Dit artikel geeft je een algemeen overzicht van abonnementsfacturatie in AdminPulse. Het gaat niet in op alle uitzonderingen of configuratiemogelijkheden.
👉 Raadpleeg zeker de gelinkte helpartikelen onderaan voor meer informatie.
Wat is abonnementsfacturatie?
Bij abonnementsfacturatie werk je met een vast bedrag per periode, ongeacht het aantal of type registraties (zoals tijd, kosten of afstand) in die periode. Deze methode is ideaal voor terugkerende diensten met voorspelbare tarieven. Je facturatie wordt eenvoudiger, en je klant weet van tevoren wat hij betaalt.
💡 Registraties kunnen worden aangeduid als ‘binnen abonnement’ (gedekt door het vaste bedrag) of ‘buiten abonnement’ (apart te factureren). Je bepaalt dit handmatig, via prijslijstitems of tijdens het registreren.
Er zijn twee manieren om dergelijke registraties te verwerken:
- Zelfde factuur: Het abonnementsbedrag (bijvoorbeeld €X) én de buiten abonnement-registraties worden samen gefactureerd op één factuur van het type Abonnement. Deze factuur bevat zowel het vaste bedrag als extra regels voor de buiten abonnement-registraties, bovenop het abonnementsbedrag.
- Aparte facturen: Het abonnementsbedrag wordt gefactureerd op een factuur van het type Abonnement. De buiten abonnement-registraties worden apart gefactureerd op een tweede factuur van het type Regie, volledig los van het abonnementsbedrag.
Dit stel je in via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie PDF-creatie, onder de optie ‘Hoe registraties "buiten abonnement" factureren?’
💡 De uiteindelijke opmaak en structuur van de factuur is ook afhankelijk van de ingestelde factuurlay-out in AdminPulse. Die bepaalt bijvoorbeeld of en hoe de factuurregels worden weergegeven op de PDF.
Facturatieschema aanmaken of aanpassen
Je bepaalt zelf hoe vaak per jaar er een abonnementsfactuur wordt aangemaakt. Dit beheers je via Instellingen > Facturatieschema’s.
AdminPulse stelt standaard drie schema’s voor:
- 1 abonnementsfactuur per jaar
- 4 abonnementsfacturen per jaar
- 12 abonnementsfacturen per jaar
👉 Wil je een volledig nieuw schema maken? Klik dan op ‘+ Toevoegen’.
Deze schema’s kun je eenvoudig aanpassen:
- Open een schema via het pijltje (
) om de regels te bekijken.
- Pas de facturatiedata aan door op het potloodicoon (
) te klikken. Klik vervolgens op een datum om deze te wijzigen.
- Pas de factuurtekst per regel op dezelfde manier aan.
- Verwijder een regel via het prullenbakicoon (
).
- Voeg nieuwe regels toe met ‘Lijn toevoegen’.
💡Lees ook: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
Facturatieschema instellen per relatie
Bij elke relatie geef je aan welk facturatieschema van toepassing is. Dit stel je in via Relatie > sectie Facturatie > onderdeel Facturatieplanning.
Hier kun je:
- Een facturatieschema koppelen
- Een begindatum én optioneel een einddatum instellen
- Een specifieke grootboekrekening koppelen, indien nodig
💡Lees ook: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
Abonnement gebruiken voor een eenmalige opstartfactuur
Wil je een eenmalige abonnementsfactuur sturen voor de opstartfase? Dan zijn er twee mogelijkheden om dat in AdminPulse in te richten:
- Via einddatum: Maak een nieuw abonnementsfacturatieschema aan met slechts één regel. Stel dit in onder de facturatieplanning van de relatie en geef een einddatum op via het veld ‘Planning eindigt op’. Zodra deze datum verstreken is, schakelt het systeem automatisch over naar facturatie op basis van registraties.
- Via nieuw schema: Na de opstartperiode kun je overschakelen naar een ander facturatieschema (bijvoorbeeld een regie- of ander abonnementsschema). Dit doe je door een nieuwe facturatieplanning toe te voegen voor dezelfde relatie, met een begindatum die aansluit op de vorige planning.
AdminPulse zorgt ervoor dat alle registraties correct worden toegewezen en verwerkt — zowel tijdens de abonnementsperiode als na de overgang.
Prijslijstitems aanduiden als ‘binnen abonnement’
Om het proces te automatiseren, kun je bij het aanmaken of aanpassingen van prijslijstitems (via Registratie > Prijslijst) aangeven of een item standaard ‘binnen abonnement’ valt. Registraties waarbij dit item wordt gebruikt, worden dan automatisch correct geclassificeerd in je abonnementsfacturatie.
👉 Registraties die niet automatisch worden herkend als ‘binnen abonnement’, kun je ook handmatig aanduiden bij het registreren.
Automatisch klaargezette facturen
De abonnementsfacturen worden automatisch klaargezet op de datum die is vastgelegd in het facturatieschema. Ze verschijnen als factuurvoorstellen onder Facturatie > Factuurvoorstellen, en vragen meestal nog een handmatige controle, bewerking en verzending.Â
Aanbevolen artikelen
Bekijk ook zeker deze gerelateerde helpartikelen: