Het Relatiedossier - sectie Identificatie

In de sectie Identificatie worden algemene gegevens over de relatie weergegeven. Welke velden je ziet, hangt onder meer af van het gekozen type relatie.

• Type relatie: Kies tussen Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon. De beschikbare identificatievelden worden aangepast aan je keuze.
• Status: Duid aan of het om een Prospect, Klant, Eigen bedrijf of Andere gaat. Relaties die contactpersoon zijn voor andere dossiers zet je het best op Andere.
• Naam: Vul de officiële naam van de onderneming in. Dit veld wordt weergegeven bij een relatie van het type Bedrijf.
• Achternaam: Vul de achternaam in. Dit veld wordt weergegeven bij een relatie van het type Persoon of Eenmanszaak.
• Voornaam: Vul de voornaam in. Dit veld wordt weergegeven bij een relatie van het type Persoon of Eenmanszaak.
• Aanspreektitel: Vul de aanspreektitel van de persoon in. Dit veld wordt weergegeven bij een relatie van het type Persoon of Eenmanszaak.
• Rechtsvorm: Kies de juridische vorm van de onderneming. Dit veld wordt weergegeven bij een relatie van het type Bedrijf. De gekozen rechtsvorm kan achter de naam van de relatie worden weergegeven, bijvoorbeeld AP Tech BV.
• BTW nr.: Vul het BTW-nummer van de relatie in. Is het nummer nog in aanvraag of is de relatie niet BTW-plichtig, dan kan je dit ook in dit veld aangeven. Het veld wordt weergegeven bij een Bedrijf of Eenmanszaak.
• Ondernemingsnr.: Vul het ondernemingsnummer van de relatie in. Dit veld wordt weergegeven bij een Bedrijf of Eenmanszaak.
• Land: Kies het land van de relatie.
• Medewerker vennoot: Kies de vennoot die aan de relatie is toegewezen.
• Medewerker verantwoordelijke: Kies de medewerker die verantwoordelijk is voor de relatie.
• Medewerker senior: Kies de senior medewerker die aan de relatie is toegewezen.
• Medewerker: Kies de medewerker die aan de relatie is toegewezen.
• Medewerker (vervanger): Kies de medewerker die als vervanger aan de relatie is toegewezen.
• Medewerker facturatie: Kies de medewerker die verantwoordelijk is voor de facturatie van de relatie.

Bij de medewerkerprofielen kies je een medewerker via een keuzelijst met zoekfunctie. Begin de naam te typen om sneller de juiste persoon te vinden. Taken uit Taaksjablonen kunnen automatisch aan deze medewerkerprofielen toegewezen worden.

