La Chronologie des interactions offre une vue claire de toutes les interactions entre vous, vos collègues et une relation. Les notes, comptes rendus de réunion, appels téléphoniques et e-mails sont regroupés au même endroit.
Vous accédez ainsi rapidement aux informations importantes, sans devoir les rechercher dans différentes applications. Votre équipe peut collaborer efficacement et être bien préparée lors de chaque contact avec une relation.
En bas de cette page, vous trouverez également une courte vidéo explicative : 🎥 Découvrez la Chronologie des interactions étape par étape
Ouvrir la chronologie d’une relation
Vous pouvez ouvrir la chronologie d’une relation de deux manières :
- Via l’aperçu des relations (Dossiers de relations > Relations) : cliquez sur le bouton de la chronologie pour ouvrir directement celle de la relation.
- Via le dossier de la relation : dans le ruban, cliquez sur la date du dernier contact pour accéder automatiquement à la chronologie.
Quels types d’interactions trouvez-vous dans la chronologie ?
La chronologie présente clairement différents types d’interactions :
- Notes
- Comptes rendus de réunion
- Appels téléphoniques
- E-mails :
- E-mails envoyés depuis AdminPulse à la relation, à l’exception des factures.
- E-mails chargés dans le DMS (Document Management System) et liés à la relation.
- E-mails entrants dans votre boîte de réception AdminPulse, aussi appelée MagicMail. Pour plus d’explications, consultez cet article.
- E-mails synchronisés, par exemple via une connexion Microsoft 365 ou Gmail.
Afficher ou masquer les interactions des relations liées
En haut de la Chronologie des interactions, vous trouverez également le bouton à bascule Montrer aussi les interactions des relations liées.
Activez ce bouton pour afficher également les interactions des relations liées, comme les entreprises ou les personnes de contact liées. Désactivez-le pour afficher uniquement les interactions de la relation que vous consultez.
Développer et réduire le contenu des interactions
Dans la chronologie, vous pouvez choisir la quantité de contenu que vous souhaitez afficher directement. Cette option est particulièrement utile lorsque la chronologie contient plusieurs longues interactions ou des comptes rendus détaillés.
Le bouton Fermer tous affiche uniquement les titres des interactions. Le bouton Dérouler tous affiche les titres et le contenu complet.
Vous pouvez aussi développer ou réduire une interaction spécifique via l’icône correspondante. Vous consultez ainsi rapidement le contenu d’une note, d’un e-mail, d’un appel téléphonique ou d’un compte rendu de réunion sans développer toutes les interactions.
Ajouter de nouvelles interactions à la chronologie
À gauche de l’écran de la chronologie, vous trouverez des boutons pour ajouter de nouvelles interactions, comme des comptes rendus de réunion, des appels téléphoniques et des notes. Ces boutons ouvrent une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez saisir les informations de l’interaction.
Chaque interaction est liée à une date et doit contenir au minimum un titre ou une description.
Ajouter une nouvelle interaction
- Choisissez un type d’interaction : cliquez à gauche sur Nouvelle remarque, Nouvel appel ou Nouveau rapport de réunion. Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre de saisir les informations complémentaires.
- Utilisez un modèle : si un modèle est disponible, vous pouvez l’utiliser pour créer l’interaction. Pour plus d’informations, consultez les articles suivants :
- Ajoutez les détails : saisissez la date, le titre et la description dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez utiliser les options Markdown pour enrichir la mise en forme du texte.
- Ajoutez des pièces jointes : glissez-déposez des documents dans la zone prévue, utilisez parcourir pour sélectionner des fichiers sur votre ordinateur ou choisissez un document existant dans AdminPulse.
-
Attribuez des tags : utilisez des tags pour retrouver plus facilement les interactions.
👉 Vous gérez les tags via Paramètres > Tags. Pour plus d’informations, consultez l’article Utiliser les tags d’interaction. -
Enregistrez du temps : cochez la case prévue à cet effet lors de l’ajout de l’interaction. Vous pouvez ensuite compléter les détails de l’enregistrement dans les champs disponibles.
💡 Vous pouvez ainsi enregistrer immédiatement le temps consacré à un appel avec un client. - Enregistrez l’interaction : cliquez sur OK.
Créer et suivre un to-do à partir d’une interaction
Après avoir créé une interaction, vous pouvez aussi créer rapidement un to-do. Cliquez sur + Créer un nouveau to-do en bas de l’interaction. Cette option est disponible pour chaque type d’interaction.
Le to-do créé apparaît ensuite dans l’interaction correspondante :
À gauche de l’écran Chronologie des interactions, vous retrouvez également tous les to-dos ouverts pour cette relation.
Partager des informations de la chronologie avec la relation
Vous pouvez partager des interactions avec une relation directement depuis la chronologie.
Partager une interaction
Vous pouvez télécharger une interaction ou un compte rendu au format PDF, ou l’envoyer directement à la relation par e-mail. Les détails de l’interaction sont alors ajoutés au message sous forme de pièce jointe PDF.
Télécharger plusieurs interactions
Pour télécharger plusieurs interactions dans un seul document PDF :
- Utilisez les filtres de recherche situés en haut de la chronologie pour déterminer quelles interactions vous souhaitez télécharger.
- Cliquez sur Exporter les résultats de la recherche vers PDF pour regrouper les interactions filtrées dans un seul document PDF.
Partager les informations de la chronologie avec un collègue
Vous pouvez également partager rapidement des interactions avec vos collègues :
- Partagez une interaction via le bouton de partage affiché dans la chronologie.
- Copiez un lien vers l’interaction et collez-le, par exemple, dans un message interne ou une conversation. Votre collègue accède ainsi directement aux informations concernées.
Ajouter une interaction à la chronologie à partir d’un enregistrement
Lors de la création d’un enregistrement, vous pouvez aussi ajouter directement une interaction sous Rapport de communication. Choisissez une note, un compte rendu de réunion ou un appel téléphonique. L’interaction apparaît ensuite automatiquement dans la chronologie de la relation.
Comme pour les interactions ajoutées manuellement, vous devez indiquer au minimum un titre ou une description. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes.
🎥 Découvrez la Chronologie des interactions étape par étape
Dans cette courte vidéo, vous découvrez comment suivre toutes les interactions au même endroit dans AdminPulse :
💡 Bon à lire
- Obtenez une vue d’ensemble complète de toutes les interactions : Aperçu des interactions.
- Découvrez comment attribuer des tags aux interactions pour retrouver facilement des informations : Utiliser les tags d’interaction.
- Découvrez comment créer et utiliser des modèles de remarques : Comment créer et utiliser des modèles de remarque ?
- Découvrez comment créer et utiliser des modèles d’appels téléphoniques : Comment créer et utiliser des modèles d’appel ?.
- Découvrez comment créer et utiliser des modèles de rapports de réunion : Comment créer et utiliser des modèles de rapports de réunion ?
- Découvrez comment partager une tâche, un to-do, une interaction ou un document avec un collègue : Comment partager une tâche, un to-do, une interaction ou un document avec un collègue ?