binnen je eigen organisatie te registreren
- Andere – Gebruik deze optie als je enkel de contactgegevens van de relatie wilt opslaan
Land
Selecteer het land waarin de relatie gevestigd is door dit in de keuzelijst te selecteren.
Eigen bedrijf
Als je meerdere bedrijven in AdminPulse hebt, selecteer dan het eigen bedrijf waaraan je de relatie wilt koppelen.
🎥 Snel weg met het aanmaken van relaties
In deze korte video zie je hoe je snel relaties aanmaakt in AdminPulse: