Dans cet article, vous découvrez comment utiliser les Actions globales pour appliquer une même action à plusieurs tâches sélectionnées dans l’écran Aperçu des tâches (Tâches > Aperçu des tâches).
Pour en savoir plus sur cet écran, consultez l’article Aperçu : Naviguer et travailler avec l’Aperçu des tâches. Vous souhaitez affiner la liste à l’aide de filtres ? Consultez alors Aperçu : Appliquer des filtres et affiner les données dans l’Aperçu des tâches.
Actions globales dans l’écran Aperçu des tâches
Le bouton Actions globales vous permet d’exécuter une action sur plusieurs tâches à la fois. Dès que vous sélectionnez une ou plusieurs tâches à l’aide de la case à cocher au début de la ligne, le bouton devient actif et vous pouvez choisir une action.
Vous trouverez ci-dessous les actions globales disponibles et la manière de les utiliser.
Action globale : Modifier le champ d’une tâche principale
Cette action globale vous permet de modifier en une seule fois certains champs des tâches principales sélectionnées.
Vous pouvez modifier les champs suivants :
- Date limite — choisissez une nouvelle date pour toutes les tâches principales sélectionnées.
- État — modifiez l’état des tâches principales en À faire, En cours ou Accomplie.
- Année de réf — remplacez l’année de référence par une valeur fixe, supprimez-la ou recalculez-la, par exemple sur la base du planning des tâches.
👉 L’option Année de réf est uniquement disponible si la fonctionnalité Année de référence est activée dans votre environnement AdminPulse. Voir aussi : Qu’est-ce qu’une année de référence et comment la saisir ?
- Sélectionnez les tâches principales que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Modifier le champ d’une tâche principale.
- Choisissez le champ, encodez la valeur souhaitée et confirmez.
Action globale : Modifier l’état d’une sous-tâche
L’action globale Modifier l’état d’une sous-tâche vous permet de modifier simultanément l’état d’une même sous-tâche dans plusieurs tâches principales sélectionnées. Vous pouvez choisir À faire, En cours, Accomplie, Non applicable ou Non exécuté.
- Sélectionnez les tâches principales dans lesquelles se trouve la sous-tâche concernée.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Modifier l’état d’une sous-tâche.
- Sélectionnez la sous-tâche dont vous souhaitez modifier l’état.
- Sélectionnez le nouvel état.
- S’il s’agit d’une sous-tâche de type E-mail, sélectionnez Envoyer e-mail si vous souhaitez également envoyer l’e-mail associé.
- Confirmez votre choix.
Envoyer un e-mail et modifier l’état en une seule action
Pour une sous-tâche de type E-mail, vous pouvez envoyer l’e-mail associé et modifier simultanément l’état de la sous-tâche.
Si vous choisissez par exemple Accomplie et sélectionnez Envoyer e-mail, AdminPulse envoie l’e-mail et passe immédiatement la sous-tâche à l’état Accomplie. Vous ne devez donc plus modifier son état séparément.
Exemple : pour des tâches TVA, vous pouvez envoyer aux clients un e-mail indiquant le montant à payer et passer la sous-tâche correspondante à l’état Accomplie dans la même action globale.
💡 Pour une sous-tâche de type E-mail - Automatique, vous pouvez utiliser Envoyer e-mail pour envoyer l’e-mail immédiatement, sans attendre le moment d’envoi automatique prévu.
💡 Voir aussi : Quelle est la différence entre tâches, sous-tâches et to-do’s ?
Action globale : Recalculer la date limite
Les tâches sont planifiées sur la base d’un planning lié à un modèle de tâche. Lorsque les dates limites de ce planning sont modifiées, certaines tâches déjà créées peuvent encore contenir une ancienne date ou une date estimée.
L’action globale Recalculer la date limite vous permet de recalculer ces dates sur la base des données mises à jour dans le planning des tâches.
