La Chronologie des interactions offre une vue claire de toutes les interactions entre vous, vos collègues et une relation. Les notes, comptes rendus de réunion, appels téléphoniques et e-mails sont regroupés à un seul endroit central.
Vous avez ainsi rapidement accès aux informations importantes, sans devoir les rechercher dans différentes applications. Cela aide votre équipe à collaborer efficacement et à être bien préparée lors de chaque contact avec la relation.
En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez la chronologie des interactions étape par étape
Consulter la chronologie des interactions
Vous pouvez accéder à la chronologie des interactions d'une relation de deux manières, toujours depuis le contexte d'une relation spécifique :
- Via l'aperçu des relations (Dossiers de relations > Relations) : cliquez sur le bouton de la chronologie des interactions pour y accéder directement.
- Via le dossier relation : dans le ruban du dossier relation, cliquez sur la date du dernier contact pour accéder automatiquement à la chronologie des interactions.
Que pouvez-vous retrouver dans la chronologie des interactions ?
La chronologie des interactions présente clairement différents types d'interactions :
- Notes
- Comptes rendus de réunion
- Appels téléphoniques
- E-mails :
- E-mails envoyés depuis AdminPulse à la relation, sauf les factures.
- E-mails téléchargés dans le DMS (Document Management System) et liés à la relation.
- E-mails entrants dans votre boîte de réception AdminPulse, aussi appelée MagicMail. Pour plus d'explications, consultez cet article.
- E-mails synchronisés, par exemple via une connexion Microsoft 365 ou Gmail.
- Interactions des relations liées, éventuellement via un filtre.
Développer et réduire le contenu des interactions
Dans la chronologie, vous pouvez choisir la quantité de contenu que vous souhaitez voir directement. C'est surtout utile lorsqu'il y a plusieurs longues interactions ou des comptes rendus détaillés dans la chronologie.
Le bouton Fermer tous affiche uniquement les titres des interactions. Le bouton Dérouler tous affiche le titre et le contenu complet.
Vous pouvez aussi développer ou réduire une interaction spécifique via l'icône située à côté de cette interaction. Vous pouvez ainsi consulter rapidement le contenu d'une note, d'un e-mail, d'un appel téléphonique ou d'un compte rendu de réunion sans développer toutes les interactions.
Ajouter de nouvelles interactions à la chronologie des interactions
À gauche de l'écran de la chronologie des interactions, vous trouverez des boutons pour ajouter facilement de nouvelles interactions, comme des comptes rendus de réunion, des appels téléphoniques et des notes. Ces boutons ouvrent une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez saisir des informations détaillées.
Chaque interaction est liée à une date et doit contenir au minimum un titre ou une description.
Étapes pour ajouter une nouvelle interaction
- Choisissez un type d'interaction : cliquez à gauche sur Nouvelle remarque, Nouvel appel ou Nouveau rapport de réunion. Une fenêtre contextuelle s'ouvre pour vous permettre de saisir les informations complémentaires.
- Utilisez un modèle : si disponible, vous pouvez utiliser un modèle pour créer l'interaction. Plus d'informations sur les modèles d'interaction sont disponibles ici :
- Ajoutez des détails : dans la fenêtre contextuelle, saisissez la date, le titre et la description. Vous pouvez utiliser les options markdown pour une mise en forme enrichie du texte.
- Ajouter des annexes : glissez-déposez des documents dans la zone indiquée, utilisez parcourir pour choisir des fichiers sur votre ordinateur ou choisissez un document existant dans AdminPulse.
-
Attribuer des tags : attribuez des tags pour une meilleure vue d'ensemble.
👉 Les tags vous aident à retrouver rapidement des informations spécifiques. Vous les gérez via Paramètres > Tags. Plus d'informations sur les tags d'interaction sont disponibles ici : Utiliser les tags d'interaction. -
Enregistrement du temps : lors de l'ajout d'interactions, vous pouvez choisir d'enregistrer du temps. Cochez la case prévue à cet effet. Vous pouvez ensuite compléter les détails de l'enregistrement dans les champs disponibles.
💡 C'est idéal pour suivre le temps consacré aux appels clients. - Enregistrer : cliquez sur OK pour enregistrer l'interaction.
Créer et suivre un to-do à partir de l'interaction
Dès que vous avez créé une interaction, vous pouvez aussi créer rapidement un to-do. Pour ce faire, cliquez sur + Créer un nouveau to-do en bas de l'interaction. L'option + Créer un nouveau to-do est disponible pour chaque type d'interaction.
Le to-do créé apparaît ensuite dans l'interaction correspondante :
Dans l'écran Chronologie des interactions, vous retrouvez aussi à gauche tous les to-dos ouverts pour cette relation.
Partager des informations de la chronologie des interactions avec la relation
Le partage d'interactions avec une relation peut se faire directement depuis la chronologie des interactions.
Partager une interaction
Vous pouvez télécharger une interaction spécifique ou un compte rendu au format PDF, ou l'envoyer directement à la relation par e-mail. Les détails de l'interaction sont alors ajoutés au message sous forme de pièce jointe PDF.
Télécharger plusieurs interactions
Si vous souhaitez partager plusieurs interactions, procédez comme suit :
- Utilisez les filtres de recherche situés en haut de la chronologie des interactions pour sélectionner les interactions à télécharger.
- Cliquez sur Exporter les résultats de la recherche vers PDF pour regrouper les interactions sélectionnées dans un seul document PDF.
Partager des informations avec vos collègues
En plus du partage avec vos relations, vous pouvez aussi partager facilement et rapidement des interactions avec vos collègues.
- Chaque interaction dans la chronologie des interactions peut être partagée via le bouton de partage.
- Vous pouvez aussi copier un lien vers l'interaction et le coller, par exemple, dans un message interne ou une conversation. Votre collègue accède ainsi directement aux bonnes informations.
Ajouter une interaction à la chronologie des interactions à partir d’un enregistrement
Lors de la création d'un enregistrement, vous pouvez aussi ajouter directement une interaction sous Rapport de communication. Choisissez entre une note, un compte rendu de réunion ou un appel téléphonique. L'interaction apparaît ensuite automatiquement dans la chronologie des interactions de la relation.
Comme pour les interactions ajoutées manuellement, vous devez indiquer au minimum un titre ou une description. Si nécessaire, vous pouvez aussi ajouter des annexes.
🎥 Découvrez la chronologie des interactions étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous voyez comment suivre toutes les interactions à un seul endroit dans AdminPulse :
💡 Bon à lire
- Obtenez une vue d'ensemble complète de toutes les interactions : Aperçu des interactions.
- Découvrez comment attribuer des tags aux interactions pour retrouver facilement des informations : Utiliser les tags d'interaction.
- Lisez comment créer des modèles de notes standard et les utiliser efficacement : Comment créer et utiliser des modèles de remarque ?
- Apprenez à créer et à utiliser des modèles d'appel téléphonique : Comment créer et utiliser des modèles d'appel ?.
- Découvrez comment créer et utiliser des modèles de comptes rendus de réunion pour des notes de réunion claires : Comment créer et utiliser des modèles de rapports de réunion ?
- Apprenez à partager facilement une tâche, un to-do, une interaction ou un document avec un collègue : Comment partager un(e) tâche/to-do/interaction/document avec un(e) collègue.