Les mandats vous permettent de suivre, pour chaque relation, les démarches pour lesquelles votre cabinet peut agir au nom du client auprès des administrations, des banques ou d'autres instances.

Dans cet article, vous découvrez comment ajouter et gérer des mandats, comment importer une liste de mandats CSAM, et où les mandats sont aussi utilisés dans AdminPulse.

Les mandats dans le dossier de la relation

Dans le dossier de la relation, vous voyez quels mandats ont été ajoutés pour un client. Vous vérifiez ainsi rapidement quels mandats sont actifs, lesquels doivent encore être demandés et lesquels ont expiré ou ont été abandonnés.

Vous trouvez les mandats dans le dossier de la relation du client, dans la section Information comptable > Mandats.

Quelles informations voyez-vous pour un mandat ?

Chaque mandat figure sur une ligne distincte. Pour chaque mandat, vous pouvez suivre les informations suivantes :

Nom : le type de mandat, choisi dans une liste fixe.
Statut : l'état d'avancement : Demander, En attente de signature, Actif ou Abandonné.
Valable à partir de : la date de début du mandat. Sans date, la mention Non défini s'affiche.
Valable jusqu'au : la date de fin du mandat. Sans date, la mention Non défini s'affiche. Une date déjà dépassée s'affiche en orange.
Signé par : la personne qui a signé le mandat. Pendant la saisie, vous recevez des suggestions basées sur les relations liées.
Type : la forme du mandat : Electronique, Papier ou Les deux.
Identifiant : le numéro d'identification utilisé pour associer le mandat, par exemple lors d'un import CSAM.
Identifiant mandant : cette colonne n'apparaît que pour une entreprise individuelle. Vous l'utilisez pour indiquer si le mandat est lié au numéro d'entreprise ou au numéro de registre national.

Pour une entreprise individuelle, un mandat auprès de l'administration peut exister sous le numéro d'entreprise ou sous le numéro de registre national. Dans AdminPulse, cela reste un seul dossier de relation. Grâce au champ Identifiant mandant, vous pouvez conserver correctement les deux situations sur le même dossier.

Ajouter et gérer des mandats

Depuis la section Mandats, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des mandats manuellement.

Ajouter un mandat

Voici comment ajouter un mandat :

Allez dans Information comptable > Mandats dans le dossier de la relation.
Cliquez sur +. Une nouvelle ligne apparaît.
Complétez au minimum Nom, Statut et Type.
Vérifiez Valable à partir de. AdminPulse y indique par défaut la date du jour.
Complétez éventuellement les autres champs, comme Valable jusqu'au, Signé par ou Identifiant.
Cliquez sur Sauver.

Quels types de mandat pouvez-vous choisir ?

La liste sous Nom est fixe. Vous choisissez toujours un type dans la liste existante :

Affichage
Banque - Consulter
Banque - Effectuer des paiements
BCE Private Search
BEPS 13
Biztax
Caisse d'assurances sociales
Codabox
Comptes-titres
Contentieux
Déclaration d'impôt IPP-INR
Dossier fiscal et comptabilité
Douane PRO
Droits d'accises PRO
e-DEPO
E705
Embarquement dans un aéronef
Entreprises d'assurances
Epargne à long terme
eStox
Etablissements de crédit
Finprof
GDPR
JustAct
Lettre de procuration
MyMinfin Dossier Fiscal
NBB OneGate
Opérations d'assurance
Opérations de bourse
Organismes de Placement Collectif
Participations bénéficiaires
Patrimoine PRO
Peppol
Portail Sécurité Sociale
Précompte mobilier
Résidence fiscale
Secrétariat social
Tax-on-Web INR/PP
Tax-on-Web IPP
TVA / Intervat
UBO | RBE

Modifier ou supprimer un mandat

Vous modifiez un mandat existant directement dans le tableau. Cliquez sur la valeur à modifier, adaptez-la et la modification est enregistrée automatiquement.

Vous souhaitez supprimer un mandat ? Cliquez sur l'icône corbeille au début de la ligne.

Pour ajouter, modifier ou supprimer des mandats, vous avez besoin des droits appropriés sur les relations. Sans droit de modification, vous voyez les mandats en lecture seule.

💡 Un mandat est sur En attente de signature et vous complétez ensuite un nom dans Signé par ? AdminPulse met alors automatiquement le statut sur Actif. Après réception de la signature, il vous suffit donc de compléter le signataire.

Retrouver les modifications apportées aux mandats

AdminPulse conserve les modifications des mandats dans le journal d'audit de la relation. Vous y voyez quand un mandat a été ajouté ou supprimé, et quels champs d'un mandat existant ont été adaptés.

Faire ajouter un type de mandat supplémentaire

Vous ne pouvez pas ajouter vous-même un nouveau type de mandat à la liste.

Il vous manque un type de mandat ? Contactez notre support. Indiquez clairement quel type vous manque, pourquoi vous en avez besoin et ajoutez si possible un exemple.

L'équipe de support examine si le type de mandat peut être ajouté à AdminPulse sur le plan fonctionnel et technique. Vous recevez ensuite une mise à jour sur le statut de votre demande.

Import CSAM - mandats en masse

Avec l'import CSAM, vous traitez plusieurs mandats en une seule fois. AdminPulse importe la liste officielle de mandats CSAM et associe les données aux bons dossiers de relation.

Traiter manuellement une liste de mandats CSAM

Téléchargez la liste de mandats CSAM sous forme de document Excel via le portail de l'administration.
Chargez le fichier dans le module Documents. AdminPulse reconnaît le fichier comme une liste de mandats.
Choisissez, sur le document, l'action Mise à jour des mandats.
Dans l'écran Traiter la liste des mandats, choisissez les options souhaitées :
- Créer des nouvelles relations : AdminPulse crée les relations qui n'existent pas encore. Les sociétés sont recherchées via la BCE.
- Supprimer les mandats expirés : AdminPulse supprime les mandats abandonnés ou expirés au lieu de simplement les mettre sur Abandonné.
Confirmez le traitement.

Le traitement s'effectue en arrière-plan. Vous pouvez suivre la progression dans l'écran des processus en arrière-plan, via l'icône serveur en haut d'AdminPulse. Screenshot

AdminPulse associe chaque ligne au bon dossier de relation sur la base du numéro d'identification. Pour les personnes physiques, AdminPulse peut aussi rechercher par nom lorsque le numéro ne donne aucun ou plusieurs résultats.

Le statut devient Actif, sauf s'il n'y a pas encore de date de début ou si la liste indique que l'autre partie doit encore signer. Dans ce cas, le mandat reçoit le statut En attente de signature. Le type importé est toujours Electronique.

Traiter automatiquement la liste CSAM lors du chargement

AdminPulse peut aussi traiter automatiquement la liste CSAM dès que vous la chargez.

Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Documents.
Activez Traite automatiquement de la liste des mandats lors du téléchargement.
Choisissez éventuellement aussi Téléchargement la liste des mandats: créer des nouvelles relations et Téléchargement la liste des mandats: supprimer les mandats expirées.

Les options Téléchargement la liste des mandats: créer des nouvelles relations et Téléchargement la liste des mandats: supprimer les mandats expirées ne peuvent être cochées qu'après avoir activé Traite automatiquement de la liste des mandats lors du téléchargement.

💡 Vous travaillez avec plusieurs propres entreprises ? Ces paramètres s'appliquent alors à toutes vos propres entreprises.

Utilisation des mandats dans AdminPulse

AdminPulse utilise aussi les mandats à d'autres endroits, par exemple pour la revue qualité, dans les modèles de tâche, pour les notifications et dans les exports.

Les mandats et la revue qualité d'une relation

Les mandats interviennent de deux manières dans la revue qualité d'une relation. Leur prise en compte dépend des revues qualité que votre cabinet a activées.