Exemple : les dates limites des tâches Biztax sont calculées sur la base d’un tableau publié par le SPF. Si le nouveau tableau est publié après la date de planification de certaines tâches, AdminPulse utilise d’abord une date limite estimée. L’action Recalculer la date limite vous permet ensuite de remplacer cette date par la date officielle.
- Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez recalculer les dates limites.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Recalculer la date limite.
- Sélectionnez les tâches principales ou sous-tâches concernées, puis confirmez.
AdminPulse adapte les dates limites sur la base du planning des tâches mis à jour.
💡 Voir aussi : FAQ - Comment changer la date limite d’une tâche déjà planifiée ?
Action globale : Modifier la date limite d’une sous-tâche
Cette action globale vous permet de modifier la date limite d’une même sous-tâche dans plusieurs tâches principales sélectionnées.
- Sélectionnez les tâches principales contenant les sous-tâches dont vous souhaitez modifier la date limite.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Modifier la date limite d’une sous-tâche.
- Sélectionnez la sous-tâche concernée.
- Indiquez la nouvelle date limite, puis confirmez.
Action globale : Nouvel enregistrement
Cette action globale vous permet d’ajouter des enregistrements de temps ou de coûts à plusieurs sous-tâches à la fois. Selon votre choix, AdminPulse répartit la durée entre les tâches sélectionnées ou attribue la durée complète à chaque tâche.
- Sélectionnez les sous-tâches auxquelles vous souhaitez ajouter un enregistrement.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Nouvel enregistrement.
- Encodez les informations nécessaires, telles que l’heure de début et la durée.
- Sélectionnez par relation si vous souhaitez attribuer la durée encodée à chaque relation sélectionnée.
- Confirmez l’ajout de l’enregistrement.
Action globale : Envoyer e-mail
Cette action globale vous permet d’envoyer un e-mail aux relations liées aux tâches sélectionnées.
- Sélectionnez les tâches liées aux relations auxquelles vous souhaitez envoyer un e-mail.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Envoyer e-mail.
- Choisissez un modèle d’e-mail ou rédigez un e-mail libre.
- Envoyez les e-mails.
Action globale : Générer des documents
Cette action globale vous permet de générer des documents pour plusieurs relations à la fois. Elle est utile lorsque vous souhaitez créer et envoyer des documents en masse, comme un questionnaire IPP.
AdminPulse génère les documents et les lie à la tâche principale ou à la sous-tâche. Vous pouvez ensuite les envoyer en une seule fois à plusieurs relations à l’aide de l’action globale Envoyer e-mail.
👉 Si les relations sélectionnées ont des paramètres linguistiques différents, par exemple si une relation est francophone et une autre néerlandophone, AdminPulse vous demande de choisir un modèle pour chaque langue.
- Sélectionnez les tâches pour lesquelles vous souhaitez générer des documents.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Générer des documents.
- Sélectionnez le modèle approprié, complétez les champs et confirmez.
Action globale : Supprimer la tâche
Cette action globale vous permet de supprimer définitivement plusieurs tâches et les sous-tâches associées.
👉 Attention : les tâches et sous-tâches supprimées ne peuvent plus être restaurées.
- Sélectionnez les tâches à supprimer.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Supprimer la tâche.
- Confirmez la suppression.
Action globale : Ajouter des tags aux tâches
Cette action globale vous permet d’ajouter des tags à plusieurs tâches à la fois.
- Sélectionnez les tâches auxquelles vous souhaitez ajouter un tag.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Ajouter des tags aux tâches.
- Sélectionnez la tâche principale ou la sous-tâche, puis choisissez un tag existant ou créez-en un nouveau.
- Confirmez votre choix.
Action globale : Supprimer des tags des tâches
Cette action globale vous permet de supprimer des tags de plusieurs tâches à la fois.
- Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez supprimer les tags.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Supprimer des tags des tâches.
- Sélectionnez la tâche principale ou la sous-tâche, puis choisissez le tag à supprimer.
- Confirmez votre choix.