La facturation automatique vous fait gagner énormément de temps et de travail. Des termes comme Calendrier de facturation et Planification de facturation peuvent sembler un peu abstraits au départ, mais une fois que vous commencez à les utiliser, vous en constatez immédiatement les avantages.
Dans cet article, vous apprendrez :
- Ce que sont un calendrier de facturation et une planification de facturation
- Comment fonctionnent exactement les différents types de calendrier de facturation
- Comment associer, modifier et gérer un calendrier de facturation pour chaque relation
💡Curieux de savoir comment configurer vos calendriers de facturation (via Paramètres > Calendriers de facturation) ? Poursuivez votre lecture ici : Créer et gérer des calendriers de facturation
Pourquoi opter pour la facturation automatisée ?
En associant un calendrier de facturation dans le dossier relation, vous définissez une planification de facturation pour cette relation. AdminPulse se charge alors de générer automatiquement des factures provisoires. Il ne vous reste plus qu'à les vérifier, numéroter et les envoyer.
Concepts clés de la planification de facturation
Qu’est-ce qu’un calendrier de facturation et une planification de facturation ?
Un calendrier de facturation constitue la base de la facturation automatique dans AdminPulse. Il permet de définir :
- Quand vous facturez (par exemple mensuellement, trimestriellement ou annuellement)
- Comment vous facturez (en régie, au forfait ou via acompte et décompte)
- Quels enregistrements sont repris sur la facture (dans les cas de factures en régie ou décompte)
- Quels textes doivent apparaître sur la facture
Lorsqu’un calendrier est lié à une relation, on parle de planification de facturation.
Vous pouvez réutiliser un même calendrier de facturation pour plusieurs relations — pratique, puisqu’il n’est pas nécessaire de redéfinir les détails à chaque fois.
Calendriers de facturation : types et applications
| Qu'est-ce qui est exactement facturé ? | |
|---|---|
| En régie | Toutes les prestations enregistrées jusqu’à la date choisie. Idéal pour des services variables. |
| Forfait | Un montant fixe par période, indépendamment des prestations enregistrées. Les prestations hors forfait sont facturées séparément. Vous définissez vous-même quels enregistrements sont inclus ou exclus du forfait. |
| Acompte et décompte | Vous envoyez d’abord un ou plusieurs acomptes. Ensuite, un décompte est établi, facturant l’ensemble des prestations, diminué des acomptes déjà facturés. |
Résumé : que devez-vous retenir ?
- Calendrier de facturation : un modèle dans lequel vous définissez comment, quand et que facturer, ainsi que le texte de facture.
- Planification de facturation : l'association d’un calendrier de facturation à une relation spécifique, pour une facturation automatique.
- Types de calendrier : En régie, Forfait ou Acompte et décompte — il s’agit des différentes méthodes de facturation.
- AdminPulse met à disposition plusieurs calendriers de facturation standards (mensuels et trimestriels), que vous pouvez adapter ou remplacer selon vos besoins. Plus d’infos dans cet article : Créer et gérer des calendriers de facturation
- AdminPulse génère automatiquement des factures provisoires en fonction des paramètres dès que la planification de facturation est définie.
Exemple pratique
Supposons que vous créez un calendrier de facturation en régie intitulé « Services mensuels ». Ce calendrier permet :
- La création automatique d’une facture provisoire le 1er de chaque mois
- L’inclusion de toutes les prestations enregistrées le mois précédent (date d'enregistrement jusqu’au 31 du mois précédent inclus)
- Un texte de facture fixe est automatiquement ajouté
Vous liez ce calendrier au Client A, Client B et Client C. Pour chacun d’eux, une facture provisoire distincte est générée automatiquement le premier jour du mois, sur base du même calendrier de facturation. Bien qu’ils suivent le même modèle de facturation, chaque client conserve ses données spécifiques telles que montants, prestations et autres préférences personnalisées.
Configurer la planification de facturation par relation
- Ouvrez le dossier relation du client.
- Accédez à la section Facturation > bloc Planification de facturation.
- Chaque relation dispose par défaut d’une planification vide pour la mission standard. Cliquez dans la colonne Calendrier de facturation sur « Pas de programmation de facturation » pour en assigner un.
- Dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez un calendrier de facturation, indiquez une date de début et, si nécessaire, une date de fin ainsi qu’un compte grand livre spécifique si souhaité.
- Pour les calendriers de type Forfait ou Acompte et décompte, indiquez le montant à facturer.
- Cliquez sur Sauver. La planification de facturation est activée immédiatement.
💡 Vous utilisez des missions et une planification de facturation est déjà configurée pour une mission ? Cliquez alors sur le bouton « + » pour ajouter une nouvelle mission. Associez ensuite un calendrier de facturation à cette mission.
💡 Vous pouvez fixer la date de début d’une planification de facturation jusqu’à un an dans le passé. AdminPulse générera alors automatiquement toutes les factures provisoires intermédiaires — très pratique pour les nouveaux clients pour lesquels vous souhaitez encore facturer des périodes antérieures.
