Hoe kun je factuurvoorstellen automatisch samenvoegen?

Je kunt factuurvoorstellen van meerdere opdrachten voor dezelfde relatie automatisch laten samenvoegen tot één factuurvoorstel.

Dit is handig wanneer je voor een relatie met verschillende opdrachten werkt, bijvoorbeeld om budgetten apart op te volgen, maar die opdrachten uiteindelijk wel samen op één factuur wilt zetten.

Je bepaalt één keer welke opdracht met welke andere opdracht mag worden samengevoegd. Daarna past AdminPulse die samenvoeging automatisch toe wanneer er factuurvoorstellen worden aangemaakt.

In dit artikel lees je hoe je automatisch samenvoegen instelt, welke voorwaarden gelden en wat er precies gebeurt met de samengevoegde factuurvoorstellen.

Wat betekent automatisch samenvoegen?

Bij automatisch samenvoegen werkt AdminPulse met een hoofdopdracht en één of meerdere subopdrachten.

• De hoofdopdracht is de opdracht waarop het uiteindelijke factuurvoorstel blijft staan.
• De subopdracht is de opdracht waarvan het factuurvoorstel wordt toegevoegd aan het voorstel van de hoofdopdracht.

Je kunt meerdere subopdrachten laten samenvoegen met dezelfde hoofdopdracht. Een hoofdopdracht kan zelf niet opnieuw worden samengevoegd met een andere hoofdopdracht.

Automatisch samenvoegen instellen

Je kunt automatisch samenvoegen op twee manieren instellen:

• rechtstreeks bij de facturatieplanning van één relatie;
• via het opdrachtsjabloon, zodat de instelling ook voor andere relaties kan gelden.

Instellen bij één relatie

Gebruik deze manier als je de samenvoeging alleen voor één specifieke relatie wilt instellen of aanpassen.

1. Open het relatiedossier en ga naar Facturatie > Facturatieplanningen.
2. Zoek de opdracht waarvan je het factuurvoorstel wilt laten samenvoegen met een andere opdracht.
3. Klik in de kolom Samenvoegen met en kies de hoofdopdracht waarop het factuurvoorstel moet terechtkomen.

Wil je de samenvoeging voor die relatie later stopzetten? Zet de instelling in de kolom Samenvoegen met dan terug op Niet samenvoegen.

💡 Zodra een relatie meer dan één opdracht heeft, verschijnt de kolom Samenvoegen met in de facturatieplanningen.

Instellen via het opdrachtsjabloon

Gebruik deze manier als je dezelfde samenvoeging wilt toepassen voor alle relaties die met een bepaald opdrachtsjabloon werken.

1. Ga naar Instellingen > Opdrachtsjablonen.
2. Zoek het opdrachtsjabloon waarvan de factuurvoorstellen moeten worden samengevoegd.
3. Kies in de kolom Samenvoegen met de hoofdopdracht waarop de factuurvoorstellen van dit sjabloon moeten terechtkomen. Je kunt kiezen voor een ander opdrachtsjabloon of voor de Standaard opdracht.
4. AdminPulse vraagt daarna of je deze samenvoeging wilt doorvoeren voor alle actieve opdrachten:
   • Kies Ja om de instelling ook toe te passen op bestaande, actieve opdrachten die met dit opdrachtsjabloon werken.
   • Kies Nee om de instelling alleen toe te passen op nieuwe opdrachten die je later met dit opdrachtsjabloon aanmaakt.

Maak je later een nieuwe opdracht aan voor een relatie, dan vult AdminPulse het veld Samenvoegen met automatisch in op basis van het opdrachtsjabloon. Je kunt die instelling op de relatie nog aanpassen.

Heeft de relatie de hoofdopdracht nog niet, dan hangt het resultaat af van hoe je de opdracht toevoegt:

• Rechtstreeks bij de relatie: het veld Samenvoegen met blijft op Niet samenvoegen staan en je kunt de opdracht toch aanmaken. Er verschijnt geen foutmelding. Je stelt het samenvoegen later in zodra de hoofdopdracht bestaat.
• In bulk via de globale actie Opdracht toevoegen in het Relaties-scherm: voor een relatie zonder de hoofdopdracht verschijnt een foutmelding bij de achtergrondprocessen.

Tip: facturatieschema’s op elkaar afstemmen

Werk bij voorkeur met gelijklopende facturatieschema’s op de hoofdopdracht en de subopdracht(en) die je wilt samenvoegen, bijvoorbeeld een abonnement dat 4 keer per jaar wordt gefactureerd met een ander abonnement dat ook 4 keer per jaar wordt gefactureerd. Zo is de kans groter dat er op hetzelfde moment een voorstel bestaat voor zowel de hoofdopdracht als de subopdracht.

