Cet article vous offre une vue d'ensemble générale de la facturation forfaitaire dans AdminPulse. Il n'entre pas dans les détails de toutes les exceptions ou options de configuration possibles.
👉 Consultez également les articles liés en bas de page pour plus d'informations
Qu’est-ce que la facturation forfaitaire ?
En facturation forfaitaire, vous travaillez avec un montant fixe par période, peu importe le nombre ou le type d’enregistrements (comme le temps, les frais ou les distances) durant cette période. Cette méthode convient parfaitement aux services récurrents aux tarifs prévisibles. Votre facturation est simplifiée et votre client sait à l’avance ce qu’il paie.
💡 Les enregistrements peuvent être marqués comme « inclus dans le forfait » (couverts par le montant fixe) ou « hors forfait » (à facturer séparément). Vous le définissez manuellement, via des types de prestation de la liste de prix ou au moment de l'enregistrement.
Il existe deux manières de traiter ce type d’enregistrements :
- Avec le forfait : Le montant forfaitaire (par exemple €X) et les enregistrements hors forfait sont facturés ensemble sur une seule facture de type Forfait. Cette facture comprend le montant fixe ainsi que des lignes supplémentaires pour les enregistrements hors forfait.
- Sur une facture séparée : Le montant forfaitaire est facturé sur une facture de type Forfait. Les enregistrements hors forfait sont facturés séparément sur une seconde facture de type Régie, totalement indépendante du montant forfaitaire.
Vous paramétrez cela via Paramètres > Paramètres généraux > Facturation : création de PDF, sous l’option 'Comment facturer les enregistrements 'hors forfait' ?'
💡 La mise en page et la structure de la facture dépendent aussi du modèle de facture configuré dans AdminPulse. Il détermine par exemple si — et comment — les lignes de facturation sont affichées sur le PDF.
Créer ou modifier un calendrier de facturation
Vous décidez vous-même de la fréquence d’émission des factures forfaitaires. La configuration se fait via Paramètres > Paramètres généraux > Calendriers de facturation.
AdminPulse propose par défaut trois modèles :
- 1 factures forfaitaires par an
- 4 factures forfaitaires par an
- 12 factures forfaitaires par an
👉 Vous souhaitez créer un tout nouveau calendrier ? Cliquez sur '+ Ajouter'.
Les modèles peuvent être facilement modifiés :
- Ouvrez un calendrier via la flèche (
) pour voir les lignes.
- Modifiez les dates de facturation en cliquant sur l’icône crayon (
), puis cliquez sur une date pour la modifier.
- Modifiez le texte de facture de chaque ligne de la même manière.
- Supprimez une ligne via l’icône corbeille (
).
- Ajoutez des lignes supplémentaires avec ‘Ajouter une ligne’.
💡Consultez aussi : Créer et gérer des calendriers de facturation
Définir un calendrier de facturation par relation
Pour chaque relation, vous indiquez quel calendrier de facturation doit être utilisé. Cela se fait via Relation > Facturation > Planification de la facturation.
Vous pouvez :
- Lier un calendrier de facturation
- Définir une date de début et éventuellement une date de fin
- Ajouter un compte grand livre spécifique, si nécessaire
💡Consultez aussi : Planification de la facturation par relation : configuration, consultation et modification
Utiliser un forfait pour une facture de démarrage unique
Vous souhaitez facturer un montant forfaitaire unique pour la phase de démarrage ? Il existe deux manières d’organiser cela dans AdminPulse :
- Via une date de fin : Créez un nouveau calendrier de facturation forfaitaire contenant une seule ligne. Configurez-le dans la planification de facturation de la relation et indiquez une date de fin dans le champ 'Calendrier se termine le'. Une fois cette date dépassée, le système passe automatiquement à une facturation basée sur les enregistrements.
- Via un nouveau calendrier : Après la période de démarrage, vous pouvez passer à un autre calendrier de facturation (par exemple un calendrier en régie ou un autre type de forfait). Pour cela, ajoutez une nouvelle planification de facturation pour la même relation, avec une date de début qui suit directement la fin de la précédente.
AdminPulse garantit que tous les enregistrements sont correctement affectés et traités — tant pendant la période forfaitaire qu’après la transition.
Indiquer les éléments de la liste de prix comme « inclus dans le forfait »
Pour automatiser le processus, vous pouvez indiquer lors de la création ou de la modification d’un type de prestations dans Enregistrement > Liste de prix s’il est « Inclus dans le forfait » par défaut. Les enregistrements utilisant cet élément seront ainsi automatiquement classés correctement dans votre facturation forfaitaire.
👉 Les enregistrements qui ne sont pas reconnus automatiquement comme « Inclus dans le forfait » peuvent aussi être indiqués manuellement lors de l'enregistrement.
Factures préparées automatiquement
Les factures forfaitaires sont automatiquement préparées à la date prévue dans le calendrier de facturation. Elles apparaissent comme des factures provisoires dans Facturation > Factures provisoires et nécessitent en général une vérification, une modification et un envoi manuels.
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