💡 Consultez d’abord l’article Vue d’ensemble : Tableau des tâches – Structure et contenu pour en savoir plus sur la structure générale du Tableau des tâches et ses fonctionnalités de base.
Filtres et recherche de tâches sur le Tableau des tâches
Boutons de filtre dans le Tableau des tâches
En haut du Tableau des tâches, vous voyez un aperçu de vos tâches par rapport à leurs dates limites. Vous obtenez ainsi une vue immédiate sur :
- Total : le nombre total de tâches visibles sur le Tableau des tâches.
- Où je peux commencer : les tâches prêtes à être commencées.
- Bloqué : le nombre de tâches actuellement bloquées.
- Après la date limite : les tâches dont la date limite est dépassée.
- Date limite dans une semaine, deux semaines ou trois semaines : les tâches avec une date limite dans ce délai.
Cliquez sur un chiffre pour n’afficher que la catégorie correspondante. Cela vous aide à vous concentrer rapidement sur les tâches qui demandent une action :
- Tâches bloquées : vérifiez si vous pouvez aider vos collègues en débloquant certaines tâches.
- Tâches après la date limite : ajustez vos priorités ou informez le client d’un éventuel retard.
- Où je peux commencer : travaillez sur les tâches directement disponibles, sans blocage.
- Date limite dans une semaine : concentrez-vous sur les tâches urgentes.
Options de filtre disponibles
Grâce aux filtres, vous retrouvez rapidement une tâche ou une sous-tâche spécifique. Combinez plusieurs filtres, par exemple une relation, un utilisateur et une date limite, pour obtenir un résultat très ciblé.
Filtres standards
- Relation : filtrer sur une relation ou un client spécifique.
- Tâche assignée à : afficher uniquement les tâches assignées à un utilisateur donné.
- Modèles de tâche : filtrer sur le modèle sur lequel la tâche est basée.
- Sous-tâche sélectionnée : rechercher une sous-tâche spécifique au sein d’un modèle de tâche.
- Statut : filtrer sur le statut des tâches, comme To-do, En cours, Accomplie, Non accomplie, Non applicable ou Non exécutée.
-
Statut des sous-tâches : filtrer les tâches selon le statut de leurs sous-tâches.
- To do : affiche les tâches principales et leurs sous-tâches lorsqu’au moins une sous-tâche est marquée comme « To-do ».
- En cours : affiche les tâches principales et leurs sous-tâches lorsqu’au moins une sous-tâche est « En cours ».
- Accomplie : affiche les tâches principales et leurs sous-tâches lorsqu’au moins une sous-tâche est « Accomplie ».
- Non applicable : affiche les tâches principales et leurs sous-tâches lorsqu’au moins une sous-tâche est « Non applicable ».
- Non exécutée : affiche les tâches principales et leurs sous-tâches lorsqu’au moins une sous-tâche est « Non exécutée ».
- Non accomplie : affiche les tâches principales et leurs sous-tâches lorsqu’au moins une sous-tâche est « To-do » ou « En cours ».
- Calendrier de tâche : filtrer les tâches associées à un calendrier de tâche spécifique.
- Intervalle de dates : filtrer sur une période donnée via une sélection De – À.
Deux boutons à bascule standards sont également disponibles :
- Filtrer (et afficher) uniquement les sous-tâches de l’utilisateur sélectionné : limiter la liste visible aux sous-tâches de l’utilisateur choisi.
- Filtrer les tâches que l’utilisateur sélectionné peut commencer : afficher uniquement les tâches que cet utilisateur peut exécuter immédiatement.
Filtres supplémentaires sous « Plus de filtres »
Cliquez sur Plus de filtres pour appliquer des critères supplémentaires et affiner votre recherche. Les options suivantes sont disponibles :
- Sélectionner tout : sélectionner ou désélectionner tous les filtres en une seule fois.
-
Afficher les tâches du passé : afficher les tâches terminées dont la date limite est dépassée. Vous pouvez activer ou désactiver ce filtre avec un bouton à bascule.
💡 Grâce à ce filtre, vous retrouvez facilement les tâches accomplies dont la date limite est passée et qui ne sont plus visibles autrement. - Année de réf. : filtrer selon l’année de référence liée à la tâche.
- Caisse d’assurances sociales : filtrer selon la caisse d’assurances sociales de la relation.
- Collaborateur : filtrer les tâches selon le collaborateur assigné.
- Collaborateur (remplaçant) : afficher les tâches pour lesquelles un collaborateur remplaçant a été défini.
- Collaborateur facturation : filtrer selon le collaborateur responsable de la facturation.
- Collaborateur partenaire : filtrer selon le partenaire responsable.
- Collaborateur responsable du dossier : filtrer selon le collaborateur responsable du dossier.
- Collaborateur senior : afficher les tâches selon le senior assigné.
- Comptabilité tenue par le client : filtrer les relations selon qu’elles sont ou non marquées comme auto-encodeur. Vous pouvez choisir entre Oui - Comptabilité tenue par le client et Non - Comptabilité tenue par le client.
- Contribuable mixte : filtrer les clients selon qu’ils sont ou non identifiés comme contribuables mixtes.
- Contribuable mixte méthode de déduction : choisir entre Sans méthode de déduction, Prorata général ou Affectation réelle.
- Créé par : afficher les tâches créées par un utilisateur spécifique.
- Équipes : filtrer les tâches selon l’équipe associée aux relations.
- Formes juridiques : filtrer les relations selon leur forme juridique, par exemple SRL ou SNC.
- Fin de l’exercice comptable : filtrer les relations selon la clôture de leur exercice comptable.
- Groupes de relation : filtrer selon des groupes de relations prédéfinis.
- Logiciel autre : afficher les relations utilisant un autre logiciel spécifique.
- Logiciel de comptabilité : filtrer selon le logiciel de comptabilité utilisé.
- Logiciel d’envoi de factures : afficher les relations selon le logiciel utilisé pour envoyer les factures.
- Logiciel de réception des factures : afficher les relations selon le logiciel utilisé pour recevoir les factures.
- Modèle de mission : afficher uniquement les tâches associées à un modèle de mission spécifique.
- Niveau de traitement : filtrer selon le niveau défini (Normal, Jaune / Limité ou Rouge / Bloqué).
- Périodicité TVA : filtrer les relations selon la fréquence de leur déclaration TVA, par exemple mensuelle ou trimestrielle.
- Entreprises propres : afficher les tâches selon vos entreprises propres.
- Relation assignée à : afficher les tâches de relations pour lesquelles l’utilisateur sélectionné a un rôle, par exemple comme collaborateur, collaborateur partenaire, collaborateur facturation ou collaborateur remplaçant.
- Schéma des comptes annuels : filtrer les relations selon le type de schéma qu’elles utilisent, par exemple Micro, Abrégé ou Complet.
- Secrétariat social : filtrer selon le secrétariat social de la relation.
- Statut : filtrer par statut de la relation, à savoir Client, Prospect, Propre Entreprise ou Autre.
- Tags – relation (avec) : afficher uniquement les relations ayant un tag spécifique.
- Tags – relation (sans) : afficher les relations sans un tag donné.
- Tags – tâche (avec) : filtrer les tâches comportant un tag spécifique.
- Tags – tâche (sans) : filtrer les tâches sans tag spécifique.
Enregistrer des recherches et réinitialiser les filtres
Enregistrer une recherche
Vous utilisez souvent les mêmes filtres dans le Tableau des tâches ? Cliquez sur Sauvegarder recherche pour enregistrer vos filtres actuels. Vous pourrez ainsi réutiliser votre combinaison de filtres préférée sans devoir tout reconfigurer.
Ouvrir une recherche enregistrée
Vous retrouvez vos recherches enregistrées dans la barre de filtres. Cela vous permet de passer rapidement d’un ensemble de filtres à un autre, selon vos besoins.
Réinitialiser les filtres à la vue de base
Vous souhaitez supprimer tous les filtres actifs et revenir à la liste complète de vos tâches ? Cliquez sur Réinitialiser les filtres. Tous les filtres sont effacés et vous voyez à nouveau l’aperçu standard de vos tâches.
Travailler avec des tâches et sous-tâches sur le Tableau des tâches
Actions globales sur le Tableau des tâches
Le Tableau des tâches est conçu pour suivre et gérer les tâches et sous-tâches individuellement pendant votre travail quotidien. C’est pourquoi aucune action globale n’est disponible actuellement dans cet écran.
Vous souhaitez modifier plusieurs tâches en même temps ? Utilisez, si possible, l’Aperçu des tâches ou la Liste des tâches. Depuis le Tableau des tâches, vous modifiez, supprimez, bloquez, marquez ou partagez les tâches et sous-tâches tâche par tâche ou sous-tâche par sous-tâche, comme décrit ci-dessous.
Ajouter une tâche
Les tâches peuvent être ajoutées au Tableau des tâches de deux manières :
- Automatiquement : via la programmation de tâche.
- Manuellement : via le bouton + Ajouter en haut à droite du Tableau des tâches.
Suivez ces étapes pour ajouter une tâche manuellement :
- Cliquez sur le bouton + Ajouter en haut à droite du Tableau des tâches.
- Choisissez d’utiliser un modèle de tâche existant ou désactivez Utiliser un modèle de tâche pour créer une nouvelle tâche unique.
- Remplissez les paramètres nécessaires, tels que :
- Relation
- Date limite
- Attribué à
- Article de la liste des prix
- Tags
- Remarque
- Cliquez sur OK pour ajouter la tâche au Tableau des tâches.
Ajouter une sous-tâche
Vous souhaitez diviser une tâche en sous-tâches ou ajouter une action supplémentaire ? Procédez comme suit :
- Ouvrez la tâche principale en cliquant sur l’icône triangulaire à gauche de la tâche.
- Cliquez sur le bouton + sous la colonne À faire.
- Remplissez les détails de la sous-tâche. Si aucune date limite n’est indiquée, la sous-tâche reprend automatiquement la date limite de la tâche principale.
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la sous-tâche.
Modifier une tâche ou une sous-tâche
Cliquez sur le titre d’une tâche ou d’une sous-tâche pour ouvrir la fenêtre de détail. Dans cette fenêtre, vous pouvez consulter et modifier toutes les données de la tâche.
Certaines données peuvent aussi être modifiées directement dans le Tableau des tâches, sans ouvrir la fenêtre de détail.
Modifier une tâche principale
- Cliquez sur le titre de la tâche pour ouvrir la fenêtre de détail.
- Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer.
Pour attribuer une tâche à un autre utilisateur sans ouvrir la fenêtre de détail, cliquez directement sur le champ Assigné à ou sur le nom de l’utilisateur actuellement assigné. Vous pouvez également modifier la date limite et le statut de cette manière.
Modifier une sous-tâche
- Cliquez sur le titre de la sous-tâche pour ouvrir la fenêtre de détail.
- Modifiez les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer.
Faites glisser la sous-tâche vers une autre colonne de statut pour mettre à jour son avancement directement dans le Tableau des tâches.
Comportement automatique lors des changements de statut et de date limite
Certaines modifications apportées à une tâche principale sont automatiquement appliquées aux sous-tâches associées. L’inverse ne s’applique pas toujours.
- Le statut d’une tâche principale est automatiquement mis à jour sur Accomplie lorsque toutes les sous-tâches associées ont été déplacées vers Accomplie.
- Toutes les sous-tâches sont automatiquement mises sur Accomplie si vous mettez la tâche principale sur ce statut.
- Si vous mettez une tâche principale sur Non applicable ou Non exécutée, les sous-tâches sans statut reçoivent automatiquement le même statut. Si vous remettez ensuite la tâche principale sur À faire, les statuts des sous-tâches restent inchangés.
- Modifier la date limite d’une tâche principale met également à jour les dates limites des sous-tâches associées. L’inverse ne s’applique pas.
Supprimer des tâches
👉 Faites preuve de prudence lors de la suppression des tâches, car cette action est irréversible. La suppression d’une tâche principale supprime également toutes les sous-tâches associées.
Supprimer une tâche principale
Pour supprimer une tâche principale, suivez ces étapes :
- Survolez le coin supérieur droit de la tâche avec votre souris.
