Les motifs de note de crédit vous permettent d’indiquer pourquoi vous établissez une note de crédit, par exemple en cas de montant erroné ou de geste commercial. Vous choisissez le motif dans une liste gérée par votre cabinet. Toute l’équipe utilise ainsi les mêmes libellés, et vous pouvez ensuite suivre les notes de crédit par motif.
Le motif sert uniquement au suivi interne de votre cabinet. AdminPulse l’enregistre dans les données de la note de crédit, mais ne l’affiche pas sur le document envoyé à votre client. Le choix d’un motif est facultatif. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul motif par note de crédit.
Dans cet article, vous découvrez comment configurer et attribuer des motifs de note de crédit, puis les utiliser pour assurer le suivi de vos notes de crédit.
Comment configurer les motifs de note de crédit ?
Vous gérez les motifs via Paramètres > Tags, dans l’onglet Motifs de note de crédit. AdminPulse ne contient aucun motif par défaut : votre cabinet choisit lui-même ceux qu’il souhaite utiliser. Pour accéder à cet écran, vous devez disposer des droits nécessaires pour consulter et modifier les paramètres.
Pour ajouter un motif :
- Accédez à Paramètres > Tags.
- Ouvrez l’onglet Motifs de note de crédit.
- Cliquez sur + Ajouter un motif de note de crédit.
- Saisissez un nom et cliquez sur OK.
Le motif apparaît immédiatement dans la liste de sélection des notes de crédit. Son nom peut contenir au maximum 255 caractères et doit être unique au sein de votre cabinet.
Vous souhaitez renommer un motif ? Cliquez sur son nom, modifiez-le, puis appuyez sur Entrée ou cliquez ailleurs sur la page. Le nom est également mis à jour sur les notes de crédit auxquelles ce motif avait déjà été attribué.
💡 Un motif ne peut avoir qu’un seul nom et aucune traduction distincte ne peut y être associée. Si votre cabinet travaille dans plusieurs langues, indiquez les deux langues dans un même libellé, par exemple Foutief bedrag / Montant erroné. Le suivi reste ainsi regroupé sous un seul motif.
Désactiver ou supprimer un motif
Vous ne souhaitez plus utiliser un motif ? Cochez la case correspondante dans la colonne Désactivé. Le motif :
- n’apparaît plus dans la liste de sélection des notes de crédit ;
- reste associé aux notes de crédit auxquelles il avait déjà été attribué ;
- reste disponible dans les filtres.
Vous souhaitez réutiliser le motif ? Décochez simplement la case Désactivé.
Vous ne pouvez supprimer définitivement un motif que si la colonne Nombre de notes de crédit affiche 0. Cliquez alors sur l’icône de la corbeille et confirmez en cliquant sur Oui. Si le motif a déjà été utilisé, vous pouvez uniquement le désactiver. Vous conservez ainsi l’historique de vos notes de crédit.
Comment attribuer un motif à une note de crédit ?
Le champ Motif de note de crédit s’affiche uniquement pour les notes de crédit, jamais pour les factures. Vous devez disposer des droits nécessaires pour modifier les factures provisoires.
Vous trouverez ce champ à deux endroits :
- lorsque vous créez une note de crédit libre via Facturation > Nouvelle note de crédit libre ;
- dans Facturation > Factures provisoires, après avoir déplié la ligne de la note de crédit.
Procédez comme suit :
- Ouvrez ou créez une note de crédit.
- À côté de Motif de note de crédit, cliquez sur l’icône en forme de crayon ou sur le motif déjà sélectionné.
- Sélectionnez un motif dans la liste. Sélectionnez Rien pour supprimer le motif attribué.
Lorsque vous créez une note de crédit à partir d’une facture ou d’une ligne de facture existante, AdminPulse n’attribue aucun motif automatiquement. Sélectionnez-le vous-même dans la note de crédit provisoire.
👉 Les motifs désactivés ne figurent plus dans la liste de sélection. Si un motif avait déjà été attribué à la note de crédit avant d’être désactivé, il reste toutefois associé à celle-ci.
💡 Si la note de crédit provisoire est verrouillée, vous ne pouvez pas modifier le motif. Déverrouillez-la d’abord.
Que se passe-t-il une fois la note de crédit numérotée ?
Une fois la note de crédit numérotée, vous ne pouvez plus modifier le motif ni en ajouter un. Attribuez donc le motif tant que la note de crédit est encore provisoire.
Vous pouvez ensuite consulter le motif via Facturation > Factures. Dépliez la ligne de la note de crédit pour afficher le motif dans les détails. Si aucun motif n’a été attribué, le champ ne s’affiche pas.
👉 Lorsque vous utilisez Convertir en facture pour transformer une note de crédit provisoire en facture provisoire, AdminPulse supprime le motif. Si vous revenez ensuite à une note de crédit, vous devez sélectionner à nouveau le motif.
Comment filtrer les notes de crédit par motif ?
Vous pouvez filtrer les notes de crédit selon un ou plusieurs motifs depuis les filtres sophistiqués des écrans Facturation > Factures provisoires et Facturation > Factures.
- Ouvrez Facturation > Factures provisoires ou Facturation > Factures.
- Cliquez sur Filtres sophistiqués.
- Dans le champ Motif de note de crédit, sélectionnez un ou plusieurs motifs.
Sélectionnez Sans motif de note de crédit pour afficher les notes de crédit auxquelles aucun motif n’a encore été attribué. Vous pouvez combiner cette option avec un ou plusieurs autres motifs.
💡 Les motifs désactivés ne figurent pas dans les suggestions. Pour les retrouver, saisissez leur nom dans le champ de filtre. AdminPulse les affiche barrés afin de signaler qu’ils ne peuvent plus être attribués à de nouvelles notes de crédit.
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