Het Relatiedossier - sectie Identificatie

In de sectie 'Identificatie' worden algemene gegevens over de relatie weergegeven. Een aantal belangrijke velden:

• Status: Duid aan of het om een Prospect, Klant, Eigen bedrijf, of Andere gaat. Relaties die contactpersonen zijn voor andere dossiers zet je best op "Andere".
• Type relatie: Kies tussen Bedrijf, Eenmanszaak, of Persoon.
• Profielen: Je kan bepalen wie de Medewerker vennoot, Medewerker verantwoordelijke, Medewerker senior, Medewerker, Medewerker vervanger en Medewerker facturatie is. 
  Bij het invullen kies je de medewerker via een keuzelijst met zoekfunctie. Begin de naam te typen om sneller de juiste persoon te vinden. 
  Taken uit Taaksjablonen kunnen automatisch aan deze profielen toegewezen worden.
• Teams: Gebruikers in dit team/deze teams hebben toegang tot deze relatie. Meer over Beveiliging - Teams
• Unieke ID code: AdminPulse geeft aan elke relatie automatisch een unieke code.
• Klantcode: Dit is een interne code die je zelf kan toekennen aan een relatie.
• Korte / commerciële naam: Dit is een “bijnaam” of informele benaming die je aan relaties kan geven.
• Taal: Hier stel je de voorkeurstaal in van de relatie.
• Einddatum relatie: Als de relatie stopt, stel je een einddatum in. Vanaf deze datum worden er geen prestaties meer geleverd.
• Nr. boekhouding: Dit nummer is de referentie voor dit dossier in je boekhoudsoftware. Het is belangrijk bij het exporteren van facturen.
• Labels: Door labels toe te kennen, kun je relaties in groepen indelen.
• Externe links: Via deze links kan je de relatiegegevens in de KBO, het Staatsblad, de NBB, Companyweb, Openthebox etc. opzoeken. De bijpassende icoontjes verschijnen voor gemakkelijk doorklikken.

Vak: Opmerkingen

In het vak Opmerkingen kan je algemene notities of belangrijke informatie over een relatie toevoegen. Dit is handig voor zaken die je nergens anders kwijt kan.

👉 Deze opmerking wordt enkel weergegeven in de Identificatie sectie van het relatiedossier en verschijnt nergens anders in AdminPulse.

Vak: Behandelingsniveau

Via het behandelingsniveau kan je bij bepaalde relaties een waarschuwing tonen of acties beperken. Er zijn drie niveaus beschikbaar:

• Standaard
  Dit is het normale behandelingsniveau. Er wordt geen waarschuwing getoond en er zijn geen beperkingen.
  Je kan alle acties op deze relatie uitvoeren.
• Geel / Beperkt
  Zet je het behandelingsniveau op 'Geel / Beperkt', dan verschijnt er een gele driehoek naast de relatienaam in heel AdminPulse.
  👉 Alle acties blijven mogelijk, maar de driehoek geeft aan dat extra aandacht nodig is.
  💡 Voeg bij 'Verduidelijking behandelingsniveau' een reden toe. Medewerkers zien deze als ze met de muis op het gele driehoekje staan.
• Rood / Geblokkeerd
  Bij het niveau 'Rood / Geblokkeerd' verschijnt een rode driehoek naast de relatienaam.
  👉 Nieuwe acties op deze relatie zijn niet meer mogelijk. Je kan geen registraties invoeren, geen nieuwe taken aanmaken en geen facturen nummeren.
  💡 Voeg een reden toe bij 'Verduidelijking behandelingsniveau'. Die verschijnt als tooltip bij de driehoek en in de foutmelding als iemand toch een actie probeert uit te voeren.
  Gebruik dit niveau om risico's of onduidelijkheden rond een relatie duidelijk en tijdig te signaleren.

Wil je hier meer over weten? Bekijk dan het artikel: Wat is het behandelingsniveau en hoe stel je het in?

⏭️ Verder naar de volgende sectie van het relatiedossier: Het Relatiedossier - sectie Communicatie

🎥 Snel weg met de identificatiesectie van het relatiedossier

In deze korte video zie je hoe je alle identificerende gegevens centraal beheert in een relatiedossier: