Met volmachten volg je per relatie op waarvoor je kantoor in naam van de klant mag optreden bij overheidsdiensten, banken of andere instanties.
In dit artikel lees je hoe je volmachten toevoegt en beheert, hoe je een CSAM-mandatenlijst inleest, en waar AdminPulse volmachten nog gebruikt.
Volmachten in het relatiedossier
In het relatiedossier zie je welke volmachten voor een klant zijn toegevoegd. Zo kan je snel controleren welke machtigingen actief zijn, welke nog moeten worden aangevraagd en welke verlopen of stopgezet zijn.
Je vindt de volmachten in het relatiedossier van de klant, in de sectie Accountant info > Volmachten.
Welke informatie zie je bij een volmacht?
Elke volmacht staat als een aparte lijn. Per volmacht kan je de volgende informatie opvolgen:
- Naam: het type volmacht, gekozen uit een vaste lijst.
- Status: de stand van zaken: Nog aan te vragen, In afwachting handtekening, Actief of Stopgezet.
- Geldig van: de begindatum van de volmacht. Zonder datum staat er Onbepaald.
- Geldig tot: de einddatum van de volmacht. Zonder datum staat er Onbepaald. Een datum die al voorbij is, kleurt oranje.
- Getekend door: de persoon die de volmacht heeft ondertekend. Tijdens het typen krijg je suggesties op basis van de gelinkte relaties.
- Type: de vorm van de volmacht: Elektronisch, Papier of Beide.
- Identificatienr: het identificatienummer dat gebruikt wordt om de volmacht te koppelen, bijvoorbeeld bij een CSAM-import.
- Identificatienr mandaatgever: deze kolom verschijnt enkel bij een eenmanszaak. Je gebruikt ze om aan te geven of de volmacht gekoppeld is aan het ondernemingsnummer of aan het rijksregisternummer.
Bij een eenmanszaak kan een mandaat bij de overheid bestaan onder het ondernemingsnummer of onder het rijksregisternummer. In AdminPulse blijft dat één relatiedossier. Via Identificatienr mandaatgever kan je beide situaties correct op hetzelfde dossier bewaren.
Volmachten toevoegen en beheren
Vanuit de sectie Volmachten kan je volmachten manueel toevoegen, aanpassen of verwijderen.
Een volmacht toevoegen
Zo voeg je een volmacht toe:
- Ga naar de Accountant info > Volmachten in het relatiedossier.
- Klik op +. Er verschijnt een nieuwe lijn.
- Vul minstens Naam, Status en Type in.
- Controleer Geldig van. AdminPulse vult hier standaard de datum van vandaag in.
- Vul eventueel de andere velden aan, zoals Geldig tot, Getekend door of Identificatienr.
- Klik op Opslaan.
Welke volmachttypes kan je kiezen?
De lijst bij Naam ligt vast. Je kiest altijd een type uit de bestaande lijst:
- Aanplakking
- Accijnzen PRO
- Bank - Afschriften raadplegen
- Bank - Betalingen uitvoeren
- Belastingaangifte PB-BNI
- BEPS 13
- Beursverrichtingen
- Biztax
- BTW / Intervat
- Codabox
- Douane PRO
- e-DEPO
- E705
- Effectenrekeningen
- eStox
- Finprof
- Fiscaal dossier en boekhouding
- Fiscale woonplaats
- GDPR
- Geschillen
- Inscheping luchtvaartuig
- Instellingen voor Collectieve Belegging
- JustAct
- KBO Private Search
- Kredietinstellingen
- Langetermijnsparen
- MyMinfin Fiscaal Dossier
- NBB OneGate
- Patrimonium PRO
- Peppol
- Portaal Sociale Zekerheid
- Roerende voorheffing
- Sociaal secretariaat
- Sociaal verzekeringsfonds
- Tax-on-Web BNI/NP
- Tax-on-Web PB
- UBO
- Verzekeringsondernemingen
- Verzekeringsverrichtingen
- Volmachtbrief
- Winstdeelnemingen
Een volmacht wijzigen of verwijderen
Je past een bestaande volmacht rechtstreeks in de tabel aan. Klik op de waarde die je wilt wijzigen, pas ze aan en je wijziging wordt automatisch bewaard.
