Dans un dossier relation, vous rassemblez toutes les informations liées à une relation. À différents endroits du dossier, vous pouvez ajouter des remarques ou textes.
Dans cet article, vous lirez à quoi sert chaque champ ou bloc de texte, où l’information réapparaît ensuite (par exemple sur des documents ou des e-mails), ainsi que l’objectif de chaque champ et bloc.
Champs et blocs de texte dans un dossier relation
Bloc 'Commentaires' dans la section Identification
Utilisez ce bloc pour des informations générales sur la relation que votre équipe doit pouvoir retrouver rapidement.
Affichage du bloc dans un dossier relation :
Il apparaît comme une zone de texte simple que vous pouvez modifier directement. Lorsqu’elle est vide, vous voyez le message « N’entrez pas d'information sensibles ici » ainsi qu’une icône crayon.
Où cette information apparaît-elle ?
Sur les documents et e-mails contenant le substituant {relation.remark}.
👉 Si vous utilisez le substituant dans des documents et e-mails, n’inscrivez aucune information confidentielle et formulez le texte de manière à pouvoir l’envoyer au client.
Exemples :
- Propre déclaration IPP à partir de 2025
- Changement de nom au 01/08/2025, anciennement Entreprise123
Champ 'Informations de facturation' dans la section Facturation > bloc : Données et paramètres de facturation
Utilisez ce champ pour des remarques internes pertinentes pour la facturation.
Affichage du champ dans un dossier relation :
Dans la section Facturation, sous forme de zone de texte modifiable directement.
Où cette information apparaît-elle ?
Dans les écrans Factures et Factures provisoires, via une icône d’information jaune. En passant la souris dessus, la remarque apparaît sous forme de bulle d'information.
Exemple :
- Ne pas facturer le coût Yuki
Champ 'Texte sur facture' dans la section Facturation > bloc : Données et paramètres de facturation
Utilisez ce champ pour des remarques externes destinées à votre client.
Affichage du champ dans un dossier relation :
Dans Facturation > Données et paramètres de facturation, sous forme de zone de texte.
Où cette information apparaît-elle ?
Vous pouvez la faire apparaître sur des factures en utilisant le substituant {RelationInvoiceRemark} dans votre modèle de facture.
Exemple :
- Comme convenu : pendant les 6 premiers mois, une réduction de 10 % est appliquée.
Champ 'Remarque TVA' dans la section Information comptable > bloc : TVA
Utilisez ce champ pour des points d’attention liés à la TVA.
Affichage du champ dans un dossier relation :
Dans Information comptable > TVA comme zone de texte modifiable.
Où cette information apparaît-elle ?
- Sur les documents TVA ou dans des e-mails utilisant
{relation.vatremark}.
Exemple :
- Calcul du prorata annuel
Bloc 'Revue qualité' dans la section Information comptable
Utilisez ce bloc pour des remarques internes concernant la revue qualité.
Affichage du bloc dans un dossier relation :
Dans la section Information comptable, comme zone de texte riche (gras, italique, listes…).
Où cette information apparaît-elle ?
- Dans l'écran Revue qualité (Dossiers relations > Revue qualité) sous forme d’icône de remarque. En passant la souris, la remarque complète apparaît.
- Dans les documents via
{relation.complianceremark}.
Exemple :
- L’employé Jan Janssens s’en occupe ; encore envoyer les documents au client
Champ 'Remarque' dans la section Légal
Utilisez ce champ pour des informations juridiques à conserver ou réutiliser.
Affichage du champ dans un dossier relation :
Dans la section Légal comme zone de texte modifiable.
Où cette information apparaît-elle ?
Sur les documents ou e-mails juridiques via {relation.legalremark}.
Exemple :
- SRL jusqu’en 2028
Bloc 'Commentaires' dans la section Fiscalité
Utilisez ce bloc pour des informations ou notes fiscales.
Affichage du bloc dans un dossier relation :
Dans Fiscalité comme zone de texte riche.
Où cette information apparaît-elle ?
Sur des documents ou e-mails via {relation.fiscalremark}.
Exemple :
- Des instructions de comptabilisation spécifiques
Résumé
Le tableau ci-dessous donne un aperçu rapide de tous les champs : où les trouver, s’ils prennent en charge la mise en forme et quel substituant utiliser dans vos modèles.
| Nom du bloc / champ | Navigation | Substituant | Mise en forme |
|---|---|---|---|
| Commentaires | Identification > Commentaires | {relation.remark} | Non |
| Informations de facturation | Facturation > Données et paramètres de facturation | Non | |
| Texte sur facture | Facturation > Données et paramètres de facturation | {RelationInvoiceRemark} | Non |
| Remarque TVA | Information comptable > TVA | {relation.vatremark} | Non |
| Revue qualité | Information comptable > Revue qualité | {relation.complianceremark} | Oui |
| Remarque | Légal | {relation.legalremark} | Non |
| Commentaires | Fiscalité > Commentaires | {relation.fiscalremark} | Oui |
Droits d’accès
Pour modifier les champs de texte et de remarques dans un dossier relation, vous devez disposer des droits de mise à jour sur la fonctionnalité Relations.
Rôles standards pouvant modifier ces champs :
- Administrateur
- Utilisateur général
- Gestionnaire de factures
- Gestionnaire de relations
Rôles standards pouvant uniquement consulter ces champs :
- Enregistrement uniquement
Si vous disposez d’un rôle personnalisé, vérifiez auprès de votre administrateur que vous avez les droits de mise à jour sur Relation.
Conseils d’utilisation
- Déterminez d’abord quels champs vous souhaitez utiliser dans vos modèles. Si vous utilisez un champ dans un modèle de document ou d’e-mail, n’y inscrivez alors aucune information interne.
- Restez concis et clair dans vos remarques.
- Définissez des règles d'utilisation en équipe : que mettre dans Commentaires ou dans TVA/Légal/Fiscal ?
- Vérifiez régulièrement que les informations sont encore à jour.
- Soyez précis : utilisez le bon champ pour le bon type d’information.
- Pensez à votre audience : comptables, équipe juridique, facturation…
- Utilisez la mise en forme de manière adéquate : les commentaires fiscaux et de revue qualité permettent du texte formaté.