Voeg je een regie-opdracht die 12 keer per jaar wordt gefactureerd samen met een regie-opdracht die 4 keer per jaar wordt gefactureerd? Zorg er dan voor dat de facturatiedata redelijk gelijklopen. Lopen de schema’s te ver uiteen, dan worden voorstellen op verschillende momenten aangemaakt en blijven ze mogelijk apart staan.

Voorwaarden, uitzonderingen en foutmeldingen

Wanneer kan AdminPulse factuurvoorstellen samenvoegen?

AdminPulse kan factuurvoorstellen alleen automatisch samenvoegen wanneer de opdrachten bij elkaar passen.

Deze voorwaarden zijn belangrijk:

• De hoofdopdracht en de subopdracht horen bij dezelfde relatie.
• De hoofdopdracht en de subopdracht gebruiken hetzelfde eigen bedrijf.
• De relatie heeft de hoofdopdracht waarmee je wilt samenvoegen.
• De opdracht wordt niet gefactureerd via een andere relatie.

Wat gebeurt niet automatisch?

• Een hoofdopdracht kan niet opnieuw automatisch worden samengevoegd met een andere hoofdopdracht.
• Vergrendelde factuurvoorstellen worden niet meegenomen in de automatische samenvoeging.
• Heeft de hoofdopdracht meerdere voorstellen van een verschillend factuurtype, bijvoorbeeld een voorschot en een afrekening? Dan blijven die voorstellen apart staan.
• Reeds genummerde facturen worden nooit aangepast.

Wat als samenvoegen niet lukt?

Kan AdminPulse de opdrachten niet samenvoegen, dan wordt de facturatie zelf niet geblokkeerd. AdminPulse maakt de factuurvoorstellen verder aan, maar voegt ze niet samen.

Waar je de foutmelding ziet, hangt af van de manier waarop de fout ontstaat.

Foutmelding bij een opdracht

Ontstaat de fout door een instelling of wijziging bij één specifieke opdracht? Dan kan de foutmelding bij die opdracht verschijnen.

Voorbeeld: pas je het eigen bedrijf van een opdracht aan, waardoor de hoofdopdracht en de subopdracht een verschillend eigen bedrijf gebruiken? Dan kan AdminPulse de voorstellen niet samenvoegen.

Je ziet dan een driehoekje naast de opdracht. Ga met de muis over het driehoekje om de foutmelding te bekijken.

Foutmelding bij de achtergrondprocessen

Stel je samenvoegen in één keer in voor meerdere relaties, bijvoorbeeld via de globale actie Opdracht toevoegen in het Relaties-scherm? Dan kan een fout ontstaan als een relatie de gekozen hoofdopdracht niet heeft.

In dat geval verschijnt de foutmelding bij de achtergrondprocessen. Die vind je via het server-icoon in de navigatiebalk .

Lees meer in het artikel Overzicht: achtergrondprocessen opvolgen.

Hoe verloopt de automatische samenvoeging?

Automatisch samenvoegen gebeurt altijd vanuit de subopdracht naar de hoofdopdracht. AdminPulse voegt het voorstel van de subopdracht toe aan een beschikbaar factuurvoorstel op de hoofdopdracht.

Wanneer wordt er samengevoegd?

In de meeste gevallen gebeurt de samenvoeging wanneer AdminPulse nieuwe factuurvoorstellen voor de relatie aanmaakt.

• Staat er al een beschikbaar factuurvoorstel op de hoofdopdracht? Dan voegt AdminPulse het voorstel van de subopdracht meteen toe aan dat voorstel.
• Staat er nog geen beschikbaar voorstel op de hoofdopdracht? Dan blijft het voorstel van de subopdracht voorlopig apart staan. Zodra er later een voorstel op de hoofdopdracht beschikbaar is, kan AdminPulse alsnog samenvoegen.
• Stel je samenvoegen in voor factuurvoorstellen die al bestaan? Dan gebeurt de samenvoeging via een automatische achtergrondverwerking. Het kan dus even duren voordat je het resultaat ziet.

Welk voorstel gebruikt AdminPulse?

Bestaan er meerdere beschikbare factuurvoorstellen op de hoofdopdracht? Dan kiest AdminPulse in deze volgorde welk voorstel van de hoofdopdracht wordt gebruikt voor de samenvoeging:

1. Eerst zoekt AdminPulse een voorstel van hetzelfde factuurtype, bijvoorbeeld abonnement bij abonnement, voorschot bij voorschot of afrekening bij afrekening.
2. Zijn er meerdere voorstellen van datzelfde type, dan kiest AdminPulse het oudste voorstel.
3. Is er geen voorstel van hetzelfde factuurtype, dan komt het voorstel van de subopdracht alsnog op het oudste beschikbare voorstel van de hoofdopdracht terecht.

