In AdminPulse stel je grootboekrekeningen in op verschillende niveaus. Als je dat correct doet, verlopen je facturatie en de gegevensoverdracht naar je boekhoudpakket een stuk vlotter. Dat bespaart tijd en zorgt voor een vlotte en correcte verwerking in de boekhouding.
In dit artikel lees je hoe de hiërarchie van grootboekrekeningen opgebouwd is en waar je welke instellingen toepast.
Op welk niveau stel je grootboekrekeningen in?
Grootboekrekeningen hebben een vaste hiërarchie: instellingen op een lager niveau overschrijven de meer algemene.
- Factuurlijnniveau (meest specifiek)
Je kan per individuele factuurlijn een grootboekrekening toekennen. Dit is de meest specifieke en overschrijft alle andere instellingen. - Facturatieschema – per relatie
Je kan per relatie in het facturatieschema een aangepaste grootboekrekening instellen. Dit overschrijft de prijslijst. - Prijslijstniveau
Elk item in de prijslijst kan zijn eigen grootboekrekening hebben. Deze dient als standaard, tenzij er een afwijking is op factuurlijn- of facturatieschema-niveau. - Bedrijfsniveau (algemene instellingen)
Dit zijn de standaard grootboekrekeningen, ze worden gebruikt als er nergens anders iets specifieks werd ingesteld.
Waar stel je grootboekrekeningen in?
Via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen kan je per eigen bedrijf grootboekrekeningen invullen voor:
- Standaard
- Forfaits
- Voorschotten
- Administratieve kosten
- Kortingen
De standaard grootboekrekening instellen
De standaard grootboekrekening wordt automatisch ingevuld:
- Bij het aanmaken van een nieuw item in de prijslijst
- Bij het toevoegen van een factuurlijn gebaseerd op een prijslijstitem zonder eigen grootboekrekening
👉 Daarom raden we aan om eerst de standaard grootboekrekening in te vullen vóór je met de prijslijst begint!
Grootboekrekeningen in de prijslijst instellen
Wanneer je een item toevoegt in de prijslijst (Registratie > Prijslijst > knop '+Toevoegen'), wordt automatisch de standaard grootboekrekening ingevuld. Je kan dit nummer aanpassen indien nodig.
Voor registraties wordt de grootboekrekening uit de prijslijst automatisch overgenomen bij het opstellen van een factuurvoorstel.
Grootboekrekeningen voor forfait en voorschot instellen
Gebruik je een facturatieschema van het type forfait of voorschot/afrekening? Dan worden forfait- en voorschot lijnen mee opgenomen op de factuur. Deze lijnen zijn niet gebaseerd op prijslijst-items.
De standaard grootboekrekeningen voor forfait- en voorschotlijnen stel je in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen. De factuurlijnen van het type "Forfait" of "Voorschot" krijgen automatisch de toegewezen grootboekrekening.
Bij het aanmaken van het facturatieschema wordt de standaard grootboekrekening voor forfait en voorschot automatisch ingevuld. Dit kan je ook per relatie nog aanpassen per facturatieschema.
Grootboekrekening en facturatie op regiebasis
Wanneer je met een facturatieschema van het type regie werkt:
- Worden geregistreerde prestaties gekoppeld aan de grootboekrekening van het prijslijstitem
- Tenzij je in het facturatieschema zelf een grootboekrekening opgeeft – dan wordt die gebruikt
Grootboekrekening voor administratieve kosten instellen
Voor administratiekosten die als aparte lijn op de factuur verschijnen, kan je een specifieke grootboekrekening instellen via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen.
Grootboekrekeningen voor kortingen instellen
Kortingen op facturen kunnen geboekt worden op een aparte grootboekrekening — handig om dit apart te volgen in de boekhouding. Je stelt deze in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen.
Overzicht: waar stel je de grootboekrekeningen in?
| Niveau | Waar instellen | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Eigen bedrijf (algemeen) | Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen | Standaardgrootboekrekeningen voor forfait, kortingen, administratieve kost... |
| Prijslijst-item | Registratie > Prijslijst | Specifiek per type kost/tijd/afstand |
| Facturatieschema per relatie | Relatie > Facturatieplanning | Grootboekrekening specifiek per klant |
| Factuurlijn | Facturatie > Factuurvoorstellen > per factuurvoorstel (manueel) | Uitzonderingen |
Integratie met boekhoudsoftware
Zorg ervoor dat de grootboekrekeningen die je gebruikt overeenkomen met die in je boekhoudprogramma. Dat garandeert een correcte synchronisatie. De exacte verwerking van grootboekrekeningen kan verschillen afhankelijk van je boekhoudpakket.