Overzicht: Taak overzicht: Globale acties voor efficiënt beheer

In dit artikel lees je hoe je met Globale acties dezelfde actie uitvoert op meerdere geselecteerde taken in het scherm Taak overzicht (Taken > Taak overzicht).

Meer uitleg over dit scherm vind je in het artikel Overzicht: Navigeren en werken met het Taak overzicht. Wil je de takenlijst verfijnen met filters? Lees dan Overzicht: Taak overzicht: Filters toepassen en data verfijnen.

Globale acties in het scherm Taak overzicht

Met de knop Globale acties kan je acties uitvoeren op meerdere taken tegelijk. Zodra je een of meer taken selecteert met het vinkje vooraan in de tabel, wordt de knop actief en kan je een actie kiezen.

Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare globale acties en hoe je ze gebruikt.

Globale actie: Veld hoofdtaak wijzigen

Met deze globale actie pas je in één keer velden aan op de geselecteerde hoofdtaken.

Je kan de volgende velden aanpassen:

• Deadline — kies één nieuwe datum voor alle geselecteerde hoofdtaken.
• Status — wijzig de status van de hoofdtaken in bulk naar Te doen, In uitvoering, Klaar, Niet van toepassing of Niet uitgevoerd.
• Ref. jaar — overschrijf het referentiejaar met een vaste waarde, verwijder het of laat het opnieuw berekenen, bijvoorbeeld op basis van het taakschema.

👉 De optie Ref. jaar is enkel beschikbaar als de functie Referentiejaar is ingeschakeld in je AdminPulse-omgeving. Lees ook: Wat is een referentiejaar en hoe geef je het in?

1. Selecteer de hoofdtaken die je wil aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Veld hoofdtaak wijzigen.
3. Kies het veld, voer de gewenste waarde in en bevestig.

Globale actie: Status deeltaak wijzigen

Met de globale actie Status deeltaak wijzigen zet je dezelfde deeltaak in meerdere geselecteerde hoofdtaken tegelijk op Te doen, In uitvoering, Klaar, Niet van toepassing of Niet uitgevoerd.

1. Selecteer de hoofdtaken waarin de betrokken deeltaak voorkomt.
2. Klik op Globale acties en kies Status deeltaak wijzigen.
3. Kies de deeltaak waarvan je de status wil wijzigen.
4. Kies de nieuwe status.
5. Gaat het om een deeltaak van het type E-mail? Selecteer dan E-mail verzenden als je de bijbehorende e-mail ook wil versturen.
6. Bevestig je keuze.

Een e-mail verzenden en de status tegelijk wijzigen

Bij een deeltaak van het type E-mail kan je de bijbehorende e-mail versturen en tegelijk de status van de deeltaak wijzigen.

Kies je bijvoorbeeld Klaar en selecteer je E-mail verzenden, dan verstuurt AdminPulse de e-mail en zet AdminPulse de deeltaak meteen op Klaar. Je hoeft de deeltaak daarna niet meer afzonderlijk af te vinken.

Voorbeeld: bij btw-taken kan je klanten een e-mail sturen met het te betalen bedrag en de bijbehorende deeltaak in dezelfde globale actie op Klaar zetten.

💡 Bij een deeltaak van het type E-mail - automatisch kan je E-mail verzenden gebruiken om de e-mail meteen te versturen, zonder op het ingestelde automatische verzendmoment te wachten.

💡 Zie ook: Wat is het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s?

Globale actie: Deadline herberekenen

Taken worden ingepland op basis van een taakschema dat gekoppeld is aan een taaksjabloon. Soms worden de deadlines in dit schema aangepast, bijvoorbeeld wanneer de FOD een nieuwe tabel met officiële deadlines publiceert.

Taken die al zijn aangemaakt, kunnen nog de oude of een geschatte deadline bevatten. Met de globale actie Deadline herberekenen laat je deze deadlines opnieuw berekenen op basis van de bijgewerkte gegevens in het taakschema.

