De Interactie tijdslijn biedt een overzichtelijke weergave van alle interacties tussen jou, je collega's en een relatie. Notities, vergaderverslagen, telefoongesprekken en e-mails worden op één centrale plek gebundeld.
Zo heb je snel toegang tot belangrijke informatie, zonder dat je in verschillende applicaties hoeft te zoeken. Dat helpt je team om efficiënt samen te werken en goed voorbereid te zijn bij elk klantcontact.
De tijdslijn van een relatie openen
Je kunt de tijdslijn van een relatie op twee manieren openen:
- Via het relatieoverzicht (Relatiedossiers > Relaties): klik op de knop voor de tijdslijn om de tijdslijn van de relatie direct te openen.
- Via het relatiedossier: klik in het relatielint op de datum van het laatste contactmoment om automatisch naar de tijdslijn te gaan.
Welke interacties vind je op de tijdslijn?
De tijdslijn geeft verschillende soorten interacties overzichtelijk weer:
- Notities
- Vergaderverslagen
- Telefoongesprekken
- E-mails:
- E-mails die vanuit AdminPulse naar de relatie zijn verzonden, behalve facturen.
- E-mails die in het DMS (Document Management System) zijn geüpload en aan de relatie zijn gekoppeld.
- Inkomende e-mails in je AdminPulse-inbox, ook MagicMail genoemd. Meer uitleg daarover vind je in dit artikel.
- Gesynchroniseerde e-mails, bijvoorbeeld via een Microsoft 365- of Gmail-koppeling.
Interacties van gelinkte relaties tonen of verbergen
Bovenaan de Interactie tijdslijn vind je ook de schakelaar Toon ook interacties van gelinkte relaties.
Activeer deze schakelaar om ook interacties van gelinkte relaties te tonen, zoals gekoppelde ondernemingen of contactpersonen. Schakel de optie uit als je alleen de interacties van de geopende relatie wilt zien.
Interacties open- en dichtklappen
Op de tijdslijn kun je zelf bepalen hoeveel inhoud je direct wilt zien. Dat is vooral handig wanneer er meerdere lange interacties of uitgebreide verslagen op de tijdslijn staan.
Met de knop Dichtklappen toon je alleen de titels van de interacties. Met de knop Openklappen toon je de titels en de volledige inhoud.
Je kunt ook één specifieke interactie open- of dichtklappen via het icoon bij die interactie. Zo bekijk je snel de inhoud van één notitie, e-mail, telefoongesprek of vergaderverslag zonder alle interacties open te klappen.
Nieuwe interacties toevoegen aan de tijdslijn
Aan de linkerkant van het tijdlijnscherm vind je knoppen waarmee je nieuwe interacties kunt toevoegen, zoals vergaderverslagen, telefoongesprekken en notities. Deze knoppen openen een pop-upvenster waarin je de gegevens van de interactie kunt invoeren.
Elke interactie is gekoppeld aan een datum en moet minimaal een titel of omschrijving bevatten.
Een nieuwe interactie toevoegen
- Kies een interactietype: klik links op Nieuwe vergadering, Nieuw telefoongesprek of Nieuwe notitie. Er wordt een pop-upvenster geopend waarin je de verdere gegevens kunt invoeren.
- Gebruik een sjabloon: als er een sjabloon beschikbaar is, kun je dit gebruiken om de interactie aan te maken. Meer informatie over interactiesjablonen vind je in deze artikelen:
- Voeg details toe: vul in het pop-upvenster de datum, titel en omschrijving in. Je kunt de Markdown-opties gebruiken voor uitgebreide tekstopmaak.
- Voeg bijlagen toe: sleep documenten naar het aangegeven gebied, gebruik bladeren om bestanden van je computer te kiezen of selecteer een bestaand document in AdminPulse.
-
Ken labels toe: gebruik labels om interacties gemakkelijker terug te vinden.
👉 Je beheert labels via Instellingen > Labels. Meer informatie vind je in het artikel Interactielabels gebruiken. -
Registreer tijd: vink bij het invoeren van de interactie het daarvoor bestemde selectievakje aan. Daarna kun je de registratiegegevens invullen in de velden die beschikbaar worden.
💡 Zo kun je de tijd die je aan een klantgesprek besteedt direct registreren. - Sla de interactie op: klik op OK.
Een to-do aanmaken en opvolgen vanuit een interactie
Nadat je een interactie hebt aangemaakt, kun je via die interactie ook een to-do aanmaken. Klik onderaan de interactie op + Nieuwe to-do maken. Deze optie is beschikbaar voor elk type interactie.
De aangemaakte to-do vind je daarna terug bij de bijbehorende interactie:
Aan de linkerkant van het scherm Interactie tijdslijn vind je ook alle openstaande to-do's voor deze relatie.
Informatie uit de tijdslijn delen met de relatie
Je kunt interacties rechtstreeks vanuit de tijdslijn met een relatie delen.
Eén interactie delen
Je kunt een specifieke interactie of een verslag downloaden als pdf of rechtstreeks per e-mail naar de relatie sturen. De details van de interactie worden als pdf-bijlage aan het bericht toegevoegd.
Meerdere interacties downloaden
Je kunt meerdere interacties als volgt in één pdf-document downloaden:
- Gebruik de zoekfilters bovenaan de tijdslijn om te bepalen welke interacties je wilt downloaden.
- Klik op Exporteer zoekresultaten naar PDF om de gefilterde interacties in één pdf-document te verzamelen.
Informatie uit de tijdslijn delen met een collega
Je kunt interacties ook snel met collega's delen:
- Deel een interactie via de deelknop op de tijdslijn.
- Kopieer een link naar de interactie en plak deze bijvoorbeeld in een intern bericht of een chat. Je collega krijgt zo direct toegang tot de juiste informatie.
Een interactie aan de tijdslijn toevoegen vanuit een registratie
Bij het aanmaken van een registratie kun je onder Communicatieverslag direct een interactie toevoegen. Kies een notitie, vergaderverslag of telefoongesprek. De interactie verschijnt daarna automatisch op de tijdslijn van de relatie.
Net als bij handmatig toegevoegde interacties moet je minimaal een titel of omschrijving opgeven. Je kunt ook bijlagen toevoegen.
💡 Goed om te lezen
- Krijg een compleet overzicht van alle interacties: Interactieoverzicht.
- Ontdek hoe je labels aan interacties kunt toewijzen om informatie eenvoudig terug te vinden: Interactielabels gebruiken.
- Lees hoe je standaard notitiesjablonen maakt en gebruikt: Hoe maak je notitiesjablonen aan en gebruik je deze?
- Lees hoe je sjablonen voor telefoongesprekken maakt en gebruikt: Hoe maak je een telefoongespreksjabloon en gebruik je deze?
- Lees hoe je vergaderverslagsjablonen maakt en gebruikt: Hoe maak je vergaderverslagsjablonen aan en gebruik je deze?
- Lees hoe je een taak, to-do, interactie of document deelt met een collega: Hoe een taak/to-do/interactie/document delen met een collega.