Aperçu de la planification de facturation dans le dossier relation
Dans le tableau de synthèse de la section Planification de facturation de chaque dossier relation, vous voyez une liste des planifications de facturation appliquées à cette relation. Les colonnes suivantes affichent les informations relatives à chaque planification :
- La mission (si vous travaillez avec des missions)
- Le calendrier de facturation assigné
- La relation à facturer spécifiée via « Facturer à » (si utilisé)
- Le montant défini pour une facturation au forfait ou par acompte/décompte
- Les éventuels budgets (montants & heures)
- La date de début de la programmation et la date de fin éventuelle
- La propre entreprise assignée (en cas d’utilisation de plusieurs propres entreprises)
- La date à laquelle la prochaine facture provisoire sera générée
En cliquant sur une ligne dans le tableau de synthèse, vous pouvez modifier tous les champs sauf la mission et la date de la prochaine facture provisoire.
Que font les boutons d’action dans une planification de facturation ?
Dans le tableau de synthèse de la Planification de facturation dans chaque dossier relation, vous voyez à gauche de chaque planification un ensemble de boutons d’action. Voici leur signification et leurs fonctions.
Bouton engrenage 
– Modifier les paramètres de facturation
Le bouton engrenage permet d’ouvrir les paramètres de facturation pour une mission. Par défaut, AdminPulse utilise les paramètres du dossier relation (section Facturation › Données et paramètres de facturation). Ce menu vous permet de les personnaliser pour cette mission spécifique, par exemple en définissant un modèle de facture différent, une adresse de facturation différente, une ristourne, une méthode d’envoi de la facture, etc.
Bouton bouclier 
– Gérer les types de prestation inclus ou non dans le forfait ou acompte
Le bouton bouclier vous permet de définir quels types de prestation de la liste de prix sont considérés inclus ou exclus dans un forfait ou acompte. Sans modification manuelle, AdminPulse se base sur les paramètres standards de la liste de prix (Enregistrement > Liste de prix). Ce bouton vous offre la flexibilité de définir des exceptions par relation.
Bouton info 
– Consulter les lignes de planification
En cliquant sur le bouton info, vous ouvrez un aperçu de toutes les lignes de planification rattachées à cette planification de facturation. Chaque ligne correspond à une facture (provisoire). Vous y verrez :
- La méthode de facturation et le texte de la facture
- La date à laquelle la facture provisoire sera générée
- La date d’enregistrement jusqu’à laquelle les prestations sont incluses
Vous pouvez depuis cet écran modifier les factures provisoires planifiés :
- Cliquez sur la date, le montant ou le texte pour les éditer
- Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une ligne de planification future. La facture provisoire ne sera alors pas générée.
En cliquant sur le bouton Afficher l’historique, vous visualisez les lignes de planification déjà exécutées. Pour chaque ligne exécutée, vous pouvez :
- Ouvrir la facture provisoire via le bouton Ouvrir
- Ouvrir une facture PDF via le numéro de facture
- Réexecuter des lignes de planification pour des factures provisoires supprimées via l’icône de rééxecution
Bouton Historique 
– Historique de facturation de la relation
Le bouton historique affiche l’historique de facturation de la relation (par mission). Vous y retrouvez les montants déjà facturés ainsi que les paramètres de facturation utilisés.
Bouton balance 
– Voir les budgets
Le bouton balance permet de consulter les budgets liés à la planification de facturation. Cela comprend aussi bien les budgets en montant qu’en heures, ainsi que les heures prestées et les montants réalisés (exprimés en quantités et en pourcentages).
Bouton croix 
– Dissocier le calendrier de facturation
Ce bouton supprime le calendrier de facturation associé à la planification, sans supprimer la mission elle-même. Les factures provisoires existantes seront supprimées et les enregistrements qui y étaient liés seront déplacées vers les Enregistrements non liés (Facturation > Enregistrements non liés).
Bouton corbeille 
– Supprimer toute la planification
Ce bouton supprime complètement la mission. Les prestations enregistrées non encore facturées peuvent être transférées vers une autre mission si souhaité.
Quelles prestations sont reprises sur la facture ?
Le champ « Enregistrements jusqu’à » dans le calendrier de facturation définit jusqu'à quelle date de prestation les enregistrements seront inclus dans la facture provisoire. Dans un calendrier de type Acompte et décompte, ce champ s’applique uniquement au moment du décompte final — et non aux acomptes individuels.
Vous souhaitez ajouter des prestations supplémentaires après la génération d’une facture provisoire ? Rendez-vous dans Facturation > Enregistrements non liés et cliquez sur « Ajouter à la facture provisoire », ou utilisez une action globale. Vous pouvez également attendre le traitement automatique qui s’exécute pendant la nuit.
Envie d’en savoir plus sur la configuration des calendriers de facturation ? Lisez l’article : Créer et gérer des calendriers de facturation
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