Aperçu : Aperçu des tâches : Actions globales pour une gestion efficace

L'article Aperçu : Naviguer et travailler avec l’Aperçu des tâches offre une introduction générale à l’écran Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches).

Vous voulez apprendre à utiliser des filtres pour affiner la liste des tâches affichées ? Consultez l'article Aperçu : Appliquer des filtres et affiner les données dans l'Aperçu des tâches

Dans cet article, nous détaillons comment utiliser les Actions globales dans l'écran Aperçu des tâches pour gérer rapidement plusieurs tâches à la fois.

Actions globales dans l’écran Aperçu des tâches

Grâce au bouton 'Actions globales', vous pouvez exécuter des actions en masse sur plusieurs tâches en une seule opération. Dès que vous sélectionnez une ou plusieurs tâches en cochant la case située au début de la ligne dans le tableau, le bouton devient actif, et vous pouvez choisir des actions via le menu déroulant.

Ci-dessous, vous trouverez un aperçu des actions globales disponibles dans l'écran Aperçu des tâches ainsi que les étapes pour les utiliser :

Action globale : Modifier le champ d'une tâche principale

Avec cette action globale, vous modifiez en une fois des champs sur les tâches principales sélectionnées.

Champs modifiables :

• Date limite — choisissez une nouvelle date d'échéance pour toutes les tâches sélectionnées.
• État (tâche principale) — changez le statut des tâches principales vers une des valeurs : À faire, En cours ou Accomplie.
• Année de réf — écraser par une valeur fixe, supprimer ou recalculer (p. ex. selon le planning des tâches).

👉 L’option Année de référence est disponible uniquement si la fonctionnalité Année de référence est activée dans votre environnement AdminPulse. Lire aussi : Qu'est-ce qu'une année de référence et comment la saisir ?

Étapes :

1. Sélectionnez les tâches principales que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur Action globale et choisissez Modifier le champ d'une tâche principale.
3. Choisissez le champ, encodez la valeur souhaitée et confirmez.

Action globale : Modifier l'état d’une sous-tâche

Cette action vous permet de modifier le statut des sous-tâches spécifiques associées aux tâches principales que vous avez sélectionnées. Avec les sous-tâches de type 'E-mail - Automatique', vous pouvez envoyer un e-mail à toutes les relations liées.

Exemple : Pour des tâches TVA, vous pouvez envoyer un e-mail demandant aux clients de fournir des documents.

1. Sélectionnez les tâches principales contenant les sous-tâches concernées.
2. Cliquez sur Actions globale, puis choisissez Modifier l'état d’une sous-tâche.
3. Dans la fenêtre, sélectionnez la sous-tâche concernée.
4. Définissez le nouveau statut souhaité, puis validez.

💡Voir aussi : Quelle est la différence entre tâches, sous-tâches et to-do’s ?

Action globale : Recalculer la date limite

Les tâches sont planifiées via un calendrier lié au modèle de tâche. Lorsque ce calendrier est mis à jour, par exemple suite à une nouvelle table d’échéances officielles publiée par le SPF, certaines tâches déjà créées peuvent encore contenir des anciennes dates limite. L'action globale 'Recalculer la date limite' vous permet de recalculer rapidement les échéances en fonction du schéma actualisé.

Exemple : Les échéances des tâches Biztax sont calculées sur base d’un tableau publiée par le SPF. Lorsqu'un nouveau tableau est publié, certaines tâches sont déjà planifiées. Dans ce cas, AdminPulse utilise une échéance estimée pour ces tâches. Avec l’action globale 'Recalculer la date limite', vous pouvez ajuster les échéances des tâches planifiées à la nouvelle date officielle.

1. Sélectionnez les tâches dont les échéances doivent être recalculées.
2. Cliquez sur Actions globale et choisissez Recalculer la date limite.
3. Sélectionnez les (sous-)tâches concernées, puis confirmez.
4. Les échéances seront ajustées selon le calendrier mis à jour.

💡Voir aussi : FAQ - Comment changer la date limite d'une tâche déjà planifiée?

Action globale : Modifier la date limite d’une sous-tâche

Cette action fonctionne de manière similaire à 'Modifier la date limite', mais elle est spécifiquement dédiée à l'ajustement des échéances des sous-tâches au sein de tâches principales.

1. Sélectionnez les tâches contenant les sous-tâches dont la date limite doit être modifiée.
2. Depuis le menu Actions globale, choisissez Modifier la date limite d’une sous-tâche.
3. Sélectionnez la sous-tâche concernée.
4. Indiquez la nouvelle échéance, puis validez.

Action globale : Nouvel enregistrement

Ajoutez des enregistrements (temps ou coûts) à plusieurs sous-tâches en même temps. AdminPulse répartit les données ajoutées entre les tâches sélectionnées ou les attribue à chaque tâche, selon vos préférences.

1. Sélectionnez les sous-tâches auxquelles vous souhaitez ajouter un enregistrement.
2. Cliquez sur Actions globale et choisissez Nouvel enregistrement.
3. Renseignez les informations nécessaires, comme l'heure de début et la durée.
4. Choisissez l’option 'par relation' si souhaité.
5. Confirmez l’ajout de l’enregistrement.

Action globale : Envoyer e-mail

Envoyez un e-mail aux relations liées aux tâches que vous avez sélectionnées.

1. Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez contacter les relations associées.
2. Cliquez sur Actions globale et choisissez Envoyer e-mail.
3. Choisissez un modèle d’e-mail ou écrivez un e-mail personnalisé.
4. Envoyez les e-mails.

Action globale : Générer des documents

Générez des documents pour plusieurs relations en une seule action. Ceci est utile lorsque vous souhaitez créer et envoyer en masse des documents, comme un questionnaire PB. Avec l'action globale 'Générer des documents', les documents sont générés et liés à la tâche ou sous-tâche, afin que vous puissiez ensuite les envoyer par e-mail à plusieurs relations en une seule fois (voir l'action globale 'Envoyer un e-mail' ci-dessus).

👉 Si les relations sélectionnées ont des paramètres de langue différents (par exemple, si l'une est francophone et une autre néerlandophone), AdminPulse vous demandera de choisir un modèle par langue.

1. Sélectionnez les tâches pour lesquelles vous devez générer des documents.
2. Cliquez sur Actions globale et choisissez Générer des documents.
3. Sélectionnez le modèle approprié, remplissez les champs nécessaires, puis validez.

Action globale : Supprimer la tâche

Supprimez définitivement un ensemble de tâches et leurs sous-tâches liées.

👉 Attention : Une fois supprimées, les tâches ne peuvent pas être restaurées.

1. Sélectionnez les tâches à supprimer.
2. Choisissez Supprimer la tâche depuis le menu Actions globale.
3. Validez la suppression définitive.

Action globale : Ajouter des tags aux tâches

Utilisez cette action pour organiser vos tâches en leur attribuant des tags en une seule opération.

1. Sélectionnez les tâches auxquelles vous souhaitez ajouter des tags.
2. Depuis le menu Actions globale, choisissez Ajouter des tags aux tâches.
3. Sélectionnez la tâche principale ou sous-tâche et choisissez un tag existant, ou créez-en un nouveau.
4. Validez votre choix.

Action globale : Supprimer des tags des tâches

Supprimez les tags associés à plusieurs tâches à la fois.

1. Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez retirer les tags.
2. Depuis le menu Actions globale, choisissez Supprimer des tags des tâches.
3. Choisissez la (sous-)tâche et le tag à retirer.
4. Confirmez votre choix.