Planification de facturation par relation : configuration, consultation et modification

Une planification de facturation permet à AdminPulse de créer automatiquement des factures provisoires selon un calendrier de facturation associé. Il ne vous reste ensuite qu’à vérifier, numéroter et envoyer les factures provisoires.

Dans cet article, vous découvrirez :

• ce que sont un calendrier de facturation et une planification de facturation ;
• comment fonctionnent les différents types de calendriers ;
• comment associer un calendrier de facturation et configurer la planification pour une relation et une mission spécifiques ;
• comment déterminer, pour chaque planification, si les enregistrements hors forfait ou acompte sont facturés avec celui-ci ou sur une facture séparée ;
• la différence entre Paramètres de programmation des factures et Paramètres de facturation - [mission] ;
• à quoi servent les icônes affichées à côté de chaque planification de facturation.

👉 La section Planification de facturation apparaît uniquement pour les relations de type Client. Elle n’est pas disponible dans le dossier d’un prospect ou d’un type de relation autre.

💡 Vous souhaitez créer ou modifier des calendriers de facturation via Paramètres > Calendriers de facturation ? Consultez l’article Créer et gérer des calendriers de facturation.

En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez la planification de facturation par relation étape par étape

Concepts clés de la planification de facturation

Que sont un calendrier de facturation et une planification de facturation ?

Un calendrier de facturation constitue la base de la facturation automatique dans AdminPulse. Il vous permet de définir :

• quand vous facturez, par exemple chaque mois, chaque trimestre ou chaque année ;
• comment vous facturez : en régie, au forfait ou par acompte et décompte ;
• quels enregistrements AdminPulse reprend dans les factures en régie et les décomptes ;
• quels textes apparaissent sur la facture.

Une planification de facturation correspond à l’application d’un calendrier de facturation à une relation spécifique et, le cas échéant, à une mission spécifique.

Vous pouvez utiliser le même calendrier de facturation pour plusieurs relations. Son fonctionnement général reste identique, mais vous pouvez adapter certains paramètres pour chaque planification de facturation.

Types de calendriers de facturation et fonctionnement

Type	Qu’est-ce qui est facturé exactement ?
Régie	AdminPulse facture tous les enregistrements jusqu’à la date d’enregistrement choisie incluse. S’il n’existe aucun enregistrement jusqu’à cette date, AdminPulse ne crée pas de facture provisoire.
Forfait	Un montant fixe par période, indépendamment des prestations enregistrées. Vous déterminez quels articles sont inclus dans le forfait ou en sont exclus. Selon la planification, AdminPulse facture les enregistrements hors forfait avec le forfait ou sur une facture séparée.
Acompte et décompte	AdminPulse crée d’abord une ou plusieurs factures d’acompte. Un décompte reprend ensuite tous les enregistrements, diminués des acomptes déjà facturés. Selon la planification, les enregistrements hors acompte figurent sur le décompte, avec l’acompte ou sur une facture séparée.

👉 Distinction importante : pour facturer périodiquement un produit ou un coût, par exemple une licence ou un abonnement mensuel, n’utilisez pas une planification de facturation, mais un enregistrement planifié de type produit ou coût.

L’enregistrement planifié crée automatiquement le produit ou le coût selon la périodicité définie. Vous pouvez configurer des enregistrements planifiés par relation ou en masse pour plusieurs relations.

En bref

• Un calendrier de facturation est un modèle réutilisable qui détermine comment, quand et quoi facturer.
• Une planification de facturation applique un calendrier à une relation et une mission spécifiques. AdminPulse crée automatiquement des factures provisoires sur cette base.
• Les types disponibles sont Régie, Forfait et Acompte et décompte.
• Pour un forfait ou un acompte, vous déterminez dans chaque planification où les enregistrements hors forfait ou acompte seront facturés.
• Configurez les produits ou coûts périodiques comme des enregistrements planifiés, et non via une planification de facturation.

Exemple pratique

Supposons que vous créez un calendrier de type Régie intitulé Services mensuels. Ce calendrier prévoit :

• la création automatique d’une facture provisoire le premier jour de chaque mois ;
• la reprise de tous les enregistrements jusqu’au dernier jour du mois précédent inclus ;
• l’ajout du Texte sur facture configuré.

Vous associez ce calendrier aux Clients A, B et C. Une facture provisoire propre à chaque client est automatiquement créée le premier jour du mois sur la base du même calendrier. Chaque client conserve ses propres enregistrements et paramètres de facturation.

