Aperçu : Filtres, actions et fonctionnalités d’exportation dans l'écran des Enregistrements

L’écran des Enregistrements (Enregistrement > Aperçu) offre une vue claire de tous vos enregistrements. L’écran se compose de deux parties principales :

• Filtres en haut : ils vous permettent de sélectionner les enregistrements que vous souhaitez consulter.
• Liste des enregistrements en bas : elle affiche les enregistrements filtrés et vous permet d’effectuer différentes actions, individuellement ou en masse.

Dans cet article, vous découvrez comment utiliser les filtres, quelles informations sont affichées dans la liste et quelles actions vous pouvez effectuer depuis l’écran des Enregistrements.

Utiliser les filtres dans l’écran des Enregistrements

Les filtres en haut de l’écran des Enregistrements vous aident à retrouver des enregistrements précis. Vous pouvez utiliser les filtres standard pour les recherches courantes et ouvrir les filtres sophistiqués pour affiner davantage votre sélection.

Les filtres standard suivants sont disponibles :

• Utilisateur : choisissez l’utilisateur dont vous souhaitez voir les enregistrements.
• Relation : sélectionnez une relation spécifique.
• Période : sélectionnez une période, comme Aujourd’hui ou Ce mois, ou définissez une période personnalisée avec une date de début et une date de fin.
• Article de la liste de prix : filtrez sur un article de la liste de prix.
• Task template : filtrez les enregistrements sur la base d’un modèle de tâche spécifique.
• Prospect/Client/Propre entreprise : choisissez si les enregistrements concernent un prospect, un client ou des activités internes de votre propre entreprise.

Vous pouvez aussi trier et filtrer davantage les résultats directement dans les colonnes de la liste des enregistrements :

• Par Type : Temps, Produit/Coût, Distance, Absence ou Récup.
• Par caractéristique de facturation : Facturable, Dans le forfait, Ne jamais facturer ou Facture.

Lorsqu’un filtre supplémentaire est appliqué à une colonne, la petite icône de filtre située à côté du nom de la colonne devient rouge. Vous voyez ainsi rapidement quels filtres de colonne sont actifs.

Pour trier les données d’une colonne, cliquez sur le nom de la colonne. Vous pouvez trier les données par ordre croissant ou décroissant. Un petit triangle à côté du nom de la colonne indique qu’un tri est actif et montre le sens du tri.

Filtres sophistiqués

Les Filtres sophistiqués affichent des filtres supplémentaires en haut de l’écran des Enregistrements. Utilisez-les lorsque les filtres standard ne suffisent pas pour trouver les enregistrements souhaités.

Cliquez sur Filtres sophistiqués, en bas à droite de la zone de filtres, pour afficher les champs supplémentaires. Les filtres apparaissent alors au-dessus de la liste des enregistrements. Pour revenir à l’affichage standard, cliquez sur Cacher les filtres.

Les filtres sophistiqués suivants sont disponibles :

• Avec ces tags : affiche les enregistrements liés à des relations qui possèdent un ou plusieurs tags sélectionnés.
• Sans ces tags : affiche les enregistrements liés à des relations qui ne possèdent pas les tags sélectionnés.
• Propres entreprises : filtre les enregistrements selon la propre entreprise liée à la relation.
• Date facture : filtre les enregistrements selon la date de facture.
• Modèle de mission : filtre les enregistrements liés à une mission sur la base d’un modèle de mission spécifique.
• Fin de l’exercice comptable : filtre les enregistrements selon la fin de l’exercice comptable de la relation.
• Groupes de relation : affiche les enregistrements liés à des relations appartenant à un ou plusieurs groupes de relation sélectionnés.
• Sélectionner une formation : filtre les enregistrements liés à une formation sélectionnée.
• Année de réf. : filtre les enregistrements selon l’année de référence.
• Tags d’employé (avec) : affiche les enregistrements des employés qui possèdent un ou plusieurs tags d’employé sélectionnés.
• Tags d’employé (sans) : affiche les enregistrements des employés qui ne possèdent pas les tags d’employé sélectionnés.
• Niveau de traitement : filtre les enregistrements selon le niveau de traitement de la relation : Normal, Jaune / Limité ou Rouge / Bloqué.
• Statut de contrôle : si le verrouillage des enregistrements est activé, vous pouvez filtrer sur Tous, Enregistrements non contrôlés ou Enregistrements contrôlés.
• Relations inactives : filtre les enregistrements selon les relations actives ou inactives. Utilisez ce filtre pour inclure ou isoler les enregistrements liés à des relations inactives.

💡 Combinez les filtres standard, les filtres sophistiqués et les filtres de colonne pour affiner votre sélection. Les statistiques résumées en haut de l’écran s’adaptent automatiquement aux filtres actifs.