Wil je een volmacht verwijderen? Klik dan op het vuilbak-icoon aan het begin van de lijn.
Voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van volmachten heb je de juiste rechten op relaties nodig. Zonder bewerkrecht zie je de volmachten alleen-lezen.
💡 Staat een volmacht op In afwachting handtekening en vul je daarna een naam in bij Getekend door? Dan zet AdminPulse de status automatisch op Actief. Na ontvangst van de handtekening hoef je dus enkel de ondertekenaar in te vullen.
Wijzigingen aan volmachten terugvinden
AdminPulse houdt wijzigingen aan volmachten bij in de wijzigingsgeschiedenis van de relatie. Daar zie je wanneer een volmacht werd toegevoegd of verwijderd, en welke velden van een bestaande volmacht werden aangepast.
Een extra volmachttype laten toevoegen
Je kan niet zelf een nieuw volmachttype toevoegen aan de lijst.
Mis je een volmachttype? Neem dan contact op met onze support. Vermeld duidelijk welk type je mist, waarom je het nodig hebt en voeg indien mogelijk een voorbeeld toe.
Het supportteam bekijkt of het volmachttype functioneel en technisch kan worden toegevoegd aan AdminPulse. Je ontvangt daarna een update over de status van je aanvraag.
CSAM-import - mandaten in bulk
Met de CSAM-import verwerk je meerdere mandaten in één keer. AdminPulse leest de officiële CSAM-mandatenlijst in en koppelt de gegevens aan de juiste relatiedossiers.
Een CSAM-mandatenlijst manueel verwerken
- Download de CSAM-mandatenlijst als Excel-document via de portaalsite van de overheid.
- Laad het bestand op in de module Documenten. AdminPulse herkent het bestand als een volmachtenlijst.
- Kies bij het document de actie Mandaten bijwerken.
- In het scherm Volmachtenlijst verwerken kies je de gewenste opties:
- Nieuwe relaties aanmaken: AdminPulse maakt relaties aan die nog niet bestaan. Ondernemingen worden opgezocht via de KBO.
- Vervallen mandaten verwijderen: AdminPulse verwijdert stopgezette of vervallen volmachten in plaats van ze enkel op Stopgezet te zetten.
- Bevestig de verwerking.
De verwerking gebeurt op de achtergrond. Je kan de voortgang opvolgen in het scherm van de achtergrondprocessen, via het server-icoon bovenaan in AdminPulse.
AdminPulse koppelt elke lijn aan het juiste relatiedossier op basis van het identificatienummer. Voor natuurlijke personen kan AdminPulse ook op naam zoeken wanneer het nummer geen of meerdere resultaten geeft.
De status wordt Actief, behalve wanneer er nog geen begindatum is of wanneer de lijst aangeeft dat de tegenpartij nog moet tekenen. In dat geval krijgt de volmacht de status In afwachting handtekening. Het ingelezen type is altijd Elektronisch.
CSAM-lijst automatisch verwerken bij het opladen
AdminPulse kan de CSAM-lijst ook automatisch verwerken zodra je ze oplaadt.
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Documenten.
- Zet Volmachtenlijst automatisch verwerken bij uploaden aan.
- Kies eventueel ook Volmachtenlijst upload: nieuwe relaties aanmaken en Volmachtenlijst upload: vervallen mandaten verwijderen.
De opties Volmachtenlijst upload: nieuwe relaties aanmaken en Volmachtenlijst upload: vervallen mandaten verwijderen kan je pas aanvinken nadat je Volmachtenlijst automatisch verwerken bij uploaden hebt aangezet.
💡 Werk je met meerdere eigen kantoren? Dan gelden de instellingen voor al je eigen kantoren.
Volmachten gebruiken in AdminPulse
AdminPulse gebruikt volmachten ook op andere plaatsen, bijvoorbeeld voor de kwaliteitstoetsing, bij taaksjablonen, voor meldingen en in exports.
Volmachten en de kwaliteitstoetsing van een relatie
Volmachten spelen op twee manieren mee in de kwaliteitstoetsing van een relatie. Of ze effectief meetellen, hangt af van welke kwaliteitstoetsingen je kantoor heeft ingeschakeld.
