Vous avez trois façons de créer une nouvelle relation dans AdminPulse. Ces options se trouvent dans l’écran 'Nouvelle relation' du menu Dossiers relations. Choisissez celle qui correspond le mieux aux informations disponibles.
En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez comment ajouter une nouvelle relation étape par étape
Ajouter une nouvelle relation à partir de systèmes externes
AdminPulse permet de récupérer automatiquement des données à partir de bases de données belges et internationales telles que :
- BCE (Banque-Carrefour des Entreprises)
- openthebox
- CompanyWeb
- eStox
Les options qui s’affichent dépendent des intégrations que vous avez configurées. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez notre Aperçu des Partenaires.
Étapes pour ajouter une nouvelle relation depuis des systèmes externes
- Sélectionnez la source externe où vous souhaitez rechercher la relation
- Entrez une partie du nom de l’entreprise ou son numéro d’entreprise
- Choisissez la relation correcte parmi les résultats
- Complétez les champs 'Statut' et 'Propre entreprise' (voir explication ci-dessous)
- Enregistrez la nouvelle relation
Ajouter une nouvelle relation via une eID
Vous pouvez également créer des relations en utilisant une carte d’identité électronique (eID).
Conditions requises
Assurez-vous que le logiciel eID est correctement installé sur votre ordinateur. Vous pouvez le télécharger depuis le site officiel du gouvernement fédéral ici.
Étapes pour ajouter une relation via une eID
- Cliquez sur 'Choose file' pour charger le fichier .eid à partir de la carte, ou faites glisser la photo depuis la visionneuse eID vers le champ prévu dans AdminPulse
- Complétez les champs 'Type de relation', 'Statut', 'Langue' et 'Propre entreprise' (voir explication ci-dessous)
- Ajoutez la relation
Ajouter une nouvelle relation manuellement
Si la relation n’apparaît pas (encore) dans la BCE ou dans une autre base de données, ou s’il s’agit d’une personne physique, vous pouvez également ajouter la relation manuellement.
Étapes pour créer une relation manuellement
- Allez à Dossiers relation > Nouvelle relation.
- Dans la section 'Ajouter manuellement', complétez les informations de la relation.
Champs obligatoires lors de la création manuelle d’une relation
Lors de la création manuelle d’une nouvelle relation, certains champs sont obligatoires, en fonction du type de relation que vous créez :
- Personne : Nom, Prénom, Langue, Relation depuis*
- Entreprise individuelle : Nom, Prénom, Langue, N° TVA, Relation depuis*
-
Entreprise : Nom, Langue, N° TVA, Relation depuis*
💡 Si le numéro de TVA n’est pas encore disponible, vous pouvez temporairement indiquer « Numéro de TVA en demande ». Vous pourrez le modifier plus tard dans le dossier relation dès qu’il sera connu.
*Relation depuis est obligatoire uniquement pour les relations avec statut 'Client'.
Champs optionnels lors de la création manuelle d’une relation
Des champs optionnels tels que 'Équipe(s)', 'Tags', 'Forme juridique', 'N° d’entreprise' et 'Groupe de relations' ne sont pas obligatoires lors de la création de la relation. Vous pouvez les compléter ou les modifier ultérieurement dans le dossier relation.
Champs à compléter impérativement lors de la création de nouvelles relations
Quelle que soit la méthode de création utilisée, certains champs doivent toujours être remplis lorsque vous créez une nouvelle relation:
Type de relation
Choisissez le type de relation approprié :
- Société : Pour les personnes morales, comme les SA ou SRL
- Entreprise individuelle : Pour les entrepreneurs individuels
- Personne : Pour des personnes physiques sans structure juridique, par exemple un particulier
Vous pouvez modifier le type de relation à tout moment après sa création si nécessaire.
Statut
Définissez le statut de la relation pour votre organisation :
- Client : Sélectionnez cette option si vous comptez associer des enregistrements (de temps, de coûts etc.), et configurer les paramètres de facturation
- Prospect : Utilisez cette option pour enregistrer le travail et les frais potentiels, sans facturation
- Propre entreprise : Choisissez cette option pour enregistrer du temps non facturable pour votre propre organisation
- Autre : Optez pour cette option si vous souhaitez simplement enregistrer les coordonnées de la relation sans plus de détails
Pays
Sélectionnez le pays dans lequel la relation est située à partir de la liste déroulante.
Propre entreprise
Si vous gérez plusieurs entreprises dans AdminPulse, sélectionnez celle à laquelle vous souhaitez associer la relation.
🎥 Découvrez comment ajouter une nouvelle relation étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous apprendrez comment ajouter une nouvelle relation dans AdminPulse :