Statistiques résumées

En haut de l’écran, les valeurs suivantes sont calculées automatiquement sur la base des filtres actifs :

• Durée totale : le nombre total d’heures et de minutes des enregistrements filtrés.
• Montant moyen par heure : le tarif horaire moyen calculé, basé sur le montant facturable divisé par le nombre total d’heures.
• Montant enregistré : le montant initialement enregistré, indépendamment des modifications effectuées lors de la facturation.
• Montant facturable : le montant pouvant être facturé, calculé uniquement sur la base des enregistrements facturables dans la liste.
• Total : la somme des montants facturables pour les enregistrements sélectionnés. Pour les enregistrements non modifiés, ce montant est égal au montant enregistré.

Afficher et modifier la liste des enregistrements

La liste des enregistrements affiche tous les enregistrements qui correspondent aux filtres actifs. Pour chaque enregistrement, vous voyez les informations suivantes :

• Date : la date à laquelle l’enregistrement se rapporte.
• Utilisateur : la personne qui a saisi l’enregistrement.
• Relation : la relation pour laquelle l’enregistrement a été créé.
• Détails de l’enregistrement : des informations comme le type d’enregistrement (temps, coût, distance), l’heure de début et de fin, la quantité (heures, produits ou kilomètres), la mission, la tâche et d’autres données pertinentes.
• Facturable : indique si l’enregistrement peut être facturé.
• Dans le forfait : indique si l’enregistrement est inclus dans le forfait.
• Ne jamais facturer : indique si l’enregistrement ne doit pas apparaître sur une facture, ni sur une facture provisoire.
• Facture : indique si un enregistrement a été facturé sur une facture numérotée ou se trouve sur une facture provisoire. Le lien est cliquable.
• Remarque : une bulle de texte apparaît si des remarques ont été saisies.
  

Personnaliser les colonnes visibles

Le bouton Modifier les colonnes, en haut de la liste, vous permet de choisir les informations visibles dans la liste des enregistrements.

Actions disponibles dans l’écran des Enregistrements

Actions individuelles par enregistrement

À la fin de chaque ligne de la liste, vous trouvez plusieurs boutons dans la colonne Actions. Ces boutons vous permettent de modifier un enregistrement, de l’ajouter à une facture provisoire, de le remettre dans À facturer ou de le supprimer.

Les actions disponibles dépendent du statut de l’enregistrement.

Action : Ajouter l’enregistrement à une facture provisoire

Cette action est disponible pour les enregistrements qui ne sont pas encore facturés. Elle permet d’ajouter l’enregistrement à une nouvelle facture provisoire ou à une facture provisoire existante.

Action : Remettre dans « À facturer »

Si l’enregistrement est déjà lié à une facture provisoire, vous pouvez le retirer de cette facture provisoire et le remettre dans l’état À facturer.

Action : Verrouiller ou débloquer un enregistrement

Si Verrouillage des enregistrements autorisé est activé, vous pouvez verrouiller un enregistrement via l’icône de cadenas. Un enregistrement verrouillé reste visible, mais ne peut plus être modifié ni supprimé. Cliquez à nouveau sur l’icône de cadenas pour débloquer l’enregistrement. Plus d’informations : Verrouiller les enregistrements pour éviter les modifications indésirables

Action : Modifier

Cette action permet de modifier des détails comme l’heure, la tâche ou le montant. Elle est uniquement disponible pour les enregistrements non facturés.

Action : Supprimer

Cette action supprime définitivement l’enregistrement. Elle est uniquement disponible pour les enregistrements non facturés.

Boutons d’action pour un enregistrement non facturé

Actions disponibles pour un enregistrement sur une facture provisoire, avec possibilité de le retirer

Actions pour un enregistrement déjà facturé, uniquement consultable

Modifier plusieurs enregistrements en une seule fois

Dans l’écran des Enregistrements, vous pouvez modifier plusieurs enregistrements en une seule fois via Action globale. Les actions globales n’affectent que les champs explicitement mentionnés pour chaque action. Les autres propriétés des enregistrements restent inchangées.

Action globale : Modifier l’enregistrement

Avec Modifier l’enregistrement, vous modifiez en masse certaines propriétés des enregistrements sélectionnés. Vous pouvez uniquement modifier les champs repris ci-dessous. La date, l’utilisateur ou la description ne sont pas modifiables avec cette action.

Voici comment procéder :

1. Allez à Action globale > Modifier l’enregistrement.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’un des champs disponibles dans la liste ci-dessous.
3. Choisissez la nouvelle valeur.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Champs que vous pouvez modifier

• Facturable : rendez plusieurs enregistrements facturables ou non facturables en une seule fois. Cochez Oui ou videz la case.
• Dans le forfait : marquez les enregistrements comme inclus ou non dans le forfait. Cochez Oui ou videz la case.
• Ne jamais facturer : activez Oui si vous ne souhaitez pas facturer certains enregistrements. Pour annuler ce choix, videz la case.
• Relation : liez les enregistrements à une autre relation. Choisissez le champ Relation, recherchez la bonne relation et sélectionnez-la.
• Mission : liez les enregistrements à une autre mission. Choisissez Mission et sélectionnez la bonne mission dans la liste.
• Article de la liste de prix : liez les enregistrements à un autre article de la liste de prix. Choisissez Article de la liste de prix et sélectionnez l’article correct dans la liste.