Toetsing Volmachten
De toetsing Volmachten kijkt naar alle volmachten in de sectie Volmachten van relatiedossiers. Stopgezette volmachten tellen niet mee.
- Zijn er geen volmachten? Dan is de relatie Niet conform.
- Staat een volmacht op Nog aan te vragen of In afwachting handtekening, of vervalt een actieve volmacht binnenkort? Dan is de relatie Gedeeltelijk conform.
- Is een actieve volmacht vervallen? Dan is de relatie Niet conform.
- Zijn alle volmachten actief en geldig? Dan is de relatie Conform.
Toetsing Volmachtbrief
De toetsing Volmachtbrief kijkt naar het volmachtbrief-document in de sectie Brieven van het relatiedossier. Is er geen volmachtbrief, dan is de relatie Niet conform. Wacht de brief nog op ondertekening of is de einddatum voorbij, dan wordt dat mee beoordeeld.
De brief zelf maak of upload je in de brievensectie van het relatiedossier. Je kan daar het document genereren op basis van een briefsjabloon. Daarna kan je de brief downloaden, ter ondertekening versturen, verder bewerken of markeren als ondertekend.
Voor de inhoud van de volmachtbrief biedt AdminPulse voorbeeldsjablonen aan. Ga naar Instellingen > Briefsjablonen en kijk bij de voorbeeldsjablonen. Daar vind je onder andere Fiscale volmacht - Bedrijf en Fiscale volmacht - Eenmanszaak. Je kan zo'n voorbeeld overnemen en aanpassen aan je kantoor.
Meer info: Briefsjablonen - Documentgeneratie
Vereiste volmachten op een taaksjabloon instellen
In een taaksjabloon kan je instellen dat een bepaalde volmacht nodig is om een taak correct uit te voeren.
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Open het juiste taaksjabloon.
- Klik op Vereiste volmachten openen.
- Klik op Toevoegen.
- Kies het volmachttype en klik op Opslaan.
- Herhaal dit voor elke volmacht die je aan het taaksjabloon wilt koppelen.
Met de schuiver Alle volmachten zijn vereist bepaal je hoe AdminPulse de vereiste controleert.
- Staat de schuiver aan? Dan zijn alle toegevoegde volmachten vereist.
- Staat de schuiver uit? Dan volstaat één van de toegevoegde volmachten.
Een relatie voldoet enkel aan de vereiste wanneer ze een actieve, niet-vervallen volmacht van dat type heeft. Ontbreekt de volmacht of is ze vervallen, dan geeft AdminPulse dat aan.
💡 AdminPulse toont visuele waarschuwingen voor ontbrekende of vervallen(de) volmachten in de taakschermen: Taakbord, Taak overzicht en Taaklijst.
💡 Meer info: FAQ - Hoe kan je zien of er volmachten ontbreken voor je taak?
Meldingen bij bijna vervallen of vervallen volmachten
AdminPulse maakt automatisch meldingen aan voor volmachten die binnen een maand vervallen en voor volmachten die al vervallen zijn.
Stopgezette volmachten tellen niet mee. Relaties die beëindigd of overleden zijn, worden ook uitgesloten.
Pas je een volmacht aan? Dan beoordeelt AdminPulse de eerdere meldingen voor die relatie opnieuw.
💡 Wil je zelf bepalen welke meldingen je ontvangt? Lees dan ook: Meldingen op maat: bepaal zelf welke meldingen je ontvangt
Volmachten exporteren naar Excel
Je kan de volmachten van alle of een selectie van relatiedossiers exporteren naar Excel.
- Open het relatieoverzicht (Relatiedossiers > Relaties).
- Klik op Exporteren.
- Kies Volmachten exporteren.
Je vindt dezelfde export ook in het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht) en de Taakplanning (Relatiedossiers > Taakplanningen).
De export toont de relaties in de rijen. Enkel de volmachttypes die effectief in gebruik zijn, krijgen een kolom. Elke cel toont de status van de volmacht, of Vervallen wanneer de vervaldatum voorbij is.
💡 Goed om te lezen
Deze artikels sluiten aan bij de functies die in dit artikel aan bod komen: