L'écran des Enregistrements (Enregistrement > Aperçu) offre une vue claire de tous vos enregistrements. L’écran se compose de deux parties principales :
- Filtres en haut : Ces filtres vous permettent de sélectionner les enregistrements spécifiques que vous souhaitez consulter.
- Liste des enregistrements en bas : Un aperçu des enregistrements filtrés où vous pouvez effectuer différentes actions, individuellement ou globalement.
Cet article vous apprend tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation des filtres, les informations affichées dans la liste et les actions à effectuer.
Utilisation de filtres dans l'écran des enregistrements
Les filtres en haut de l'écran des enregistrements vous aident à trouver des enregistrements spécifiques. Vous pouvez configurer les filtres suivants :
- Utilisateur : Choisissez de quel utilisateur vous souhaitez voir les enregistrements.
- Relation : Sélectionnez une relation spécifique.
- Période : Sélectionnez une période, comme "Aujourd'hui", "Ce mois" ou configurez une période personnalisée en indiquant des dates de début et de fin.
- Type d'article de liste de prix : Filtrez selon le type d'article de liste de prix.
- Modèle de tâche : Filtrez les enregistrements en fonction d'un modèle de tâche spécifique.
- Prospect/Client/Propre entreprise : Choisissez si les enregistrements concernent un prospect, un client ou des activités internes de votre entreprise.
Vous pouvez trier et affiner davantage les résultats directement dans les colonnes de la liste des enregistrements :
- Par Type : Temps, Produit/Coût, Distance, Absence ou Récuperation.
- Par caractéristique de facturation : Facturable, Dans le forfait, Ne jamais facturer ou Facture.
Lorsqu'un filtre supplémentaire est appliqué à une colonne, la petite icône de filtre située à côté du nom de la colonne devient rouge. Cela vous permet de voir rapidement les filtres actuellement actifs.
Pour trier les données dans une colonne, cliquez sur le nom de la colonne. Vous pouvez trier les données par ordre croissant ou décroissant. Un petit triangle à côté du nom de la colonne indique qu’un tri est actif et montre la direction du tri.
Filtres avancés
Si l'option de filtre souhaitée n'est pas visible, cliquez sur "Filtres sophistiqués" pour activer des options de filtres supplémentaires, comme les tags, la date de la facture, le groupe de relations, le modèle de mission, le niveau de traitement et plus encore.
Si le verrouillage des enregistrements est activé, vous pouvez également filtrer via les filtres avancés sur Enregistrements non contrôlés et Enregistrements contrôlés.
Statistiques résumées
En haut de l'écran, en fonction des filtres définis, les valeurs suivantes s'affichent automatiquement :
- Durée totale : Le nombre total d'heures et de minutes des enregistrements filtrés.
- Montant moyen par heure : Le tarif horaire moyen calculé, basé sur le montant facturable divisé par le nombre total d'heures.
- Montant enregistré : Le montant initialement enregistré, indépendamment des modifications effectuées lors de la facturation.
- Montant facturable : Le montant pouvant être facturé, calculé uniquement sur la base des enregistrements facturables dans la liste.
- Total : La somme des montants facturables pour les enregistrements sélectionnés. Pour les enregistrements non modifiés, ceci est égal au montant enregistré.
Afficher et modifier la liste des enregistrements dans l'écran des enregistrements
La liste des enregistrements affiche tous les enregistrements correspondant aux filtres définis. Pour chaque enregistrement, vous trouvez les détails suivants :
- Date : La date à laquelle l'enregistrement se réfère.
- Utilisateur : La personne qui a saisi l'enregistrement.
- Relation : La relation pour laquelle l'enregistrement a été fait.
- Détails de l'enregistrement : Des informations telles que le type d’enregistrement (temps, coût, distance), le début et la fin, la quantité (heures, produits ou kilomètres), la mission, la tâche et d'autres informations pertinentes.
- Facturable : Indique si l’enregistrement peut être facturé.
- Dans le forfait : Montre si l'enregistrement est inclus dans le forfait.
- Ne jamais facturer : Pour les enregistrements qui ne doivent pas figurer sur une facture (ni sur une facture provisoire).
- Facture : Indique si un enregistrement a été facturé sur une facture numérotée, ou se trouve sur une facture provisoire (avec un lien cliquable).
-
Remarque : Une bulle de texte apparaît s'il y a des remarques saisies.
Personnaliser les colonnes visibles
À l’aide du bouton "Modifier les colonnes" en haut de la liste, vous pouvez définir quelles informations vous souhaitez rendre visibles.