👉 Attention : l’action globale s’applique uniquement aux enregistrements qui ne sont pas encore facturés. Les enregistrements déjà présents sur une facture provisoire ou une facture numérotée sont ignorés.

Action globale : Supprimer des enregistrements

Avec l’action globale Supprimer des enregistrements, vous pouvez supprimer définitivement plusieurs enregistrements en même temps.

1. Utilisez les filtres pour rechercher les enregistrements que vous souhaitez supprimer.
2. Sélectionnez les enregistrements à l’aide des cases à cocher.
3. Ouvrez Action globale.
4. Choisissez Supprimer des enregistrements.
5. Confirmez que vous souhaitez supprimer définitivement les enregistrements sélectionnés.

👉 Supprimez des enregistrements uniquement si vous êtes sûr qu’ils ne sont plus nécessaires. Cette action a un impact important et ne peut pas être annulée facilement.

Actions globales : Verrouiller les enregistrements et Débloquer les enregistrements

Si Verrouillage des enregistrements autorisé est activé, vous pouvez verrouiller ou débloquer plusieurs enregistrements en même temps avec une action globale. Les enregistrements verrouillés restent visibles, mais ne peuvent plus être modifiés ni supprimés. Plus d’informations : Verrouiller les enregistrements pour éviter les modifications indésirables

Action globale : Ajouter à la facture provisoire

Sélectionnez plusieurs enregistrements et ajoutez-les à une facture provisoire en une seule action. Cette action est utile lorsque vous souhaitez facturer plusieurs prestations, produits ou coûts ensemble.

Action globale : Remettre dans « À facturer »

Utilisez cette action globale pour retirer des enregistrements d’une facture provisoire et les remettre dans l’état À facturer.

C’est utile, par exemple, si vous souhaitez reporter certains coûts ou prestations à une facturation ultérieure. Filtrez d’abord les enregistrements concernés, sélectionnez-les, puis remettez-les dans l’état À facturer en une seule action.

👉 Remarque : les enregistrements liés à une facture provisoire contrôlée ne peuvent pas être remis dans l’état À facturer.

Ajouter un enregistrement, une absence ou une récup

Vous pouvez ajouter un nouvel enregistrement, une absence ou une récup pour vous-même ou pour un autre utilisateur. Les étapes dépendent de la personne pour laquelle vous ajoutez l’enregistrement.

Ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour vous-même

1. Cliquez sur le bouton vert Ajouter, en haut à droite de l’écran.
   • Pour ajouter une Absence ou une Récup, cliquez sur le triangle à côté de Ajouter et sélectionnez l’option souhaitée dans le menu déroulant.
2. Complétez les informations nécessaires, comme le type, l’heure de début et de fin, la quantité, la description, le résumé de communication et les autres données pertinentes.
3. Cliquez sur Enregistrer ou Sauvegarder pour valider l’enregistrement, l’absence ou la récup.

Ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un autre utilisateur

1. Utilisez le filtre Utilisateur en haut de l’écran et choisissez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez ajouter un enregistrement, une absence ou une récup.
2. Cliquez sur le triangle à côté du bouton vert Ajouter, en haut à droite. Vous voyez les options permettant d’ajouter un enregistrement, une absence ou un temps de récup.
3. Complétez les informations nécessaires, comme le type, la durée, la mission ou la raison de l’absence.
4. Cliquez sur Enregistrer ou Sauvegarder pour valider l’enregistrement.

Exporter des enregistrements

Exporter les enregistrements vers Excel

Exportez la liste des enregistrements vers Excel sur la base des filtres actifs. L’export contient aussi des colonnes supplémentaires, comme :

• Date de création : la date à laquelle l’enregistrement a été créé.
• Créé par : l’utilisateur qui a saisi l’enregistrement.
• Dernière modification : la date de la dernière modification de l’enregistrement.
• Modifié par : la personne qui a effectué la dernière modification.

Les enregistrements générés automatiquement par AdminPulse affichent "[e-mail]" comme utilisateur.

Exporter les enregistrements avec un modèle de détail

Pour une relation sélectionnée, vous pouvez exporter une sélection d’enregistrements dans un document Word ou PDF à l’aide d’un modèle de détail.

Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la relation concernée via les filtres en haut de l’écran.
2. Si nécessaire, appliquez des filtres supplémentaires, par exemple sur une période spécifique ou un article de liste de prix.
3. Affinez éventuellement la sélection dans la liste elle-même, par exemple sur les enregistrements facturables ou les enregistrements dans le forfait.
4. Sélectionnez les enregistrements à inclure dans l’export.
5. Cliquez sur Exporter, puis choisissez Exporter les enregistrements avec modèle de détail.
6. Choisissez le modèle souhaité. La liste affiche automatiquement les modèles disponibles pour le détail de facture de la propre entreprise liée à la relation sélectionnée.
7. Cliquez sur Word ou PDF pour générer le fichier.
   
8. AdminPulse génère le document. Vous pouvez ensuite le transmettre à votre client.