Voorbeeld: de deadlines voor Biztax-taken worden berekend aan de hand van een tabel die de FOD publiceert. Wanneer de nieuwste tabel pas na de planningsdatum beschikbaar is, gebruikt AdminPulse eerst een geschatte deadline. Met Deadline herberekenen pas je de deadline van de ingeplande taken aan naar de officiële datum.

1. Selecteer de taken waarvan je de deadlines wil herberekenen.
2. Klik op Globale acties en kies Deadline herberekenen.
3. Selecteer voor welke hoofd- of deeltaken je de deadline wil herberekenen en bevestig.

AdminPulse werkt de deadlines bij op basis van het aangepaste taakschema.

💡 Zie ook: FAQ - Hoe deadlines voor meerdere taken tegelijk, inclusief toekomstige taken wijzigen?

Globale actie: Deadline deeltaak wijzigen

Met deze globale actie wijzig je de deadline van dezelfde deeltaak in meerdere geselecteerde hoofdtaken tegelijk.

1. Selecteer de hoofdtaken met de deeltaken waarvan je de deadline wil aanpassen.
2. Klik op Globale acties en kies Deadline deeltaak wijzigen.
3. Selecteer de deeltaak.
4. Voer de nieuwe deadline in en bevestig.

Globale actie: Nieuwe registratie

Met deze globale actie voeg je tijd- of kostregistraties toe aan meerdere deeltaken tegelijk. AdminPulse verdeelt de tijd over de geselecteerde taken of kent de volledige tijd toe aan elke taak, afhankelijk van je keuze.

1. Selecteer de deeltaken waarvoor je een registratie wil toevoegen.
2. Klik op Globale acties en kies Nieuwe registratie.
3. Voer de nodige informatie in, zoals de starttijd en duur.
4. Selecteer per relatie indien gewenst.
5. Bevestig de invoer.

Globale actie: E-mail verzenden

Met deze globale actie stuur je een e-mail naar de relaties die gekoppeld zijn aan de geselecteerde taken.

1. Selecteer de taken waarvan je de gekoppelde relaties een e-mail wil sturen.
2. Klik op Globale acties en kies E-mail verzenden.
3. Kies een e-mailsjabloon of schrijf een vrije e-mail.
4. Verstuur de e-mails.

Globale actie: Documenten genereren

Met deze globale actie genereer je documenten voor meerdere relaties tegelijk. Dit is handig wanneer je documenten, zoals een PB-vragenlijst, in bulk wil aanmaken en versturen.

AdminPulse genereert de documenten en koppelt ze aan de hoofdtaak of deeltaak. Daarna kan je ze met de globale actie E-mail verzenden in één keer naar meerdere relaties versturen.

👉 Hebben de geselecteerde relaties verschillende taalinstellingen, bijvoorbeeld Nederlands en Frans? Dan vraagt AdminPulse je om voor elke taal een sjabloon te kiezen.

1. Selecteer de taken waarvoor je documenten wil genereren.
2. Klik op Globale acties en kies Documenten genereren.
3. Selecteer het juiste sjabloon, vul de velden in en bevestig.

Globale actie: Taak verwijderen

Met deze globale actie verwijder je meerdere taken en de bijbehorende deeltaken permanent uit het overzicht.

👉 Let op: verwijderde taken en deeltaken kunnen niet meer worden hersteld.

1. Selecteer de taken die je wil verwijderen.
2. Klik op Globale acties en kies Taak verwijderen.
3. Bevestig de verwijdering.

Globale actie: Labels aan taak toevoegen

Met deze globale actie voeg je labels toe aan meerdere taken tegelijk.

1. Selecteer de taken waaraan je een label wil toevoegen.
2. Klik op Globale acties en kies Labels aan taak toevoegen.
3. Kies de hoofdtaak of deeltaak en selecteer een bestaand label of maak een nieuw label aan.
4. Bevestig je keuze.

Globale actie: Labels van taak verwijderen

Met deze globale actie verwijder je labels van meerdere taken tegelijk.

1. Selecteer de taken waarvan je labels wil verwijderen.
2. Klik op Globale acties en kies Labels van taak verwijderen.
3. Kies de hoofdtaak of deeltaak en selecteer het label.
4. Bevestig je keuze.