Actions disponibles dans l’écran des enregistrements
Actions individuelles pour chaque enregistrement dans l’écran des enregistrements
À la fin de chaque ligne dans la liste des enregistrements, vous trouverez plusieurs boutons dans la colonne 'Actions'. Ces boutons vous permettent de : modifier un enregistrement, l’ajouter à une facture provisoire, le remettre en état À facturer, ou le supprimer.
Les actions disponibles dépendent du statut de l’enregistrement.
Action : Ajouter l'enregistrement à une facture provisoire
Disponible pour les enregistrements non encore facturés. Cette option permet d’ajouter l’enregistrement à une (nouvelle) facture provisoire.
Action : Remettre dans « À facturer »
Si l’enregistrement est déjà lié à une facture provisoire, vous pouvez le retirer de cette proposition et le remettre en état À facturer.
Action : verrouiller ou débloquer un enregistrement
Si 'Verrouillage des enregistrements autorisé' est activé, vous pouvez verrouiller un enregistrement via l’icône de cadenas. Un enregistrement verrouillé reste visible, mais ne peut plus être modifié ni supprimé. Cliquez à nouveau sur l’icône de cadenas pour débloquer l’enregistrement. Plus d’informations : Verrouiller les enregistrements pour éviter les modifications indésirables
Action : Modifier
Permet de changer l'enregistrement de temps, la tâche ou d’autres détails. Disponible uniquement pour les enregistrements non facturés.
Action : Supprimer
Supprime définitivement l’enregistrement. Cette action n’est possible que pour les enregistrements non encore facturés.
Boutons de commande pour un enregistrement non facturé
Actions disponibles pour un enregistrement sur une facture provisoire (peut être retiré)
Actions pour un enregistrement déjà facturé (consultation uniquement)
Modifier plusieurs enregistrements en une seule fois dans l’écran Enregistrements (actions globales)
Dans l’écran des Enregistrements, vous pouvez modifier plusieurs enregistrements en une seule fois via les Actions globales. Les actions globales n’affectent que les champs explicitement mentionnés pour chaque action ; les autres propriétés des enregistrements restent inchangées.
Action globale : Modifier l'enregistrement
Modifiez en masse certaines propriétés des enregistrements sélectionnés. L’action « Modifier l’enregistrement » vous permet uniquement de modifier les champs repris dans la liste ci-dessous ; des éléments tels que la date, l’utilisateur ou la description ne sont pas modifiables ici. Voici comment procéder :
- Allez à Actions globales > Modifier l'enregistrement.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez l’un des champs disponibles dans la liste ci-dessous. Seuls ces champs peuvent être modifiés en masse.
- Choisissez la nouvelle valeur.
- Cliquez sur 'Enregistrer'.
Camps que vous pouvez modifier
- Facturable : rendez plusieurs enregistrements facturables (ou non). Cochez 'Oui' ou laissez la case vide.
- Dans le forfait : marquez les enregistrements comme dans ou hors forfait. Cochez 'Oui' ou videz la case.
- Ne jamais facturer : vous ne souhaitez pas (ou plus) facturer certains enregistrements ? Activez 'Oui'. Pour annuler, videz la case.
- Relation : vous voulez lier les enregistrements à une autre relation ? Choisissez la le champ 'Relation', recherchez et sélectionnez la bonne relation.
- Mission : les enregistrements sont associés à la mauvaise mission ? Choisissez 'Mission' et sélectionnez la bonne dans la liste.
- Article de la liste de prix : le type de prestation de la liste des prix sélectionné est incorrect ? Choisissez 'Sujet' et sélectionnez le type de prestation correct dans la liste.
👉 Attention : l’action globale s’applique uniquement aux enregistrements qui ne sont pas encore facturés. Les enregistrements déjà présents sur une facture provisoire ou une facture numérotée sont ignorés.
Action globale : Supprimer des enregistrements
Via l’action globale Supprimer des enregistrements, vous pouvez supprimer définitivement plusieurs enregistrements en même temps.
- Utilisez les filtres pour rechercher les enregistrements que vous voulez supprimer.
- Sélectionnez les enregistrements à l’aide des cases à cocher.
- Ouvrez Action globale.
- Choisissez Supprimer des enregistrements.
- Confirmez que vous voulez supprimer définitivement les enregistrements sélectionnés.
👉 Supprimez des enregistrements uniquement si vous êtes sûr qu’ils ne sont plus nécessaires. Cette action a un impact important et ne peut pas être annulée facilement.
Actions globales : Verrouiller les enregistrements et Débloquer les enregistrements
Si 'Verrouillage des enregistrements autorisé' est activé, vous pouvez verrouiller ou débloquer plusieurs enregistrements en même temps avec une action globale. Les enregistrements verrouillés restent visibles, mais ne peuvent plus être modifiés ni supprimés. Plus d’informations : Verrouiller les enregistrements pour éviter les modifications indésirables
Action globale : Ajouter à la facture provisoire
Sélectionnez plusieurs enregistrements pour les ajouter à une facture provisoire en un seul clic. Idéal pour facturer plusieurs éléments ensemble.
Action globale : Remettre dans « À facturer »
Utilisez cette action pour retirer des enregistrements d’une facture provisoire et les remettre dans l'état À facturer.
Utile si vous décidez de reporter certaines prestations à une facturation ultérieure. Filtrez, sélectionnez ces enregistrements, puis rétablissez-les tous d’un coup.
👉 Remarque : Les enregistrements liés à une facture provisoire contrôlée ne peuvent pas être remis dans l’état « À facturer ».
Ajouter un enregistrement/une absence/une récup
Dans l'écran des Enregistrements, vous pouvez ajouter un nouvel enregistrement ou une absence, que ce soit pour vous-même ou pour un autre utilisateur. Suivez les étapes ci-dessous selon la situation.
Ajouter un enregistrement/une absence/une récup pour vous-même
-
Cliquez sur 'Ajouter' : En haut à droite de l’écran, trouvez le bouton vert 'Ajouter'.
- Voulez-vous ajouter une Absence ou une Récup ? Cliquez sur le triangle à côté de 'Ajouter' et sélectionnez l’option souhaitée dans le menu déroulant.
- Remplissez les détails : Entrez toutes les informations nécessaires, notamment le type, l'heure de début et de fin, la quantité, la description, le résumé de communication et d'autres informations pertinentes.
- Enregistrez : Cliquez sur 'Enregistrer' ou 'Sauvegarder' pour valider l'enregistrement ou l'absence. Le nouvel enregistrement sera ajouté.
Ajouter un enregistrement/une absence/une récup pour un autre utilisateur
- Sélectionnez l’utilisateur : Utilisez le filtre 'Utilisateur' en haut de l’écran et choisissez l’utilisateur pour lequel vous voulez ajouter un enregistrement ou une absence.
- Cliquez sur le triangle à côté de 'Ajouter' : Une fois l’utilisateur sélectionné, cliquez en haut à droite sur le triangle à côté du bouton vert 'Ajouter.' Vous verrez des options pour ajouter un enregistrement, une absence ou un temps de récup.
- Remplissez les détails : Renseignez les informations nécessaires, comme le type, la durée, la mission ou la raison de l’absence.
- Enregistrez : Cliquez sur 'Enregistrer' ou 'Sauvegarder' pour valider l'enregistrement.
Exporter des enregistrements
Exporter les enregistrements vers Excel
Exportez la liste des enregistrements vers Excel, en fonction des filtres définis. Lors de l'export, des colonnes supplémentaires sont ajoutées, telles que :
- Date de création : La date à laquelle l’enregistrement a été créé.
- Créé par : L’utilisateur qui a saisi l’enregistrement.
- Dernière modification : La date de la dernière mise à jour de l’enregistrement.
- Modifié par : La personne qui a effectué la modification.
Les enregistrements générés automatiquement par AdminPulse affichent "no-reply@syneton.be" comme utilisateur.
Exporter les enregistrements avec un modèle de détail
Pour une relation choisie, vous pouvez exporter une sélection d’enregistrements dans un document PDF ou Word à l’aide d’un modèle de détail prédéfini.
Voici comment procéder :
- Sélectionnez la relation concernée via les filtres en haut de l’écran.
- Si nécessaire, affinez le filtre (par exemple, une période spécifique ou un article de liste de prix).
- Vous pouvez affiner davantage dans la liste elle-même, par exemple sur les enregistrements facturables ou dans le forfait.
- Sélectionnez les enregistrements à inclure dans l’export.
- Cliquez sur le bouton 'Exporter', puis choisissez 'Exporter les enregistrements avec modèle de détail'.
- Choisissez le modèle souhaité. La liste affiche les modèles disponibles pour le détail de facture de la Propre Entreprise liée à la relation sélectionnée.
- Cliquez sur Word ou PDF pour générer le fichier.
- AdminPulse génère le document, que vous pouvez ensuite transmettre à votre client.