Le dossier relation - section Identification

La section Identification regroupe les données générales de la relation. Les champs affichés dépendent notamment du type de relation sélectionné.

• Type de relation : choisissez Une société, Entreprise individuelle ou Une personne. AdminPulse adapte les champs d’identification en fonction de votre choix.
• Statut : indiquez s’il s’agit d’un Prospect, d’un Client, d’une Propre entreprise ou d’une relation de type Autre. Les relations qui servent de personnes de contact dans d’autres dossiers sont de préférence classées sous Autre.
• Nom : pour une Une société, encodez la dénomination officielle de l’entreprise. Pour une Entreprise individuelle ou Une personne, encodez le nom de famille.
• Prénom : encodez le prénom. Ce champ s’affiche pour une relation de type Entreprise individuelle ou Une personne.
• Salutation : indiquez la formule d’appel à utiliser. Ce champ s’affiche pour une relation de type Entreprise individuelle ou Une personne.
• Forme juridique : sélectionnez la forme juridique de l’entreprise. Ce champ s’affiche pour une relation de type Une société. La forme juridique sélectionnée peut être ajoutée après le nom de la relation, par exemple AP Tech SRL.
• N° TVA : encodez le numéro de TVA de la relation. Si le numéro est en cours de demande ou si la relation n’est pas assujettie à la TVA, vous pouvez également l’indiquer dans ce champ. Le champ s’affiche pour une relation de type Une société ou Entreprise individuelle.
• N° d’entreprise : encodez le numéro d’entreprise de la relation. Ce champ s’affiche pour une relation de type Une société ou Entreprise individuelle.
• Pays : sélectionnez le pays de la relation.
• Collaborateur partenaire : sélectionnez le collaborateur partenaire attribué à la relation.
• Collaborateur responsable du dossier : sélectionnez le collaborateur responsable de la relation.
• Collaborateur senior : sélectionnez le collaborateur senior attribué à la relation.
• Collaborateur : sélectionnez le collaborateur attribué à la relation.
• Collaborateur (remplaçant) : sélectionnez le collaborateur attribué à la relation en tant que remplaçant.
• Collaborateur facturation : sélectionnez le collaborateur responsable de la facturation de la relation.

Pour compléter les champs liés aux collaborateurs, sélectionnez une personne dans la liste déroulante avec fonction de recherche. Commencez à saisir son nom pour la retrouver plus rapidement. Les tâches issues des Modèles de tâches peuvent être automatiquement attribuées à ces profils de collaborateur.

• Équipes : associez une ou plusieurs équipes à la relation. Les collaborateurs membres de ces équipes ont accès à la relation. Pour en savoir plus, consultez l’article Sécurité - Équipes.
• Employés autorisés : donnez à certains collaborateurs un accès supplémentaire à cette relation, en complément de l’accès via les équipes. Les collaborateurs ajoutés ici peuvent accéder à la relation sans être membres d’une équipe associée. Ce champ n’a d’effet que si la fonctionnalité est activée pour votre environnement et si la relation est associée à au moins une équipe.
• Code identifiant unique : AdminPulse attribue automatiquement un code unique à chaque relation.
• Code client : attribuez vous-même un code interne à la relation.
• Nom court / commercial : encodez éventuellement un nom abrégé ou commercial permettant de reconnaître facilement la relation. Ce champ s’affiche pour une relation de type Une société ou Entreprise individuelle.
• Propre entreprise : associez la relation à la propre entreprise dont elle dépend. Si plusieurs propres entreprises sont disponibles, sélectionnez celle qui convient dans la liste. S’il n’y en a qu’une, AdminPulse la sélectionne automatiquement. Les équipes liées à la propre entreprise sélectionnée sont automatiquement attribuées à la relation.
• Langue : définissez la langue préférée de la relation.
• Relation depuis : affiche la date à laquelle la relation a été enregistrée dans AdminPulse.
• Date de fin : indiquez la date à laquelle la collaboration avec cette relation prend ou a pris fin.
• Identifiant comptable : encodez la référence utilisée pour identifier ce dossier dans votre logiciel comptable. Cet identifiant est notamment important lors de l’exportation des factures.
• Secrétariat social : sélectionnez le secrétariat social de la relation dans la liste.
• Identifiant secrétariat social : encodez la référence sous laquelle la relation est enregistrée auprès du secrétariat social.
• Caisse d’assurances sociales : sélectionnez la caisse d’assurances sociales de la relation dans la liste.
• Identifiant caisse d’assurances sociales : encodez la référence sous laquelle la relation est enregistrée auprès de la caisse d’assurances sociales.
• Nombre d’employés : encodez le nombre de travailleurs de l’entreprise. Ce champ s’affiche pour une relation de type Une société.
• Site web : encodez l’adresse du site web de la relation.
• Tags : ajoutez des tags disponibles dans la liste afin de classer les relations en groupes.
• Liens externes : ouvrez directement, depuis le dossier relation, des sources externes telles que la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), le Moniteur belge, la Banque nationale de Belgique (BNB), Companyweb et OpenTheBox. Pour ce faire, accédez à la section Identification et cliquez, sous Liens externes, sur l’icône de la source souhaitée. Cliquez par exemple sur l’icône de la BCE pour ouvrir les données de cette relation dans la Banque-Carrefour des Entreprises. Seules les icônes des liens disponibles pour la relation sont affichées.

Bloc : Commentaires

Dans le bloc Commentaires, vous pouvez ajouter des remarques générales ou des informations importantes concernant une relation. Ce bloc est utile pour consigner des éléments qui n’ont pas leur place ailleurs.

👉 Ce commentaire est uniquement visible dans la section Identification du dossier relation. Il n’apparaît nulle part ailleurs dans AdminPulse.

Bloc : Niveau de traitement

Le niveau de traitement vous permet d’afficher un avertissement ou de restreindre certaines actions pour des relations spécifiques. Trois niveaux sont disponibles :

• Normal
  Il s’agit du niveau de traitement standard. Aucun avertissement n’est affiché et aucune restriction n’est appliquée.
  Toutes les actions restent possibles pour cette relation.
• Jaune / Limité
  Si vous choisissez le niveau Jaune / Limité, un triangle jaune s’affiche à côté du nom de la relation dans AdminPulse.
  👉 Toutes les actions restent possibles, mais le triangle indique qu’une attention particulière est requise.
  💡 Indiquez une raison dans le champ Clarification sur le niveau de traitement. Celle-ci s’affiche dans une infobulle lorsque l’utilisateur place le pointeur de la souris sur le triangle jaune.
• Rouge / Bloqué
  Si vous choisissez le niveau Rouge / Bloqué, un triangle rouge s’affiche à côté du nom de la relation.
  👉 Aucune nouvelle action ne peut être effectuée pour cette relation. Il n’est plus possible d’enregistrer des prestations, de créer de nouvelles tâches ou de numéroter des factures.
  💡 Indiquez une raison dans le champ Clarification sur le niveau de traitement. Celle-ci s’affiche dans l’infobulle du triangle et dans le message d’erreur lorsqu’un collaborateur tente d’effectuer une action bloquée.
  Ce niveau permet de signaler clairement et rapidement les risques ou incertitudes liés à une relation.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez l’article : Qu’est-ce que le niveau de traitement et comment le configurer ?

⏭️ Prochaine étape : explorez la section suivante du dossier relation : Le dossier relation - section Relations liées

🎥 Découvrez la section Identification étape par étape

Dans cette courte vidéo, vous obtenez un aperçu de la section Identification des dossiers relation :