Configurer la planification de facturation par relation

Pour configurer une planification de facturation, associez un calendrier à la mission standard ou à une autre mission dans le dossier relation, puis complétez les paramètres propres à cette planification.

👉 La fonctionnalité Missions est disponible sur demande. Vous souhaitez gérer plusieurs missions par relation ? Consultez l’article Gérer plusieurs missions par relation et contactez le Support pour faire activer la fonctionnalité.

1. Ouvrez le dossier relation du client.
2. Accédez à Facturation > Planification de facturation.
3. Chaque relation comporte par défaut une planification vide pour la mission standard. Dans la colonne Calendrier de facturation, cliquez sur Pas de programmation de facturation pour attribuer un calendrier. Si un calendrier est déjà associé, cliquez sur son nom pour ouvrir et modifier les paramètres de cette planification.
   
4. La fenêtre Paramètres de programmation des factures s’ouvre. Sélectionnez ou modifiez le calendrier, puis complétez les paramètres de cette planification de facturation.
   
5. Complétez Début de la programmation. Si nécessaire, complétez également Calendrier se termine le, Compte grand livre et Compte grand livre pour des coûts.
6. Si vous utilisez un forfait ou un acompte et décompte, complétez le Montant. Ce champ est obligatoire : saisissez un montant d’au moins 1.
7. Dans Facturer les enregistrements hors forfait/acompte, indiquez où ces enregistrements doivent apparaître. Pour un forfait, choisissez Avec le forfait ou Sur une facture séparée. Pour un acompte et décompte, choisissez Sur le décompte, Avec l’acompte ou Sur une facture séparée. Avec Utilisez le paramètre général, AdminPulse applique le paramètre de votre propre entreprise.
8. Cliquez sur Sauvegarder. AdminPulse crée immédiatement les lignes de programmation. Consultez-les via l’icône d’information.

👉 Si une facture provisoire créée à partir de cette planification existe encore, vous ne pouvez pas modifier le calendrier associé. Finalisez ou supprimez d’abord la facture provisoire.

💡 Si vous utilisez les missions et qu’une mission possède déjà une planification, cliquez sur l’icône plus pour ajouter une mission. Chaque mission dispose de sa propre ligne. Associez ensuite un calendrier à la nouvelle mission.

💡 Vous pouvez définir la date de début d’une planification jusqu’à un an dans le passé. Si une date de début plus ancienne avait déjà été définie, vous ne pouvez pas sélectionner une date antérieure à celle-ci.

AdminPulse programme uniquement à partir de la date de début. Les lignes qui auraient dû précéder cette date sont reportées à l’année suivante.

Si vous modifiez également le calendrier, AdminPulse crée immédiatement les factures provisoires arrivées à échéance. Si vous modifiez uniquement la date de début, elles apparaissent après le prochain traitement nocturne. Vous pouvez ainsi facturer des périodes antérieures pour un nouveau client.

Facturer séparément les enregistrements hors forfait ou acompte pour une relation

Vous souhaitez placer les enregistrements hors forfait ou acompte d’une relation sur une facture séparée ? Modifiez la planification de facturation concernée dans le dossier relation :

1. Ouvrez le dossier relation du client.
2. Accédez à Facturation > Planification de facturation.
3. Repérez la mission concernée. Dans la colonne Calendrier de facturation, cliquez sur le nom du calendrier associé.
4. Dans la fenêtre Paramètres de programmation des factures, accédez au champ Facturer les enregistrements hors forfait/acompte.
5. Sélectionnez Sur une facture séparée.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Ce choix s’applique uniquement à la planification sélectionnée pour cette relation. Si la relation comporte plusieurs missions avec chacune sa propre planification, adaptez ce paramètre séparément pour chaque mission concernée.

👉 L’icône de bouclier détermine quels articles de la liste de prix sont inclus dans le forfait ou l’acompte et lesquels en sont exclus. Le champ Facturer les enregistrements hors forfait/acompte détermine ensuite où les enregistrements exclus seront facturés.

Différence entre Paramètres de programmation des factures et Paramètres de facturation par mission

La section Planification de facturation donne accès à deux fenêtres dont les noms sont proches, mais dont l’objectif est différent :

Fenêtre	À quoi sert-elle ?	Comment l’ouvrir ?
Paramètres de programmation des factures	Vous y configurez le calendrier, les dates de début et de fin, le montant, les comptes grand livre et la facturation des enregistrements hors forfait ou acompte pour cette planification.	Dans la colonne Calendrier de facturation, cliquez sur le nom du calendrier associé ou sur Pas de programmation de facturation. Vous pouvez également ouvrir cette fenêtre en cliquant sur Montant ou Début de la programmation.
Paramètres de facturation - [mission]	Vous y adaptez, pour cette mission, les données de facturation et les paramètres d’envoi définis dans le dossier relation, notamment l’adresse de facturation, l’échéance, la ristourne, les modèles de facture, le mode de paiement et le mode d’envoi de la facture.	Cliquez sur l’icône d’engrenage à gauche de la planification.

