Peppol maakt het mogelijk om e-facturen veilig en gestandaardiseerd te verzenden en ontvangen.
In dit artikel beantwoorden we veelgestelde vragen over het gebruik van Peppol.

Waarom moet ik Peppol gebruiken?

In 2017 werd een e-invoicing Business Expert Group opgericht door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO). Het doel was om e-facturatie te promoten en maatregelen te nemen om bedrijven in België te helpen overstappen op elektronische facturatie.

Er werd beslist dat elektronische facturatie in een Business-to-Government (B2G) context verplicht is in België vanaf:

1 november 2022 voor facturen naar de overheid bij opdrachten van € 215.000 of meer (drempel voor goederen en diensten volgens Europese richtlijnen).
1 mei 2023 voor facturen naar de overheid bij opdrachten van € 30.000 of meer.
1 november 2023 voor alle facturen naar de overheid, behalve facturen onder de drempel van € 3.000 (excl. btw).

De federale overheid zal ook e-facturatie invoeren in een Business-to-Business (B2B) context. Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen. Facturen moeten worden verstuurd volgens de Europese Peppol-standaard in het UBL-formaat.

Wat zijn de voordelen van Peppol?

Veiligheid: Elke verzender en ontvanger wordt geïdentificeerd en facturen worden versleuteld verzonden.
Uniform formaat: Dankzij het UBL-formaat kunnen alle softwarepakketten facturen correct verwerken.
Efficiëntie: Automatisering bespaart tijd en voorkomt fouten in het facturatieproces.
Snelheid: Facturen via Peppol worden doorgaans binnen 10 minuten na verzending ontvangen.
Bescherming tegen fraude: Facturen kunnen niet worden onderschept of gewijzigd.
Leveringszekerheid: Facturen raken niet kwijt en worden steeds correct afgeleverd.

Hoe werkt Peppol?

Peppol is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven digitale facturen in UBL-formaat kunnen versturen en ontvangen via erkende Access Points.

Verzenden van facturen via Peppol

Om e-facturen te verzenden via Peppol, moet je bedrijf geregistreerd zijn bij minstens een Access Point. In AdminPulse verloopt dit via de Peppol-integratie. Zodra je bedrijf is aangesloten op Peppol, kun je facturen verzenden naar alle andere Peppol-gebruikers volgens het "connect one, connect to all"-principe.

Ontvangen van facturen via Peppol

Een bedrijf dat facturen wil ontvangen via Peppol, moet zich registreren bij één ontvangend Access Point. In België zijn meerdere erkende Access Points beschikbaar. Als de ontvanger geregistreerd is op een Peppol-Access Point, kan de factuur rechtstreeks worden ingelezen in de boekhoudsoftware.

Afhankelijk van het gekozen Access Point kan de ontvanger een e-mailmelding krijgen met de factuur als pdf-bijlage. Niet alle Access Points bieden deze functie aan.

(Bron: 4-corner model - PEPPOL)

Kan AdminPulse ook Peppol-facturen ontvangen?

Nee, AdminPulse ondersteunt alleen het verzenden van facturen via Peppol. Wil je facturen ontvangen via Peppol? Dan moet je dit apart regelen via een ander Peppol-Access Point, bijvoorbeeld via je (pre-)accountingsoftwarepakket.

Hoe start ik met Peppol?

Wil je starten met het verzenden van facturen via Peppol vanuit AdminPulse? Lees dan dit artikel over de Peppol-integratie, waar je stap voor stap wordt begeleid: Peppol: Handleiding voor het opzetten van een connectie om facturen te verzenden

Kan ik facturen versturen via Hermes?

Hermes is een overheidsportaal met een eigen Access Point, waarbij extra vereisten worden opgelegd aan UBL-facturen. Het Access Point waarmee AdminPulse verbindt (Codabox) ondersteunt geen verzending naar Hermes. Dit betekent dat je vanuit AdminPulse geen facturen kunt versturen naar ontvangers die enkel gekoppeld zijn aan Hermes.

Ontvangt de eindklant mijn factuur via e-mail?

Of een klant een e-mail ontvangt bij een Peppol-factuur hangt af van het Access Point waarop hij is aangesloten en het boekhoudpakket dat hij gebruikt. Sommige versturen automatisch een e-mail, maar dat is niet altijd het geval.

Wil je dat AdminPulse naast Peppol ook een factuur per e-mail verstuurt? Lees dan dit artikel over hoe je dat instelt: FAQ - Facturen verzenden: Hoe stel ik de verzendmethode in en wat zijn de gevolgen?

Kan ik Peppol activeren als ik al bij een andere partij geregistreerd ben?

Je kunt je bedrijf aanmelden bij meerdere verzendende Access Points om facturen te versturen via Peppol. AdminPulse maakt gebruik van het Access Point van Codabox (Ibanity).

Facturen ontvangen via Peppol kan echter maar via één Access Point. Dit moet je zelf apart regelen, meestal via je (pre-)accountingsoftware.

Als je Peppol via AdminPulse activeert, registreer je enkel bij een verzendend Access Point. Dit heeft geen invloed op je bestaande registratie bij een ander Access Point voor het ontvangen van facturen.

💡Meer informatie

Voor meer informatie, bekijk de officiële bron: efactuur.belgium.be.