- Cliquez sur les trois points et sélectionnez Supprimer.
Supprimer une sous-tâche
Suivez les mêmes étapes que pour une tâche principale, mais au niveau de la sous-tâche.
Blocage et déblocage de sous-tâches
Utilisez l’option Bloquer lorsqu’une sous-tâche ne peut pas être réalisée temporairement :
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la sous-tâche et choisissez Bloquer.
- La sous-tâche reçoit un accent lilas et une icône d’interdiction pour indiquer qu’elle est bloquée.
- Ajoutez éventuellement un commentaire pour indiquer la raison du blocage.
Pour débloquer une sous-tâche, choisissez Débloquer dans le même menu ou faites glisser la sous-tâche vers une autre colonne de statut.
Marquer des tâches ou sous-tâches comme non applicables
Avec l’option Marquer comme non applicable, vous indiquez qu’une tâche ou une sous-tâche n’est plus pertinente dans le contexte actuel. Cela peut être utile dans les situations suivantes :
- Une tâche conditionnelle n’est plus nécessaire en raison d’un changement dans le processus.
- Une décision externe rend une action ou une tâche obsolète.
- Une tâche ajoutée à titre de préparation ne sera finalement pas réalisée.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la tâche ou de la sous-tâche et sélectionnez Marquer comme non applicable.
- Le titre de la tâche ou de la sous-tâche est barré et automatiquement déplacé dans la colonne Accomplie.
- Si vous marquez une tâche principale comme non applicable, la tâche principale reçoit ce statut. Les sous-tâches sans statut reçoivent automatiquement aussi le statut Non applicable.
Si vous souhaitez rendre la tâche ou la sous-tâche à nouveau applicable, cliquez sur Marquer comme applicable dans le même menu ou faites glisser la tâche ou la sous-tâche vers une autre colonne de statut. Si vous remettez une tâche principale sur À faire, les statuts des sous-tâches restent inchangés.
Marquer des tâches ou sous-tâches comme non exécutées
Avec l’option Marquer comme non exécuté, vous clôturez une tâche ou une sous-tâche qui n’a pas été exécutée. Cette fonctionnalité est utile dans les cas suivants :
- Une tâche n’a pas été commencée en raison de facteurs externes, comme un changement inattendu de priorités.
- Une tâche de faible priorité est délibérément ignorée pour finaliser les tâches importantes à temps.
- Une tâche planifiée s’avère finalement inutile après une révision ou une concertation.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la tâche ou de la sous-tâche et sélectionnez Marquer comme non exécuté.
- Le titre de la tâche ou de la sous-tâche est barré et automatiquement déplacé dans la colonne Accomplie.
- Si vous marquez une tâche principale comme non exécutée, la tâche principale reçoit ce statut. Les sous-tâches sans statut reçoivent automatiquement aussi le statut Non exécutée.
Si vous voulez réactiver la tâche ou la sous-tâche, cliquez sur Marquer comme à réaliser dans le même menu ou faites glisser la tâche ou la sous-tâche vers une autre colonne de statut. Si vous remettez une tâche principale sur À faire, les statuts des sous-tâches restent inchangés.
Partager une tâche ou une sous-tâche
Avec l’option Partager, vous pouvez partager une tâche ou une sous-tâche avec un collègue. Cette fonction est utile dans les cas suivants :
- Vous souhaitez informer un collègue d’une tâche spécifique qui est pertinente pour son travail.
- Un collègue doit suivre ou finaliser une tâche.
- Vous souhaitez faciliter la collaboration en fournissant des détails supplémentaires ou du contexte autour d’une tâche.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la tâche ou sous-tâche et sélectionnez Partager.
- Utilisez le champ Utilisateurs pour choisir le collègue à informer.
- Ajoutez un commentaire dans le champ Remarque pour fournir plus de contexte ou d’instructions.
- Cliquez sur Partager pour envoyer la notification.
Enregistrer du temps et des coûts sur le Tableau des tâches
Vous pouvez enregistrer directement du temps ou des coûts sur une tâche ou sous-tâche à partir du Tableau des tâches. Consultez les détails sur l’enregistrement du temps pour plus d’informations.