Consulter les planifications de facturation dans le dossier relation

Sous Dossier relation > Facturation > Planification de facturation, vous retrouvez la planification et les données de facturation correspondantes pour chaque mission. Le tableau contient les colonnes suivantes :

• Mission : la mission à laquelle s’applique la planification.
• Calendrier de facturation : le calendrier attribué ou Pas de programmation de facturation.
• Facturer à : la relation facturée si elle diffère de la relation sur laquelle vous effectuez les enregistrements.
• Montant : le montant configuré pour un forfait ou un acompte.
• Budget (montant) et Budget (heures) : les budgets éventuels de la planification.
• Début de la programmation : la date de début, suivie de la date de fin si elle a été complétée.
• Propre entreprise : la propre entreprise attribuée ou Utilisez le paramètre de relation.
• Fusionner avec : la mission avec laquelle AdminPulse fusionne les factures provisoires de cette planification, ou Ne pas fusionner.
• Facture suivante : la date de création de la prochaine facture provisoire, le montant et le texte sur facture.

Les colonnes visibles dépendent de votre configuration :

• Mission et Fusionner avec apparaissent dès que la relation comporte plusieurs missions.
• Montant apparaît dès qu’au moins une planification utilise un forfait ou un calendrier de type Acompte et décompte.
• Propre entreprise apparaît si votre bureau utilise plusieurs propres entreprises ainsi que la fonctionnalité Missions.
• Les colonnes de budget apparaissent uniquement si vous disposez des droits correspondants.

Vous pouvez modifier Budget (montant), Budget (heures), Propre entreprise et Fusionner avec directement dans le tableau : cliquez sur la valeur et saisissez la nouvelle valeur.

Dans la colonne Calendrier de facturation, cliquez sur le nom du calendrier associé pour ouvrir les Paramètres de programmation des factures. Vous pouvez aussi ouvrir cette fenêtre en cliquant sur Montant ou Début de la programmation.

Les modifications apportées dans les Paramètres de programmation des factures s’appliquent uniquement à la planification sélectionnée. Le calendrier général sous Paramètres > Calendriers de facturation reste inchangé.

Vous ne pouvez pas modifier directement la mission ni les données sous Facture suivante dans les Paramètres de programmation des factures.

Pourquoi une mission ne figure-t-elle plus dans la liste ?

Lorsque vous complétez Calendrier se termine le, la mission reçoit la même date de fin. Une fois cette date dépassée, la mission devient inactive.

Dès qu’il existe une mission inactive, le bouton à bascule Montrer inactif apparaît au bas de la section. Activez-le pour afficher aussi les missions inactives. AdminPulse mémorise ce choix par collaborateur. Si vous désactivez le bouton, les missions inactives sont également masquées dans les autres dossiers relation.

Icônes d’une planification de facturation

À gauche de chaque mission dans la section Planification de facturation, des icônes permettent de gérer la planification et les données associées. Les icônes disponibles dépendent de la mission et du calendrier associé. L’icône en forme de croix apparaît uniquement lorsqu’un calendrier est associé. L’icône de corbeille apparaît uniquement pour une mission supplémentaire, pas pour la mission standard.

👉 Attention : si une mission est facturée via une autre relation, les icônes d’engrenage, de bouclier, d’information et en forme de croix ne sont pas disponibles. Gérez ces paramètres dans le dossier de la relation à laquelle vous facturez.

Icône d’engrenage – Adapter les paramètres de facturation par mission

Cliquez sur l’icône d’engrenage pour ouvrir Paramètres de facturation - [mission]. Vous pouvez y déroger, pour cette mission, aux paramètres par défaut sous Dossier relation > Facturation > Données et paramètres de facturation. Vous pouvez notamment configurer une autre adresse de facturation, un autre numéro de commande, modèle de facture, ristourne, mode de paiement ou mode d’envoi de la facture.

Le code d’identification unique de la mission figure en haut de la fenêtre. Il se compose du code APR de la relation, suivi du numéro d’ordre de la mission.