Contrôle Mandats

Le contrôle Mandats porte sur tous les mandats de la section Mandats des dossiers de relation. Les mandats abandonnés ne comptent pas.

N'y a-t-il aucun mandat ? La relation est alors Non conforme.
Un mandat est-il sur Demander ou En attente de signature, ou un mandat actif expire-t-il bientôt ? La relation est alors Partiellement conforme.
Un mandat actif est-il expiré ? La relation est alors Non conforme.
Tous les mandats sont-ils actifs et valables ? La relation est alors Conforme.

Contrôle Lettre de mandat

Le contrôle Lettre de mandat porte sur le document de lettre de mandat dans la section Lettres du dossier de la relation. S'il n'y a pas de lettre de mandat, la relation est Non conforme. Si la lettre est encore en attente de signature ou si sa date de fin est dépassée, cela est également pris en compte.

Vous créez ou ajoutez la lettre elle-même dans la section des lettres du dossier de la relation. Vous pouvez y générer le document sur la base d'un modèle de lettre. Ensuite, vous pouvez télécharger la lettre, l'envoyer pour signature, la modifier ou la marquer comme signée.

Pour le contenu de la lettre de mandat, AdminPulse propose des modèles d'exemple. Allez dans Paramètres > Modèles de lettre et consultez les modèles d'exemple. Vous y trouvez notamment Procuration fiscale - Société et Procuration fiscale - Entreprise Individuelle. Vous pouvez reprendre un de ces exemples et l'adapter à votre cabinet.

Plus d'infos : Modèles de lettre - Génération de documents

Définir des mandats obligatoires sur un modèle de tâche

Dans un modèle de tâche, vous pouvez indiquer qu'un mandat précis est nécessaire pour exécuter correctement une tâche.

Allez dans Paramètres > Modèles de tâche.
Ouvrez le bon modèle de tâche.
Cliquez sur Ouvrir les mandats obligatoires.
Cliquez sur + Ajouter.
Choisissez le type de mandat et cliquez sur Sauver.
Répétez cette opération pour chaque mandat que vous souhaitez lier au modèle de tâche.

Avec le bouton à bascule Tous les mandats sont obligatoires, vous déterminez comment AdminPulse vérifie cette exigence.

Si le bouton est activé, tous les mandats ajoutés sont obligatoires.
Si le bouton est désactivé, un seul des mandats ajoutés suffit.

Une relation ne satisfait à l'exigence que lorsqu'elle possède un mandat actif et non expiré de ce type. Si le mandat manque ou s'il est expiré, AdminPulse le signale.

💡 AdminPulse affiche des avertissements visuels pour les mandats manquants ou expirés dans les écrans de tâches : Tableau des tâches, Aperçu des tâches et Liste de tâches.

💡 Plus d'infos : FAQ - Comment voir s'il manque des mandats pour votre tâche ?

Notifications pour les mandats bientôt expirés ou expirés

AdminPulse crée automatiquement des notifications pour les mandats qui expirent dans le mois et pour les mandats déjà expirés.

Les mandats abandonnés ne comptent pas. Les relations clôturées ou décédées sont également exclues.

Vous modifiez un mandat ? AdminPulse réévalue alors les notifications antérieures pour cette relation.

💡 Vous voulez déterminer vous-même quelles notifications vous recevez ? Lisez aussi : Notifications personnalisées : choisissez les notifications que vous recevez

Exporter les mandats vers Excel

Vous pouvez exporter vers Excel les mandats de tous les dossiers de relation ou d'une sélection.

Ouvrez l'aperçu des relations (Relations > Relations).
Cliquez sur Exporter.
Choisissez Exporter les mandats.

Vous retrouvez le même export dans l'Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches) et dans les Programmations des tâches (Relations > Aperçu des programmations des tâches).

L'export présente une ligne par relation. Seuls les types de mandat effectivement utilisés ont une colonne. Chaque cellule indique le statut du mandat, ou Expiré lorsque la date de fin est dépassée.

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