La fonction verrouiller les enregistrements vous permet d’éviter que des enregistrements soient modifiés ou supprimés par erreur. Un enregistrement verrouillé reste visible, mais ne peut plus être modifié.
Vous utilisez cette fonction par exemple :
- lorsque des enregistrements ont été vérifiés ou contrôlés en interne ;
- lorsque vous voulez clôturer une période avant la facturation ;
- lorsque vous voulez éviter des modifications incorrectes ou tardives.
Dans cet article, vous découvrez comment verrouiller des enregistrements, qui peut le faire et quelles actions sont bloquées dès qu’un enregistrement est verrouillé.
👉 Verrouiller des enregistrements n’est pas un flux d’approbation complet. AdminPulse n’envoie donc pas de notifications d’approbation. Vous pouvez toutefois utiliser cette fonction dans le cadre d’un accord interne de contrôle ou d’approbation.
Activer le verrouillage des enregistrements
Avant de pouvoir verrouiller des enregistrements, vous devez d’abord activer cette fonction dans les paramètres. Si le paramètre est désactivé au niveau de l’entreprise, vous ne voyez pas les options permettant de verrouiller ou de débloquer des enregistrements.
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres de Grh.
- Cochez l’option Verrouillage des enregistrements autorisé. Dès que cette option est cochée, une action de verrouillage apparaît au niveau des enregistrements.
👉 Ce paramètre s’applique à toutes les entreprises propres.
💡 Si vous désactivez à nouveau le paramètre Verrouillage des enregistrements autorisé par la suite, les enregistrements déjà verrouillés restent verrouillés.
Qui peut verrouiller des enregistrements ?
Pour pouvoir verrouiller ou débloquer des enregistrements, les deux conditions suivantes doivent être remplies :
- Le paramètre est activé au niveau de l’entreprise
- L’utilisateur dispose des droits nécessaires
Avec les rôles standard, les rôles Administrateur et Utilisateur général peuvent verrouiller et débloquer des enregistrements. Les utilisateurs avec les rôles standard Gestionnaire de factures, Gestionnaire de relations et Encodage uniquement ne peuvent pas le faire.
Si vous utilisez des rôles d’utilisateur personnalisés, l’utilisateur doit disposer de droits de modification pour la fonctionnalité Enregistrement - Autres employés.
Quels enregistrements pouvez-vous verrouiller ?
Vous pouvez verrouiller tous les types d’enregistrements. Cela vaut donc pour les enregistrements de temps, les enregistrements de produit/coût, les enregistrements de distance et les enregistrements d'absences, de récupération ou de formation.
Comment verrouiller des enregistrements ?
Vous pouvez verrouiller les enregistrements un par un ou verrouiller plusieurs enregistrements en même temps via une action globale.
Verrouiller ou débloquer un enregistrement
Vous pouvez verrouiller ou débloquer un enregistrement individuel directement depuis l’aperçu.
- Allez dans Enregistrement > Aperçu ou dans Facturation > Enregistrements non liés.
- Recherchez l’enregistrement souhaité.
- Dans la colonne Actions en bout de ligne, cliquez sur l’icône de cadenas
.
- Cliquez à nouveau sur la même icône pour débloquer l’enregistrement.
Verrouiller ou débloquer plusieurs enregistrements en même temps
Vous voulez adapter plusieurs enregistrements en même temps ? Utilisez alors l’action globale.
- Allez dans Enregistrement > Aperçu ou dans Facturation > Enregistrements non liés.
- Sélectionnez les enregistrements à l’aide des cases à cocher.
- Ouvrez Action globale.
- Choisissez Verrouiller les enregistrements ou Débloquer les enregistrements.
- Confirmez l’action.
💡 Lorsque vous traitez plusieurs enregistrements en même temps, AdminPulse exécute cette action en arrière-plan. Vérifiez ensuite dans les processus d’arrière-plan () si l’action a entièrement réussi, a échoué ou a été partiellement ignorée. Des enregistrements peuvent par exemple être ignorés s’ils étaient déjà verrouillés.
Comment reconnaître un enregistrement verrouillé ?
Dans Enregistrement > Aperçu et Facturation > Enregistrements non liés, vous reconnaissez un enregistrement verrouillé à l’arrière-plan violet de l’icône de cadenas .
Dans Enregistrement > Nouvel enregistrement, vous reconnaissez aussi un enregistrement verrouillé à l’icône de loupe. Vous pouvez encore y consulter l’enregistrement, mais vous ne pouvez plus le modifier. C’est pourquoi l’icône de crayon n’est pas affichée pour un enregistrement verrouillé.
Que bloque un verrouillage ?
Pour un enregistrement verrouillé, vous ne pouvez plus effectuer certaines actions. Vous évitez ainsi que des enregistrements contrôlés ou clôturés soient encore modifiés par la suite.
Pour un enregistrement verrouillé, les actions suivantes ne sont notamment plus possibles :
- modifier l’enregistrement ;
- supprimer l’enregistrement ;
- appliquer des actions globales de modification à cet enregistrement ;
- adapter certaines options de facturation, comme Facturable, Ne jamais facturer ou Dans le forfait.
Si une action n’est pas possible à cause du verrouillage, le bouton est bloqué ou affiché en gris clair.
💡 Les enregistrements déjà liés à une facture ne peuvent plus être verrouillés ou débloqués.
Un enregistrement verrouillé reste visible, mais vous ne pouvez plus le modifier ni le supprimer. Vous pouvez donc encore consulter, filtrer, exporter et ajouter à une facture provisoire les enregistrements verrouillés.
Filtrer sur les enregistrements verrouillés
Les filtres avancés vous permettent de filtrer rapidement sur le statut de verrouillage des enregistrements.
Vous pouvez choisir entre :
- Tous
- Enregistrements non contrôlés
- Enregistrements contrôlés
Ce filtre est disponible dans les écrans où vous gérez les enregistrements, comme Enregistrement > Aperçu et Facturation > Enregistrements non liés.
Exemples pratiques
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’utilisation des enregistrements verrouillés pour votre façon de travailler.
Ajouter des enregistrements contrôlés à une facture provisoire
Vous pouvez d’abord contrôler et verrouiller les enregistrements avant de les ajouter à une facture provisoire.
- Ouvrez Facturation > Enregistrements non liés ou Enregistrement > Aperçu.
- Filtrez sur les enregistrements que vous voulez traiter.
- Verrouillez les enregistrements contrôlés un par un ou avec une action globale.
- Ajoutez les enregistrements à une facture provisoire via l’action globale Ajouter à la facture provisoire dès qu’ils sont prêts pour la facturation.
Marquer des enregistrements de vacances ou de récup comme contrôlés
Au sein de votre fiduciaire, vous pouvez convenir d’utiliser le verrouillage comme signe qu’un enregistrement de vacances ou de récup a été contrôlé ou approuvé en interne.
Par exemple :
- verrouillé : l’enregistrement est contrôlé ou approuvé ;
- non verrouillé : l’enregistrement est encore en attente de contrôle.
👉 Communiquez clairement cet accord interne à tous les utilisateurs. AdminPulse ne considère pas automatiquement un enregistrement verrouillé comme officiellement approuvé.
💡 Bon à lire
- Vous voulez savoir comment contrôler et finaliser une facture provisoire ? Lisez Comment fusionner des factures provisoires ?
- Vous voulez suivre les processus d’arrière-plan et vérifier s’ils ont été correctement traités ? Lisez Aperçu : suivre les processus en arrière-plan