La mission standard porte toujours le numéro d’ordre -001. Les missions supplémentaires reçoivent automatiquement le numéro suivant, par exemple -002 ou -003. Vous pouvez utiliser ce code d’identification pour communiquer avec des systèmes externes.

Icône de bouclier – Gérer les enregistrements inclus dans le forfait ou l’acompte et ceux qui en sont exclus

L’icône de bouclier vous permet de définir quels articles de la liste de prix sont inclus dans un forfait ou un acompte et lesquels en sont exclus. Sans adaptation, AdminPulse applique les paramètres définis sous Enregistrement > Liste de prix et, le cas échéant, sous Paramètres > Modèles de mission.

Utilisez l’icône de bouclier pour déroger à ces paramètres pour cette relation et cette mission. Un article adapté ici apparaît en orange. L’icône de restauration placée à côté rétablit uniquement le paramètre par défaut de cet article. Paramètres par défaut, au bas de la fenêtre, rétablit tous les articles en une seule fois.

Icône d’information – Consulter les lignes de programmation

Cliquez sur l’icône d’information pour consulter les lignes de cette planification. Chaque ligne correspond à une facture provisoire programmée. Pour chaque ligne, vous voyez :

• Enregistrements jusqu’à : la date d’enregistrement jusqu’à laquelle AdminPulse reprend les enregistrements ;
• Date de création de la facture provisoire : la date à laquelle AdminPulse crée la facture provisoire ;
• Méthode de facturation (Régie, Forfait, Acompte ou Décompte), le Montant pour une ligne fixe et le Texte sur facture.

Si la planification utilise une année de référence ou des tâches, les colonnes Année réf. et Tâche s’ajoutent.

Vous pouvez modifier les factures provisoires programmées directement dans cet écran :

• Cliquez sur une date, un montant ou un texte pour modifier la valeur. Le montant peut uniquement être modifié sur une ligne avec un montant fixe, donc pour un forfait ou un acompte.
• Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une ligne future. La facture provisoire ne sera alors pas créée.

💡 Si vous placez Enregistrements jusqu’à après la Date de création de la facture provisoire, AdminPulse décale aussi la date de création. L’inverse s’applique lorsque vous modifiez la date de création. Si vous déplacez une date de plus d’un mois, AdminPulse vous demande confirmation.

Cliquez sur Afficher l’historique pour consulter les lignes exécutées. Vous pouvez ensuite :

• ouvrir une facture provisoire via Ouvrir ;
• ouvrir une facture PDF à l’aide du bouton portant le numéro de facture ;
• réexécuter, via l’icône de restauration, une ligne exécutée dont la facture a été rétablie ou supprimée. Cette icône n’apparaît pas sur une ligne que vous avez vous-même supprimée.

Icône d’historique – Consulter l’historique de facturation de la relation

Cliquez sur l’icône d’historique pour ouvrir Historique des factures. La partie supérieure affiche les montants facturés, regroupés par mois et par année, ainsi que les totaux correspondants.

La partie inférieure contient les données et options suivantes :

• La liste Mission vous permet de choisir une mission ou Toutes. Elle apparaît dès que la relation comporte plusieurs missions.
• Si vous sélectionnez une mission, AdminPulse affiche également ses paramètres de facturation : Date de la dernière facture, Méthode de facturation, Calendrier de facturation, Prochaine date de programmation et montant du forfait ou de l’acompte par période et par année. Ce bloc n’apparaît pas si vous choisissez Toutes.
• Factures et Factures provisoires affichent les totaux. Cliquez sur un montant pour ouvrir les factures ou factures provisoires correspondantes dans un nouvel onglet.

Activez le bouton à bascule Afficher les détails pour afficher un tableau détaillé par mois. Les Heures et le Montant y sont répartis entre Enregistré, Facturé, Différence et Facturable. Le tableau affiche également les Coûts, le Montant imputé, le Montant de la facture, le Solde et le Cumulé. Utilisez Nombre d’années pour choisir le nombre d’années affichées. La valeur par défaut est de deux.

Icône de balance – Consulter les budgets

Cliquez sur l’icône de balance pour consulter les budgets de cette planification. L’aperçu affiche, par année, le budget en montant et en heures, ainsi que les heures et montants prestés, en valeurs absolues et en pourcentages. Si votre bureau utilise la planification des capacités, la colonne Heures planifiées s’ajoute.

Cliquez sur Ajouter un budget pour ajouter une année budgétaire. Utilisez l’icône de corbeille au début d’une ligne pour supprimer le budget de cette année.