• Teams: Koppel een of meerdere teams aan de relatie. Medewerkers in deze teams hebben toegang tot de relatie. Lees meer in Beveiliging - Teams.
• Toegelaten medewerkers: Geef specifieke medewerkers aanvullende toegang tot deze relatie, naast de toegang via teams. Medewerkers die je hier toevoegt, krijgen toegang tot de relatie zonder dat ze lid moeten zijn van een gekoppeld team. Dit veld heeft alleen effect als de functie voor je omgeving geactiveerd is en de relatie aan minstens één team gekoppeld is.
• Unieke ID code: AdminPulse kent automatisch een unieke code toe aan elke relatie.
• Klantcode: Ken zelf een interne code toe aan de relatie.
• Korte / commerciële naam: Vul eventueel een verkorte of commerciële naam in waarmee je de relatie gemakkelijk herkent. Dit veld wordt weergegeven bij een Bedrijf of Eenmanszaak.
• Eigen bedrijf: Koppel de relatie aan het eigen bedrijf waartoe ze behoort. Zijn er meerdere eigen bedrijven beschikbaar, kies dan het juiste bedrijf uit de lijst. Is er maar één eigen bedrijf, dan vult AdminPulse dit automatisch in. Teams die aan het gekozen eigen bedrijf gekoppeld zijn, worden automatisch aan de relatie toegekend.
• Taal: Stel de voorkeurstaal van de relatie in.
• Ingegeven op: Toont de datum waarop de relatie in AdminPulse werd ingegeven.
• Einddatum relatie: Vul de datum in waarop de samenwerking met de relatie eindigt of geëindigd is.
• Nr. boekhouding: Vul de referentie in waarmee het dossier in je boekhoudsoftware wordt geïdentificeerd. Dit nummer is onder meer belangrijk bij het exporteren van facturen.
• Sociaal secretariaat: Kies het sociaal secretariaat van de relatie uit de lijst.
• Sociaal secretariaat referentie ID: Vul de referentie in waarmee de relatie bij het sociaal secretariaat geregistreerd is.
• Sociaal verzekeringsfonds: Kies het sociaal verzekeringsfonds van de relatie uit de lijst.
• Sociaal verzekeringsfonds referentie ID: Vul de referentie in waarmee de relatie bij het sociaal verzekeringsfonds geregistreerd is.
• Aantal werknemers: Vul het aantal werknemers van de onderneming in. Dit veld wordt weergegeven bij een relatie van het type Bedrijf.
• Website: Vul het adres van de website van de relatie in.
• Labels: Voeg labels uit de beschikbare lijst toe om relaties in groepen in te delen.
• Externe links: Open vanuit het relatiedossier rechtstreeks externe bronnen, zoals de KBO, het Staatsblad, de NBB, Companyweb en OpenTheBox. Ga naar de sectie Identificatie en klik bij Externe links op het pictogram van de gewenste bron. Klik bijvoorbeeld op het KBO-pictogram om de KBO-gegevens van die relatie te openen. Je ziet alleen de pictogrammen van de externe links die voor de relatie beschikbaar zijn.

Vak: Opmerkingen

In het vak Opmerkingen kan je algemene notities of belangrijke informatie over een relatie toevoegen. Dit is handig voor zaken die je nergens anders kwijt kan.

👉 Deze opmerking wordt enkel weergegeven in de sectie Identificatie van het relatiedossier en verschijnt nergens anders in AdminPulse.

Vak: Behandelingsniveau

Via het behandelingsniveau kan je bij bepaalde relaties een waarschuwing tonen of acties beperken. Er zijn drie niveaus beschikbaar:

• Standaard
  Dit is het normale behandelingsniveau. Er wordt geen waarschuwing getoond en er zijn geen beperkingen.
  Je kan alle acties op deze relatie uitvoeren.
• Geel / Beperkt
  Zet je het behandelingsniveau op 'Geel / Beperkt', dan verschijnt er een gele driehoek naast de relatienaam in heel AdminPulse.
  👉 Alle acties blijven mogelijk, maar de driehoek geeft aan dat extra aandacht nodig is.
  💡 Voeg bij 'Verduidelijking behandelingsniveau' een reden toe. Medewerkers zien deze als ze met de muis op het gele driehoekje staan.
• Rood / Geblokkeerd
  Bij het niveau 'Rood / Geblokkeerd' verschijnt een rode driehoek naast de relatienaam.
  👉 Nieuwe acties op deze relatie zijn niet meer mogelijk. Je kan geen registraties invoeren, geen nieuwe taken aanmaken en geen facturen nummeren.
  💡 Voeg een reden toe bij 'Verduidelijking behandelingsniveau'. Die verschijnt als tooltip bij de driehoek en in de foutmelding als iemand toch een actie probeert uit te voeren.
  Gebruik dit niveau om risico's of onduidelijkheden rond een relatie duidelijk en tijdig te signaleren.

Wil je hier meer over weten? Bekijk dan het artikel: Wat is het behandelingsniveau en hoe stel je het in?

⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Communicatie

🎥 Snel weg met de identificatiesectie van het relatiedossier

In deze korte video zie je hoe je alle identificerende gegevens centraal beheert in een relatiedossier: