Vous avez trois façons de créer une nouvelle relation dans AdminPulse. Ces options se trouvent dans l’écran 'Nouvelle relation' du menu Dossiers relations. Choisissez celle qui correspond le mieux aux informations disponibles.
Ajouter une relation à partir de systèmes externes
AdminPulse permet de récupérer automatiquement des données à partir de bases de données belges et internationales telles que :
- BCE (Banque-Carrefour des Entreprises)
- openthebox
- CompanyWeb
- eStox
Les options qui s’affichent dépendent des intégrations que vous avez configurées. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez notre Aperçu des Partenaires.
Étapes :
- Sélectionnez la source externe où vous souhaitez rechercher la relation
- Entrez une partie du nom de l’entreprise ou son numéro d’entreprise
- Choisissez la relation correcte parmi les résultats
- Complétez les champs 'Statut' et 'Propre entreprise' (voir explication ci-dessous)
- Enregistrez la nouvelle relation
Ajouter une relation via une eID
Vous pouvez également créer des relations en utilisant une carte d’identité électronique (eID).
Conditions requises :
Assurez-vous que le logiciel eID est correctement installé sur votre ordinateur. Vous pouvez le télécharger depuis le site officiel du gouvernement fédéral ici.
Étapes :
- Cliquez sur 'Choose file' pour charger le fichier .eid à partir de la carte, ou faites glisser la photo depuis la visionneuse eID vers le champ prévu dans AdminPulse
- Complétez les champs 'Type de relation', 'Statut', 'Langue' et 'Propre entreprise' (voir explication ci-dessous)
- Ajoutez la relation
Ajouter une relation manuellement
Si la relation n’est pas encore répertoriée auprès de la BCE ou dans une autre base de données, ou si vous ajoutez un particulier, vous pouvez la créer manuellement.
Champs obligatoires lors de l’ajout manuel
Lors de la création manuelle d’une nouvelle relation, certains champs sont obligatoires.
Numéro de TVA : Si le numéro de TVA n’est pas encore disponible, vous pouvez sélectionner l’option temporaire 'Numéro de TVA en demande'. Ce champ pourra être mis à jour plus tard, une fois que le numéro sera en votre possession.
Champs facultatifs
Les champs facultatifs ne doivent pas être complétés lors de la création de la relation. Vous pourrez les ajouter plus tard via le dossier de relation.
Champs à compléter impérativement
Quelle que soit la méthode de création utilisée, certains champs doivent toujours être remplis lorsque vous créez une nouvelle relation.
Type de relation
Choisissez le type de relation approprié :
- Société : Pour les personnes morales, comme les SA ou SRL
- Entreprise individuelle : Pour les entrepreneurs individuels
- Personne : Pour des personnes physiques sans structure juridique, par exemple un particulier
Vous pouvez modifier le type de relation à tout moment après sa création si nécessaire.
Statut
Définissez le statut de la relation pour votre organisation :
- Client : Sélectionnez cette option si vous comptez associer des enregistrements (de temps, de coûts etc.), et configurer les paramètres de facturation
- Prospect : Utilisez cette option pour enregistrer le travail et les frais potentiels, sans facturation
- Propre entreprise : Choisissez cette option pour enregistrer du temps non facturable pour votre propre organisation
- Autre : Optez pour cette option si vous souhaitez simplement enregistrer les coordonnées de la relation sans plus de détails
Pays
Sélectionnez le pays dans lequel la relation est située à partir de la liste déroulante.
Propre entreprise
Si vous gérez plusieurs entreprises dans AdminPulse, sélectionnez celle à laquelle vous souhaitez associer la relation.