Icône en forme de croix – Dissocier le calendrier de facturation

L’icône en forme de croix retire le calendrier de facturation de la planification sans supprimer la mission. AdminPulse effectue aussi les actions suivantes :

• les factures provisoires existantes de cette planification sont supprimées et les enregistrements qui y étaient liés retournent sous Facturation > Enregistrements ouverts ;
• toutes les lignes de programmation disparaissent ;
• Montant et Calendrier se termine le sont vidés, tout comme la date de fin de la mission ;
• Début de la programmation est remplacé par la date du jour ;
• les acomptes qui n’ont pas encore été décomptés sont marqués comme Ne jamais décompter.

👉 Attention : si vous associez à nouveau le même calendrier par la suite, vérifiez Début de la programmation. AdminPulse ne conserve pas l’ancienne date de début.

Icône de corbeille – Supprimer la mission

L’icône de corbeille supprime l’intégralité de la mission. Elle n’est pas disponible pour la mission standard.

Si des enregistrements ouverts sont encore liés à cette mission, AdminPulse vous demande, à l’aide du bouton à bascule Déplacer les enregistrements ?, si vous souhaitez les déplacer vers la mission standard. Vous ne pouvez pas sélectionner une autre mission.

Vous ne pouvez pas supprimer la mission dans les deux cas suivants :

• des calendriers de tâches sont encore liés à la mission. Supprimez-les ou associez-les d’abord à une autre mission ;
• d’autres relations sont facturées via cette mission. AdminPulse affiche alors la liste de ces relations.

Icône d’avertissement – Échec de la fusion

Un triangle rouge apparaît à la fin de la rangée d’icônes lorsque cette mission doit être fusionnée avec une mission d’une autre propre entreprise. Survolez l’icône pour lire le message : Impossible de fusionner avec la mission d’une autre propre entreprise. AdminPulse ne fusionne alors pas les factures provisoires des deux missions.

Dans la colonne Fusionner avec, choisissez une mission de la même propre entreprise, ou adaptez la colonne Propre entreprise afin que les deux missions utilisent la même propre entreprise.

Quels enregistrements AdminPulse reprend-il dans une facture provisoire ?

Le champ Enregistrements jusqu’à du calendrier de facturation détermine jusqu’à quelle date d’enregistrement AdminPulse reprend les enregistrements dans la facture provisoire.

Pour un calendrier de type Acompte et décompte, leur destination dépend de votre choix dans Facturer les enregistrements hors forfait/acompte :

• Sur le décompte : les factures d’acompte ne contiennent aucun enregistrement. La date s’applique alors uniquement au décompte ;
• Avec l’acompte : les enregistrements hors acompte jusqu’à cette date incluse apparaissent sur la facture d’acompte ;
• Sur une facture séparée : ces mêmes enregistrements apparaissent sur une facture en régie séparée.

Vous souhaitez ajouter des enregistrements après la création de la facture provisoire ? Accédez à Facturation > Enregistrements ouverts et cliquez sur Ajouter à la facture provisoire, ou utilisez une action globale. Vous pouvez aussi attendre qu’AdminPulse traite automatiquement les enregistrements pendant la nuit.

Vous trouverez plus d’informations sur les paramètres disponibles dans l’article Créer et gérer des calendriers de facturation.

💡 Bon à lire

Consultez les articles suivants pour en savoir plus sur les calendriers et les planifications de facturation, ainsi que sur la suite du traitement des factures.

• Découvrez comment créer et gérer des calendriers de facturation.
• Consultez et gérez les planifications de toutes vos relations via Aperçu : consulter et gérer les planifications de facturation.
• Découvrez comment envoyer des factures et configurer le mode d’envoi.
• Vous souhaitez facturer via une autre relation que celle sur laquelle vous effectuez les enregistrements ? Consultez Facturer à : enregistrer auprès d’une relation et facturer via une autre.
• Découvrez comment consulter les enregistrements ouverts et les ajouter à des factures provisoires.
• Découvrez comment modifier, contrôler et finaliser les factures provisoires.
• Découvrez comment gérer et suivre les factures et les notes de crédit.
• Consultez l’introduction à la facturation au forfait dans AdminPulse.
• Découvrez comment adapter ou indexer les montants forfaitaires.
• Découvrez comment configurer les comptes grand livre.

🎥 Découvrez la planification de facturation par relation étape par étape

Dans cette courte vidéo, vous découvrez comment lier un calendrier de facturation à un client.