Voorbeeld: op de subopdracht bestaan een abonnementsvoorstel en een regievoorstel voor registraties buiten abonnement. Op de hoofdopdracht staat alleen een abonnementsvoorstel. Dan worden zowel het abonnementsvoorstel als het regievoorstel van de subopdracht toegevoegd aan dat abonnementsvoorstel van de hoofdopdracht.

Bestaan er meerdere factuurvoorstellen voor de subopdracht op het moment dat er een voorstel op de hoofdopdracht beschikbaar is? Dan voegt AdminPulse al die voorstellen toe aan het voorstel van de hoofdopdracht.

💡 Werk je met referentiejaren? Dan worden alleen voorstellen van hetzelfde referentiejaar samengevoegd. Voorstellen zonder referentiejaar kunnen daarbij ook worden meegenomen.

Wat gebeurt er met de inhoud van de voorstellen?

Bij het samenvoegen brengt AdminPulse de inhoud van de voorstellen samen op het factuurvoorstel van de hoofdopdracht.

• De registraties en factuurregels van de subopdracht komen op het voorstel van de hoofdopdracht terecht.
• Per registratie blijf je zien van welke opdracht deze afkomstig is.
  
• Administratieve kosten worden herberekend, zodat ze niet dubbel worden doorberekend.
• Bijlagen van de samengevoegde voorstellen worden mee verplaatst naar het voorstel van de hoofdopdracht.
• De factuurtekst en omschrijving van het voorstel van de hoofdopdracht blijven behouden. De factuurtekst en omschrijving van de andere voorstellen worden niet overgenomen.
• De facturatie-instellingen van de hoofdopdracht blijven behouden.

Gevolgen voor factuurtype en factuursjabloon

Het uiteindelijke factuurtype van het samengevoegde voorstel hangt af van de factuurregels die op het voorstel staan.

AdminPulse bepaalt het factuurtype in deze volgorde:

1. Minstens één abonnementsregel: abonnementsfactuur
2. Minstens één voorschotregel: voorschotfactuur
3. Minstens één afrekeningsregel: afrekening
4. Registraties aanwezig: regiefactuur
5. Geen van bovenstaande: vrije factuur

Het toegepaste factuursjabloon volgt het uiteindelijke factuurtype na het samenvoegen. Dat is dus niet automatisch het factuursjabloon dat oorspronkelijk bij de hoofdopdracht hoorde.

Hoe herken je een samengevoegd factuurvoorstel?

Een samengevoegd factuurvoorstel, of een factuur die uit een samengevoegd voorstel komt, herken je op twee manieren.

• In de informatiekolom bij het factuurvoorstel of de factuur staat een icoon dat aangeeft dat het om een samenvoeging gaat.

• In de Gebeurtenissen van het voorstel of de factuur verschijnt een melding dat er een samenvoeging heeft plaatsgevonden. Je vindt die gebeurtenissen via pijltje achteraan het voorstel > Gebeurtenissen.

Waar vind je informatie over automatisch samenvoegen?

Bij de facturatieplanningen

Je kunt de ingestelde samenvoegingen raadplegen in het scherm Relaties > Facturatieplanningen.

Gebruik daarvoor de kolom Samenvoegen met. In die kolom zie je met welke hoofdopdracht een opdracht automatisch wordt samengevoegd.

Wil je gericht zoeken naar facturatieplanningen die met een bepaalde opdracht worden samengevoegd? Voeg dan via Meer filters de filter Samenvoegen met toe.

Bij de open registraties

Ook in het scherm Facturatie > Open registraties kun je de kolom Samenvoegen met tonen. Zo zie je vóór het factureren op welke hoofdopdracht het factuurvoorstel van een opdracht terechtkomt.

De kolom is standaard verborgen. Voeg deze toe via de knop Kolommen aanpassen boven het overzicht.

Wat als je een samengevoegd voorstel wilt corrigeren?

Er bestaat geen specifieke knop om een samengevoegd voorstel automatisch weer op te splitsen. Je kunt de samenvoeging wel corrigeren door registraties en factuurregels terug los te koppelen.

1. Open het samengevoegde voorstel via het pijltje aan het begin van de regel.
2. Klik bij de factuurregels of registraties die je wilt loskoppelen op Terugzetten in te factureren.
3. Ga naar Facturatie > Open registraties.
4. Maak een nieuw voorstel aan met de teruggezette registraties.

👉 Let op: zolang automatisch samenvoegen ingesteld blijft staan, voegt AdminPulse de voorstellen bij een volgende facturatieronde opnieuw samen. Wil je definitief stoppen met samenvoegen, zet de instelling dan eerst terug op Niet samenvoegen.

💡 Goed om te lezen

• Wil je zelf bepalen welke voorstellen je samenvoegt? Lees: Hoe kun je factuurvoorstellen handmatig samenvoegen?
• Wil je foutmeldingen bij achtergrondprocessen opvolgen? Lees: Overzicht: achtergrondprocessen opvolgen