De Interactie tijdslijn biedt een overzichtelijke weergave van alle interacties tussen jou, je collega's en een relatie. Notities, vergaderverslagen, telefoongesprekken en e-mails worden op één centrale plek gebundeld.
Zo heb je snel toegang tot belangrijke informatie, zonder dat je in verschillende applicaties hoeft te zoeken. Dat helpt je team om efficiënt samen te werken en goed voorbereid te zijn bij elk klantcontact.
Tijdslijn van een relatie raadplegen
Je kunt de tijdslijn van een relatie op twee manieren openen, telkens vanuit de context van een specifieke relatie:
- Via het Relatie overzicht (Relatiedossiers > Relaties): klik op de tijdslijn-knop om direct toegang te krijgen tot de tijdslijn van de relatie.
- Via het Relatiedossier: klik in het relatielint op de datum van het laatste contactmoment om automatisch naar de tijdslijn te navigeren.
Wat kun je terugvinden op de tijdslijn?
De tijdslijn geeft verschillende soorten interacties overzichtelijk weer:
- Notities
- Vergaderverslagen
- Telefoongesprekken
- E-mails:
- E-mails die vanuit AdminPulse naar de relatie zijn verzonden, behalve facturen.
- E-mails die in het DMS (Document Management System) zijn geüpload en gelinkt aan de relatie.
- Inkomende e-mails in je AdminPulse inbox, ook MagicMail genoemd. Meer uitleg daarover vind je hier.
- Gesynchroniseerde e-mails, bijvoorbeeld via een Microsoft 365- of Gmail-koppeling.
- Interacties van gelinkte relaties, optioneel via filter.
Interactie-inhoud open- en dichtklappen
In de tijdslijn kun je zelf bepalen hoeveel inhoud je direct wilt zien. Dat is vooral handig wanneer er meerdere lange interacties of uitgebreide verslagen op de tijdslijn staan.
Met de knop Dichtklappen toon je alleen de titels van de interacties. Met de knop Openklappen toon je de titel én de volledige inhoud.
Je kunt ook één specifieke interactie open- of dichtklappen via het icoon bij die interactie. Zo kun je snel de inhoud van één notitie, e-mail, telefoongesprek of vergaderverslag bekijken zonder alle interacties open te klappen.
Nieuwe interacties toevoegen aan de tijdslijn
Aan de linkerzijde van het tijdslijn-scherm vind je knoppen waarmee je eenvoudig nieuwe interacties kunt toevoegen, zoals vergaderverslagen, telefoongesprekken en notities. Deze knoppen openen een pop-upvenster waar je gedetailleerde gegevens kunt invoeren.
Elke interactie is gekoppeld aan een datum en moet minimaal een titel of omschrijving bevatten.
Stappen voor het toevoegen van een nieuwe interactie
- Kies een interactietype: klik links op Nieuwe vergadering, Nieuw telefoongesprek of Nieuwe notitie. Dit opent een pop-up waarin je verdere gegevens kunt invoeren.
- Gebruik een sjabloon: indien beschikbaar, kun je een sjabloon gebruiken om de interactie aan te maken. Meer informatie over interactiesjablonen vind je hier:
- Voeg details toe: in het pop-upvenster vul je de datum, titel en omschrijving in. Je kunt de markdown-opties gebruiken voor rijke tekstopmaak.
- Bijlagen toevoegen: sleep documenten naar het aangegeven gebied, gebruik bladeren om bestanden van je computer te kiezen of kies een bestaand document in AdminPulse.
-
Labels toekennen: ken labels toe voor een beter overzicht.
👉 Labels helpen je om snel specifieke informatie terug te vinden. Je beheert ze via Instellingen > Labels. Meer informatie over interactielabels vind je hier: Interactielabels gebruiken. -
Tijdregistratie: bij het invoeren van interacties kun je ervoor kiezen om tijd te registreren. Vink het voorziene selectievakje aan. Daarna kun je de details van de registratie invullen in de velden die beschikbaar worden.
💡 Dit is ideaal om je tijdsgebruik tijdens klantgesprekken bij te houden. - Opslaan: klik op OK om de interactie op te slaan.
To-do aanmaken en opvolgen vanuit de interactie
Zodra je een interactie hebt aangemaakt, kun je snel ook een to-do aanmaken. Dit doe je door onderaan de interactie op + Nieuwe to-do maken te klikken. De optie + Nieuwe to-do maken is beschikbaar voor elk type interactie.
De aangemaakte to-do vind je daarna terug bij de corresponderende interactie:
In het scherm Interactie tijdslijn vind je links ook alle openstaande to-do's voor deze relatie terug.
Informatie uit de tijdslijn delen met de relatie
Het delen van interacties met een relatie kan rechtstreeks vanuit de tijdslijn.
Een interactie delen
Je kunt een specifieke interactie of een verslag downloaden als pdf of rechtstreeks doorsturen naar de relatie via e-mail. De details van de interactie worden dan als pdf-bijlage aan het bericht toegevoegd.
Meerdere interacties downloaden
Als je meerdere interacties wilt delen, kun je dit als volgt doen:
- Gebruik de zoekfilters bovenaan de tijdslijn om te bepalen welke interacties je wilt downloaden.
- Klik op Exporteer zoekresultaten naar PDF om de geselecteerde interacties in één pdf-document te verzamelen.
Informatie uit de tijdslijn delen met een collega
Naast het delen met relaties kun je interacties ook snel en eenvoudig delen met collega's.
- Elke interactie op de tijdslijn kan worden gedeeld via de deel-knop.
- Je kunt ook een link naar de interactie kopiëren en deze bijvoorbeeld in een intern bericht of chat plakken, zodat je collega direct toegang heeft tot de juiste informatie.
Een interactie aan de tijdslijn toevoegen vanuit een registratie
Bij het aanmaken van een registratie kun je ook meteen een interactie toevoegen onder Communicatieverslag. Kies tussen notitie, vergaderverslag of telefoongesprek. De interactie verschijnt daarna automatisch op de tijdslijn van de relatie.
Net als bij handmatig toegevoegde interacties moet je minimaal een titel of omschrijving opgeven. Indien gewenst, kun je ook bijlagen toevoegen.
💡 Goed om te lezen
- Krijg een compleet overzicht van alle interacties: Interactieoverzicht.
- Ontdek hoe je labels aan interacties kunt toewijzen om informatie eenvoudig terug te vinden: Interactielabels gebruiken.
- Lees hoe je standaard notitiesjablonen maakt en efficiënt gebruikt: Hoe maak je notitiesjablonen aan en gebruik je deze?
- Kom te weten hoe je sjablonen voor telefoongesprekken maakt en gebruikt: Hoe maak je een telefoongespreksjabloon en gebruik je deze?
- Leer hoe je vergaderverslagsjablonen maakt en gebruikt voor duidelijke vergadernotities: Hoe maak je vergaderverslagsjablonen aan en gebruik je deze?
- Leer hoe je eenvoudig een taak, to-do, interactie of document deelt met een collega: Hoe een taak/to-do/interactie/document delen met een collega.