In AdminPulse heb je de optie om een factuurvoorstel intern af te boeken. Dit betekent dat je van het voorstel wel een factuur maakt, maar dat dit enkel een interne factuur is die niet naar de klant gestuurd wordt.
Voorbeelden:
Je werkt met een voorschot/afrekening. De afrekening komt uiteindelijk neer op zo een laag bedrag dat je daar geen extra factuur voor wilt sturen. Deze afrekening kan je dan intern afboeken.
Voor een bepaalde opdracht heb je met je klant een vast bedrag afgesproken. Dit bedrag wordt gefactureerd aan het begin van de opdracht. Bij de uitvoering van de opdracht maken de medewerkers registraties aan. Deze registraties moeten niet meer aan de klant gefactureerd worden. Je kan deze dan intern afboeken.
Hoe kan je één factuurvoorstel intern afboeken?
- Ga via het menu Facturatie naar het scherm van de Factuurvoorstellen
- Bij het factuurvoorstel klik je helemaal rechts bij de actieknoppen op het pijltje om de bijkomende acties te zien in de drop-down.
- Klik in de lijst op Intern afboeken
- Er opent zich dan een schermpje waarin je
- de factuurdatum kan aanpassen naar de gewenste datum
- eventueel nog een opmerking kan ingeven waarom je deze factuur intern afboekt
- Klik op Opslaan om het factuurvoorstel intern af te boeken.
Hoe kan je factuurvoorstellen in bulk intern afboeken?
Je kan meerdere factuurvoorstellen tegelijk afboeken door gebruik te maken van een globale actie.
Dit doe je door:
- de factuurvoorstellen te selecteren
- bij de Globale acties te kiezen voor Intern afboeken
- vul dan de gewenste factuurdatum in en geef eventueel een opmerking mee waarom je deze factuurvoorstellen intern wilt afboeken
- klik op Opslaan
Hoe herken je een intern afgeboekte factuur?
Een intern afgeboekte factuur heeft geen factuurnummer. In plaats van een factuurnummer zie je in AdminPulse "intern afgeboekt" staan.
Klik in het scherm van de facturen op Geavanceerde filters om de bijkomende filter voor de intern afgeboekte facturen te activeren. Je kan kiezen tussen:
- Alle: dit zijn zowel de standaard facturen als de intern afgeboekte facturen
- Intern afgeboekt: dit toont enkel de intern afgeboekte facturen
- Niet intern afgeboekt: dit zijn enkel de standaard facturen zonder de intern afgeboekte facturen
Wat is het verschil tussen een intern afgeboekte factuur en een standaard factuur?
In tegenstelling tot een standaard factuur, is het voor een intern afgeboekte factuur niet mogelijk om:
- deze factuur te verzenden
- een betaling toe te voegen
- de factuur te downloaden naar PDF
De volgende acties zijn wel mogelijk voor een intern afgeboekte factuur:
- een detail te downloaden
- Gebeurtenissen
- Registratie overzicht openen: AdminPulse opent dan het registratie-overzicht met de registraties van de intern afgeboekte factuur
- Registraties exporteren
- Facturatiegeschiedenis: dit is de algemene facturatiegeschiedenis van de relatie.
💡Intern afgeboekte facturen worden niet getoond in de facturatiegeschiedenis - Afboeken ongedaan maken: gebruik deze actie om de factuur te verwijderen en de registraties terug naar een factuurvoorstel te zetten
💡Aangezien een intern geboekte factuur geen factuurnummer heeft, kan je voor een intern geboekte factuur steeds de actie Afboeken ongedaan maken gebruiken, onafhankelijk of er daarna nog intern geboekte facturen werden gemaakt
Hoe herken je een intern afgeboekte registratie?
In het Overzicht Registraties herken je een registratie die aan een intern afgeboekte factuur hangt doordat in de kolom Factuur Intern afgeboekt met daarbij de factuurdatum staat:
💡Net zoals andere standaard registraties die aan een genummerde factuur hangen, kan je deze registratie niet meer wijzigen.
Hoe zijn de intern afgeboekte registraties zichtbaar in het rapport Klantrentabiliteit
De registraties die op een intern afgeboekte factuur staan worden meegerekend in de kolom geregistreerde uren (gefactureerd).
Bijkomend kan je via Kolommen aanpassen ook de kolom Afgeboekt bedrag zichtbaar zetten. Hierin zie je het bedrag van de intern afgeboekte facturen.
In onderstaand voorbeeld had de klant een voorschot betaald van 200 euro. De registraties waren uiteindelijk voor 208 euro. De afrekening van 8 euro werd intern afgeboekt. Het afgeboekte bedrag is dan 8 euro.